Baseline di progetto e piani di interim

La baseline di progetto costituisce il punto di riferimento rispetto al quale calcolare gli scostamenti delle principali variabili implicate nella gestione di un progetto.

In assenza quindi di una baseline è impossibile svolgere l’attività di monitoraggio e controllo ed una validazione dei risultati rispetto agli obiettivi pianificati.

In tal senso, i documenti baseline sono i piani relativi a:

• ambito (rilasci);
• tempi;
• costi;
• risorse;
• rischi;
• qualità;
• approvvigionamenti;
• performance complessiva di progetto secondo la tecnica dell’earned value.

Tali piani costituiscono a loro volta le componenti del Piano di Project Management.

In questi documenti sono appunto descritte le variabili chiave e le modalità per calcolare gli scostamenti di tali variabili rispetto a quanto pianificato.

Ogni volta che il piano di project management o singoli documenti baseline devono essere modificati, verrà prodotta una nuova versione della baseline rispetto alla quale controllare gli scostamenti nel periodo successivo alla modifica.

Sottoporre l’ambito e gli altri piani ad un controllo di versione costituisce quindi l’unico modo per avere processi stabili di monitoraggio e controllo.

Oppure può essere prodotta una baseline al termine di ciascuna fase del ciclo di vita di un progetto in modo da verificare gli scostamenti nelle fasi successive.

Documenti baseline che differiscono in modo consistente rispetto ai dati correnti possono indicare che i piani predisposti non hanno più valore a causa, ad esempio, di slittamenti progressivi dell’ambito (scope creep) o altre motivazioni che possono mettere in discussione gli obiettivi di progetto.

In tal caso occorre procedere ad una ripianificazione complessiva a partire da una nuova analisi dei requisiti.

Qualora gli stakeholders ritengano che gli esiti complessivi di tale ripianificazione giustifichino ancora il progetto, si può quindi procedere alla predisposizione di nuovi documenti baseline.

I piani di interim (interim plans) sono invece le “istantanee” della situazione complessiva di un progetto così come risulta periodicamente dagli stati di avanzamento. Anche il piano di interim fa riferimento alle stesse variabili precedentemente elencate.

Il confronto tra piani di interim e baseline consente di valutare i progressi di un progetto in modo da procedere eventualmente a delle azioni correttive.

Prima di modificare la baseline può essere opportuno verificare attraverso i successivi interim plans gli effetti delle misure correttive adottate.

Pertanto, un project manager potrà ritenere necessarie più baseline e più piani di interim per cui è importante che predisponga un sistema per il controllo delle varie versioni prodotte in modo che gli stakeholders abbiano accesso ai documenti aggiornati ed a quelli prodotti in precedenza.