Si të krijoni një grafik Gantt në Microsoft Project

Grafiku Gantt është një grafik me shtylla dhe një mjet i shkëlqyer i menaxhimit të projektit që përdoret për të punuar me detyrat, zhvillimin e planeve të projektit, planifikimin dhe ndjekjen e progresit.

Grafiku me shtylla ofron një pamje të qartë vizuale, në një dokument të vetëm, të të gjitha aktiviteteve të projektit, sekuencës së tyre me kalimin e kohës, momenteve, datave të fillimit dhe përfundimit, afateve dhe një pasqyrë të përgjithshme se si po evoluon projekti. 

Të gjithë aktorët, gjatë projektit, mund të kuptojnë lehtësisht se ku është ekipi, çfarë është bërë deri në atë moment, çfarë është ende në pritje dhe cili është statusi i përfundimit të projektit.

Ka shumë zgjidhje softuerësh për menaxhimin e projekteve që ju lejojnë të krijoni grafikët Gantt dhe të punoni në projekte. Microsoft Project është një prej tyre.

Koha e parashikuar e leximit: 8 minuti

Si të krijoni një grafik të Microsoft Project Gantt

Për të krijuar një grafik Microsoft Project Gantt, duhet të përgatisni një listë detyrash që do të shfaqen më vonë në grafikun tuaj Gantt. Rekomandohet që të renditen detyrat sipas radhës në të cilën duhet të kryhen në mënyrë që projekti të mbetet i organizuar dhe i lehtë për t'u kuptuar. 

Tani që kam listën e detyrave, hap një projekt bosh dhe i shtoj të gjitha këto detyra në projektin tim. Për ta bërë këtë ju duhet t'i kopjoni dhe ngjitni ato ose të klikoni në fushën e emrit të detyrës dhe të shkruani emrin e secilës detyrë. Në këtë pikë nuk do ta shihni grafikun Gantt në të djathtë, pasi ne nuk e kemi ende defipërcaktoi datat e fillimit dhe mbarimit të aktiviteteve.

Gjithashtu, nëse keni detyra që lidhen me njëra-tjetrën, mund t'i gruponi ato si nëndetyra. Kjo mund të jetë e dobishme për projekte më të mëdha pasi ju lejon të kolapsoni seksionet e projektit tuaj për të kursyer hapësirën në ekran dhe për ta bërë listën e detyrave më të lehtë për t'u naviguar. Thjesht theksoni rreshtat e detyrave përkatëse dhe klikoni butonin e hyrjes së djathtë në shirit. Kjo do t'i kthejë detyrat e theksuara në nën-detyra të artikullit. 

Tani që i kemi të gjitha detyrat tona të listuara dhe të organizuara si nën-detyra, defiLe të vendosim datat e fillimit dhe mbarimit të tyre, në mënyrë që të mund të fillojmë ndërtimin e planit aktual të projektit. 

Klikoni në fushën e datës së fillimit dhe përdorni zgjedhësin e datës për të zgjedhur datën e fillimit të detyrës. Mund ta bëni edhe manualisht dhe të vendosni vetë datën. 

Bëni të njëjtën gjë për datën e përfundimit. Klikoni në fushën e datës së përfundimit dhe përdorni zgjedhësin e datës ose futni datën manualisht. Nëse preferoni, thjesht mund të vendosni një kohëzgjatje në fushën e kohëzgjatjes dhe MS Project do të llogarisë automatikisht datën e përfundimit. 

Pasi të gjitha detyrat të kenë datat e fillimit dhe të mbarimit, është një kohë e mirë për të shtuar piketa në projekt. Piketat mund t'ju ndihmojnë të siguroheni që projekti juaj të funksionojë në kohë dhe të tregojnë fundin e fazave specifike të projektit.

Ka disa mënyra për të shtuar piketa në projektin tuaj. 

a. Futni një kohëzgjatje prej zero ditësh për një detyrë tashmë në listë. MS Project do ta shndërrojë automatikisht këtë detyrë në një moment historik.

b. Ose futni rreshtin ku dëshironi të krijoni një moment historik dhe klikoni butonin e shënuar.

Meqenëse pikat kryesore zakonisht përdoren për të shënuar fundin e një faze të caktuar të projektit, mund të jetë e dobishme të lidhni aktivitetet e duhura me ato momente të rëndësishme. Thjesht theksoni detyrat që duhet të lidhen me momentin historik dhe klikoni butonin Link në shirit.

Për më shumë informacion rreth punës me piketa në Microsoft Project, mund të lexoni një udhëzues të shpejtë këtu . 

Tani, grafiku juaj i Microsoft Project Gantt është gati.

Modeli dhe shembulli i grafikut të Microsoft Project Gantt

Një shabllon i grafikut Gantt është një listë e gatshme detyrash e organizuar në modalitetin e planifikimit dhe e shfaqur në një afat kohor. Ato mund të jenë të disponueshme në formate të ndryshme në varësi të programit në të cilin punoni. Një shabllon grafiku Gantt në Microsoft Project do të jetë gjithmonë në format mpp. formatoni në rast se dëshironi ta ngarkoni në atë program ose ta ruani më vonë. 

Ju mund të përdorni shabllonet e dikujt ose të krijoni tuajin. Për këtë, para së gjithash, duhet të krijoni një shembull grafiku Gantt në Microsoft Project, mbi të cilin më pas do të krijoni një shabllon. Pasi të keni shembullin, hapni projektin që dëshironi të përdorni si shabllon Microsoft Project. 

Kështu që shkoni lart File → Options → Save → Save templates për të zgjedhur se ku dëshironi ta ruani këtë shabllon të ri.

zgjedh File → Export → Save Project as File → Project Template . Kështu që ju do të shihni "Save As" dhe do të duhet të zgjidhni emrin e skedarit dhe llojin e projektit që është Modeli i Projektit. 

Do të shihni një dritare tjetër "Save as Template" ku mund të zgjidhni të dhënat që dëshironi ose nuk dëshironi të përfshini në shabllon. Kështu që zgjidhni Save.  

Herën tjetër që të hapni Microsoft Project, mund të shkoni te File → New → Personal dhe zgjidhni shabllonin që sapo krijuam. 

Krijoni një skedar të ri projekti: zgjidhni datën e fillimit dhe shtypni Create .

Modeli juaj i grafikut të Microsoft Project Gantt do të hapet me datën e fillimit që keni zgjedhur dhe do të jetë gati për të punuar. 

Lexime të ngjashme

• Si të bëni raporte dhe si të nxirrni të dhëna të strukturuara nga projektet tuaja të menaxhuara me MS Project
• Si të fshini legjendën në printimin e Microsoft Project Gantt
• Si të personalizoni shtypjen e projektit Gantt në Microsoft Project
• Cila është metoda e rrugës kritike
• Si të monitoroni përparimin e projektit tuaj me Microsoft Project

Ercole Palmeri