Come fare l’analisi di andamento progetto rispetto le previsioni in Microsoft Project

Una baseline è la chiave per fare una analisi di progetto, e quindi confrontare l’attuale situazione rispetto quella prevista. 

Quando imposti una previsione in Project (puoi impostarne fino a 11), il programma acquisisce un’istantanea dei valori di pianificazione e costo, che puoi quindi utilizzare per confrontare i valori attuali con quelli originariamente pianificati. 

Cosa puoi fare con le baseline (previsione) di Project ? 

E come li visualizzi quando ne hai più di uno ?

Tempo di lettura stimato: 11 minuti

Salvare più di una baseline è utile per fare analisi di progetto, ed è utile in diverse situazioni. Supponiamo di incorporare una richiesta di modifica importante nel piano del progetto. Mantenere il punto di riferimento originale è una buona idea, soprattutto quando si desidera rispondere alle domande delle parti interessate sul perché della grande differenza rispetto alle date e ai costi originali. Allo stesso tempo, puoi utilizzare la nuova previsione con la richiesta di modifica per tenere traccia delle prestazioni del piano con la richiesta di modifica in atto.

Potrebbe essere necessaria una baseline aggiuntiva quando un progetto sperimenta altri tipi di cambiamenti: le parti interessate aumentano o diminuiscono notevolmente l’ambito del progetto o un progetto con priorità più elevata mette temporaneamente in sospeso il tuo. I valori di riferimento originali non producono più variazioni significative, quindi è necessaria una nuova previsione che rifletta la pianificazione e i costi rivisti.

Più baseline possono anche aiutare a documentare le tendenze nel tempo. Supponiamo che il tuo progetto sia rimasto in ritardo rispetto alla pianificazione e che tu implementi una strategia di recupero. È possibile mantenere la baseline originale, ma impostarne una nuova utilizzando i valori in vigore prima di avviare il ripristino. In questo modo, puoi confrontare le varianze originali con le varianze di recupero per vedere se la correzione della rotta è d’aiuto. Un altro modo per valutare le tendenze è aggiungere linee di base nei punti chiave di un progetto, ad esempio in ogni trimestre fiscale o magari alla fine di ogni fase.

Impostazione di più baseline

Se intendi utilizzare più baseline, è una buona idea archiviare una seconda copia della baseline originale, ad esempio, nei campi Baseline 1. In questo modo, hai una copia della baseline originale per i posteri. Allo stesso tempo, puoi mantenere la tua previsione più recente nei campi Baseline di Project, in modo che sia facile vedere le varianze dalla tua baseline più recente nei campi Varianza predefiniti.

Ecco come impostare più linee di base tenendo facilmente traccia delle varianze per quella più recente:

1. Vai alla sezione Pianificazione della scheda Progetto e scegli Imposta previsione –> Imposta previsione. Si apre la finestra di dialogo Imposta baseline.
2. Nell’elenco a discesa “Imposta baseline“, salva la prima baseline scegliendo Baseline1.
3. Assicurati che l’opzione “Intero progetto” sia selezionata. Questa opzione salva i valori di base per l’intero progetto, che è ciò che desideri la prima volta.
4. Fare clic su OK. Project archivia i valori correnti di inizio, fine, durata, lavoro e costo nei campi corrispondenti, ad esempio Inizio previsto1, Fine previsto1, Durata previsto1, Lavoro previsto1 e Costo previsto1.
5. Ripetere immediatamente i passaggi da 1 a 4 per salvare la baseline originale una seconda volta, ma questa volta come baseline.

Quando si apre la finestra di dialogo Imposta baseline dopo aver salvato almeno una baseline, l’elenco a discesa “Imposta baseline” mostra l’ultima data salvata per la baseline. Ad esempio, le linee di base che sono state impostate hanno “(ultimo salvataggio il mm/gg/aa)” aggiunto alla fine dei loro nomi, dove mm/gg/aa è la data dell’ultimo salvataggio per quella baseline.

Se provi a impostare una baseline che è già stata salvata, Project ti avvisa che la baseline è stata utilizzata e ti chiede se desideri sovrascriverla. Fai clic su Sì per sovrascrivere i valori esistenti della baseline (ad esempio, se hai utilizzato tutte le 11 linee di base e desideri riutilizzarne una più vecchia). Se non vuoi sovrascriverlo, fai clic su No, quindi, nella finestra di dialogo Imposta baseline, seleziona una baseline diversa.

Quando sei pronto per salvare un’altra baseline, ecco cosa fai:

1. Nella sezione Pianificazione della scheda Progetto, seleziona Imposta previsione –>Imposta previsione.
2. Nell’elenco a discesa “Imposta baseline“, scegli Baseline2 per salvare in modo permanente la seconda baseline. Assicurati che l’opzione “Intero progetto” sia selezionata, quindi fai clic su OK.
3. Salvare immediatamente di nuovo la pianificazione del progetto corrente come Baseline. In questo modo, i campi Varianza come Varianza iniziale, Varianza finale e Varianza costo mostrano le varianze tra i valori correnti e quelli della baseline più recente.

Nota: per ogni previsione aggiuntiva, salvare la pianificazione del progetto una volta come previsione e una volta come previsione vuota successiva.

Visualizzazione di più linee di base

Quando desideri confrontare i tuoi progressi attuali con la baseline più recente, la visualizzazione Monitoraggio Gantt è perfetta. Mostra le barre delle attività colorate per la pianificazione corrente sopra le barre delle attività grigie per le date di inizio e fine previste.

