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Come organizzare al meglio i dati e le formule in Excel, per un’analisi ben fatta

Microsoft Excel è lo strumento di riferimento per l’analisi dei dati, perchè offre molte funzionalità per organizzare set di dati, anche di grandi dimensioni.

Se vuoi filtrare dati specifici o evidenziare dati simili, puoi semplificare il tuo set di dati e fornire informazioni utili senza perderti nella quantità e varietà dei dati.

In questo articolo parleremo di alcuni modi per organizzare i dati in Excel, e rendere il processo di analisi più semplice e soddisfacente.

Tempo di lettura stimato: 8 minuti

Vediamo ora alcuni consigli utili per organizzare al meglio i dati e le formule in Excel.

Formattare le celle per evidenziare e segmentare i dati

La formattazione condizionale aiuta a classificare visivamente i dati per identificare modelli, tendenze e anomalie in un set di dati.

Puoi impostare condizioni specifiche per una riga, colonna o intervallo di celle e definire regole di formattazione, come colore della cella, grassetto, corsivo, ecc. Excel analizzerà automaticamente i dati e formatterà le celle in base alle condizioni predefinite.

Questa funzionalità rende la cartella di lavoro visivamente informativa e facilmente comprensibile per accelerare l’analisi.

Ecco come puoi applicare la formattazione condizionale ai tuoi dati. Seleziona una riga, una colonna o un intervallo e vai all’opzione Formattazione condizionale nella barra multifunzione. Imposta le regole in base a come desideri visualizzare i dati ed Excel le applicherà immediatamente.

Formattazione condizionale

Ordina e filtra i dati per organizzare il foglio di lavoro

È possibile utilizzare l’opzione di ordinamento per organizzare i dati in ordine di valori crescente o decrescente. Excel ti consente di ordinare righe/colonne per data, numeri, alfabeto e colore. In questo modo, puoi convertire i dati grezzi in dati strutturati e identificare i valori più alti/più bassi.

Puoi anche utilizzare l’ordinamento multilivello per manipolare il set di dati nel modo desiderato.

Oltre a ordinare i dati, puoi utilizzare i filtri per approfondire parti specifiche del tuo set di dati senza modificare o eliminare nulla dalla cartella di lavoro originale.

Applicando i filtri, puoi vedere solo le celle che soddisfano le tue condizioni e nascondere temporaneamente i dettagli irrilevanti. Aiuta a approfondire i dettagli necessari personalizzando la visibilità dei dati. Sebbene sia possibile impostare condizioni personalizzate per filtrare i dati, Excel offre anche queste opzioni di filtro predefinite.

Opzioni filtri

Applicare formule per organizzare set di dati di grandi dimensioni

Le formule offrono un modo efficace per organizzare i dati in Excel e manipolare il set di dati con azioni complesse, come calcoli logici o analisi statistiche.

Esistono più formule Excel per l’analisi dei dati per:

  • Categorizzare e classificare i dati esistenti
  • Recuperare dati da diversi fogli di calcolo
  • Unire stringhe di testo in celle diverse per creare nuovi dati
  • Automatizza attività specifiche, come addizioni e moltiplicazioni

Le formule aiutano a organizzare i dati con la massima precisione ed efficienza.

Ecco un esempio della formula IF utilizzata per creare una nuova riga/colonna in base al fatto che i punti dati esistenti soddisfino criteri predefiniti.

IF Formula

Crea intervalli denominati per assegnare un nome alle celle

Gli intervalli denominati ti consentono di assegnare un nome/tag pertinente a un intervallo di celle, semplificando la creazione di formule per un set di dati di grandi dimensioni. Invece di aggiungere i riferimenti di cella predefiniti, come A1, A2, ecc., puoi semplicemente aggiungere il nome dell’intervallo alle tue formule e accelerare il processo di analisi.

È inoltre possibile utilizzare questi nomi di intervallo per spostarsi facilmente nella cartella di lavoro e semplificare la convalida dei dati.

Ecco come creare un intervallo denominato in Excel:

  • Seleziona la cella o l’intervallo di celle a cui vuoi assegnare un nome.
  • Vai alla casella Nome nell’angolo sinistro dello schermo, accanto alla barra della formula.
  • Aggiungi il nome che desideri includere e utilizza un carattere di sottolineatura anziché gli spazi.

Quindi puoi creare formule per un intervallo specifico di celle semplicemente utilizzando questo nome.

Gestione Nomi

Utilizzare la struttura per raggruppare righe e colonne specifiche

Le funzionalità in Excel ti consentono di creare una struttura gerarchica per il tuo set di dati. Puoi nascondere o visualizzare i gruppi di dati scelti per analizzarli con maggiore concentrazione e precisione. Ciò è utile quando si dispone di un set di dati complesso con più dettagli e si desidera ingrandire sezioni specifiche.

Raggruppa dati

Puoi strutturare i tuoi fogli di calcolo con questi passaggi:

  • Seleziona la riga o la colonna che desideri raggruppare. Devi scegliere un’intera riga/colonna o più righe/colonne.
  • Vai su Data > Outline > Group e avrai la possibilità di nascondere le righe/colonne scelte.
Menu
  • Fai clic sull’icona più o meno per mostrare e nascondere i dati raggruppati.

La definizione di gruppi di dati semplifica la navigazione in un foglio di calcolo di grandi dimensioni e migliora la leggibilità. Il risultato? Puoi lavorare rapidamente sui dati, indipendentemente dalle dimensioni.

Crea sottofogli per distribuire e classificare i dati

Un modo abbastanza comune per organizzare i dati in Excel è creare sottofogli. È possibile dividere una cartella di lavoro di grandi dimensioni in segmenti più piccoli e classificarla in diversi sottofogli.

Puoi personalizzare ciascun sottofoglio in diversi modi, ad esempio:

  • Cambia il nome e il colore del foglio.
  • Aggiungi una password per proteggere un sottofoglio.
  • Crea una copia di un foglio o riordinali.
  • Converti un foglio in un grafico o in un foglio macro.
  • Nascondere o eliminare un foglio dalla cartella di lavoro principale.

La creazione di sottofogli aiuta a suddividere un grande set di dati in segmenti più piccoli e più facilmente gestibili e semplifica l’elaborazione dei dati.

Opzioni schede

Utilizzare il consolidamento dei dati per combinare i dati di più fogli

Puoi combinare i dati di diversi fogli di calcolo in un unico foglio utilizzando la funzionalità di consolidamento dei dati di Excel. Questo è ottimo per analizzare i dati salvati su diversi fogli o file.

Segui questi passaggi per aggregare i dati archiviati in posizioni diverse, all’interno dello stesso file o in file separati:

  • Apri il foglio in cui desideri consolidare tutti i dati.
  • Vai a Dati > Strumenti dati > Consolida .
  • Utilizza l’opzione Sfoglia per aggiungere nuovi file e scegli “aggiungi” come riferimento. Puoi anche utilizzare le etichette nel caso in cui tu abbia aggiunto etichette nel file scelto.
  • Scegli l’opzione “Crea collegamenti ai dati di origine” se desideri aggiornare i tuoi dati consolidati in tempo reale quando apporti modifiche al file di origine.
Consolida dati

La funzionalità di consolidamento dei dati funziona bene per raccogliere e organizzare dati da più fonti in un unico file.

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