Tuttavia, se salvi più di una baseline, potresti voler visualizzarle contemporaneamente in modo da poter confrontare le prestazioni di una con quella successiva. La visualizzazione Gantt di più linee di base mostra barre attività di colori diversi per Baseline, Baseline 1 e Baseline 2. Per questa visualizzazione, nella sezione Visualizzazioni attività della scheda Visualizza, scegliere Altre visualizzazioni -> Altre visualizzazioni. Nella finestra di dialogo Altre visualizzazioni, fare doppio clic su Gantt di più linee di base. Più linee di base Gantt mostra le barre delle attività solo per Baseline, Baseline1 e Baseline2. Non visualizza le barre delle attività per la pianificazione corrente.

Per visualizzare diverse baseline o più linee di base, puoi modificare la visualizzazione in diversi modi. Dalla barra multifunzione è possibile visualizzare qualsiasi baseline desiderata in qualsiasi visualizzazione del diagramma di Gantt. Visualizza la visualizzazione diagramma di Gantt desiderata e quindi scegli la scheda Formato. Nella sezione Stili barre, fai clic sulla freccia giù della baseline, quindi scegli la baseline che desideri visualizzare. Ad esempio, se visualizzi la visualizzazione Gantt monitoraggio, per impostazione predefinita utilizza Baseline per le barre delle attività di base. Tuttavia, se si sceglie Baseline2 nel menu Baseline Stili barre della scheda Formato, le barre delle attività di base riflettono le date di Baseline2.

Ma cosa succede se si desidera che una vista mostri le barre delle attività da Baseline1 a Baseline4 per valutare le tendenze nel tempo? In tal caso, puoi modificare la definizione della vista per fare proprio questo.

1. Copia la visualizzazione Gantt di più linee di base e assegnale un nome come FourBaselines. (Con la visualizzazione Gantt di più linee di base visualizzata, nella sezione Visualizzazioni attività della scheda Visualizza, scegliere Altre visualizzazioni ->Altre visualizzazioni. Nella finestra di dialogo Altre visualizzazioni, fare clic su Copia, digitare un nuovo nome nella casella Nome, quindi fare clic su OK. Torna in nella finestra di dialogo Altre visualizzazioni, fare clic su Chiudi.
2. Negli strumenti del diagramma di Gantt | Nella scheda Formato, nella sezione Stili barre, fare clic su Formato ->Stili barre. Si apre la finestra di dialogo Stili barre.
3. Seleziona la riga per la barra delle attività che desideri duplicare (ad esempio, Baseline2), quindi fai clic su Taglia riga.
4. Prima di fare qualsiasi altra cosa, fai clic su Incolla riga per inserire la riga tagliata nel punto in cui si trovava originariamente.
5. Seleziona la riga sottostante in cui desideri inserire la riga copiata, quindi fai nuovamente clic su Incolla riga. Project inserisce un’altra copia della riga immediatamente sopra la riga selezionata.
6. Modifica le celle Nome, Da e A della nuova riga in modo che corrispondano alla baseline che desideri mostrare. Ad esempio, per visualizzare Baseline3, modificare il nome per includere Baseline3, quindi, nelle celle Da e A, scegliere rispettivamente Inizio Baseline3 e Fine Baseline3.
7. Nella scheda Barre nella metà inferiore della finestra di dialogo Stili barre, scegli la forma e il colore desiderati per la barra. Baseline1, Baseline2 e Baseline3 utilizzano già il rosso, il blu e il verde, quindi scegli un colore come verde acqua, arancione o viola. Nella casella Forma scegliere una barra stretta superiore, centrale o inferiore.
8. Se includi più di tre linee di base nella visualizzazione Gantt di più linee di base, devi aggiungere una seconda riga della barra delle attività alla visualizzazione. Nella finestra di dialogo Stili barre, nella cella Riga della barra delle attività, digitare 2 per indicare a Project di posizionare la barra delle attività della baseline su una seconda riga nel diagramma di Gantt.
9. Ripetere i passaggi da 3 a 8 per creare barre delle attività per le attività suddivise, cardine e di riepilogo per la previsione.

Ecco come appaiono le definizioni degli stili di barra quando aggiungi un’altra baseline alla vista:

Ed ecco come appare la vista con più di tre serie di barre della baseline.

E i piani provvisori?

La finestra di dialogo Imposta previsione prevede una seconda opzione: “Imposta piano provvisorio”. A differenza delle previsioni del progetto, i piani temporanei salvano solo le date di inizio e fine, non la durata, i costi e il lavoro. I piani provvisori sono un residuo delle versioni precedenti di Project, quando il programma offriva solo una base di riferimento.

Anche con le 11 linee di base offerte ora da Project, i piani provvisori potrebbero tornare utili. Se importi una pianificazione di progetto da Project 2002 e versioni precedenti (potrebbe succedere), qualsiasi informazione aggiuntiva sulla previsione finisce nei campi del piano provvisorio (Inizio1/Fine1 fino a Inizio10/Fine10). È possibile copiare tali dati dai campi Inizio e Fine del piano provvisorio (Inizio2/Fine2, ad esempio) in campi della previsione come Baseline2. È inoltre possibile salvare i piani provvisori come previsioni parziali tra le previsioni complete salvate.

Domande Frequenti

Letture Correlate

• Come creare un diagramma di Gantt in Microsoft Project
• Come fare report e come estrarre dati strutturati dai tuoi progetti gestiti con MS Project
• Versace sceglie Board per trasformare i processi di Retail Planning
• Come eliminare la legenda nella stampa del Gantt di Microsoft Project
• Come proteggere il tuo sito di sviluppo con password

Ercole Palmeri