Il “Tipo Attività” di Microsoft Project è un argomento difficile da approcciare.
Microsoft Project in modalità automatica, deve sapere come gestire le attività quando il progetto si evolve.
Per far questo Project ha definito tre tipologie di attività, che andremo a descrivere in questo articolo.
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In Microsoft Project, per la Modalità Automatica, esistono tre tipi attività:
Le attività in Modalità Manuale, NON HANNO un tipo attività.
Un’attività si dice a durata fissa quando, indipendentemente dal numero di risorse lavoro (persone) assegnate, la sua durata non cambia.
Se assegniamo ad un’attività con durata fissa di cinque giorni una, due, tre, cento persone, la sua durata è sempre di cinque giorni. Quello che cambia è la quantità di ore di lavoro e quindi di costo delle risorse necessarie per completare l’attività.
Un’attività si dice a Lavoro Fisso quando il Lavoro (quantità di ore di lavoro complessivo) rimane costante, fisso appunto. Quello che può cambiare è la durata dell’attività stessa.
Forse la più difficile da capire. Un’attività si dice a Unità Fissa, quando l’Unità Massima di una risorsa assegnata all’attività non cambia. Se assegniamo Giovanni a tempo pieno (100% della sua Unità Massima) ad un’attività di 5 giorni di durata, allora Giovanni lavorerà in modo “fisso”, cioè 8 ore al giorno per tutta la durata dell’attività.
Per le attività automatiche, distinguiamo un concetto fondamentale, e cioè:
Cominciamo con il chiarire quest’ultimo concetto.
un’attività è basata sulle risorse quando, assegnando più risorse di tipo lavoro, diminuisce la durata dell’attività.
un’attività non è basata sulle risorse quando, assegnando più risorse di tipo lavoro, diminuisce la quantità di lavoro assegnata ad ognuna ma la durata rimane costante.
Supponiamo che l’attività che devo svolgere da solo consista nello spostare 1000 mattoni da un angolo ad un altro angolo della stanza.
Da solo impiego una giornata intera (8 ore) per spostarli.
Se un mio amico mi dà una mano, in due impieghiamo mezza giornata (la durata dell’attività si è dimezzata a 4 ore).
Se altri due amici ci danno anche loro una mano, allora, in quattro, impiegheremo solo 2 ore.
Il comportamento di un’attività di questo tipo prende il nome di “basata sulle risorse”.
Più risorse metto, meno dura l’attività.
Questo comportamento si ha per le attività di tipo:
Guardiamo attentamente la prossima figura:
Abbiamo ottenuto la videata precedente splittando la vista Gestione attività (dal menu Visualizza attivare la casella Dettagli).
Abbiamo assegnato Giovanni e Franco all’attività Montaggio in cantiere, a durata fissa di 5 giorni e non basata sulle risorse.
Il risultato è che le due risorse devono svolgere 40 + 40 ore di lavoro per completare l’attività in 5 giorni.
Nella parte superiore a destra della vista (definita Timephased) vediamo l’assegnazione di ore di lavoro quotidiane.
Proviamo adesso a cancellare l’assegnazione delle due risorse e trasformare l’attività Montaggio in cantiere in un’attività a Durata fissa basata sulle risorse.
Facciamo questo attivando la casella Basata sulle risorse (1) come nella figura seguente (ricordarsi di cliccare su OK).
Franco, l’unica risorsa assegnata al momento lavorerà per cinque giorni per un totale di 40 ore.
Assegniamo, cliccando sulla riga vuota sotto Franco (2), Giovanni e clicchiamo su Ok per conferma.
Avremo:
In (1) e (2) vediamo le due risorse assegnate ma questa volta con un’assegnazione di 20 ore ciascuno. Ricordate l’esempio dei mattoni da spostare?
Nel caso di attività a Durata fissa e basata sulle risorse, più aggiungiamo risorse, più l’assegnazione di lavoro individuale diminuisce (Franco è passato da 40 a 20 ore così come Giovanni).
Durata = Lavoro / Unità assegnazione
con l’attività a Durata fissa come nella figura seguente:
Attività a Durata Fissa significa che manteniamo i 5 giorni di durata dell’attività.
Possiamo modificare solo una delle due variabili rimanenti tra Lavoro e Unità assegnazione.
Primo caso: modifichiamo il lavoro per Franco a 32 ore e clicchiamo su Ok (siamo nella modalità Non basata sulle risorse)
Avendo assegnato in (1) il nuovo budget di 32 ore e confermato con Ok abbiamo sempre 5 g di durata (Durata fissa ovviamente) viene effettuato il ricalcolo secondo l’equazione e la quantità di lavoro scende da 80 a 72 ore.
In realtà la terza variabile viene aggiornata (Unità massima) ma e ci aspettiamo di vederla aggiornata nella colonna (4) ma vediamo che rimane 100% per tutte due le risorse.
Questo non è un errore di Project, poiché le due risorse sono sempre disponibili al 100%.
Per vedere se è cambiato qualcosa dobbiamo inserire il campo Punta di Project.
Punta è la pessima traduzione di Peak (picco) della versione inglese di Project.
Vediamo come facciamo a visualizzarlo.
Inseriamo una nuova colonna (1) come nella figura seguente:
In (1) vediamo il contenuto del campo Punta.
L’80% della Punta di Franco rappresentano l’impegno, per tutta la durata dell’attività (5 giorni), delle 32 ore di lavoro assegnato.
Proviamo adesso a rendere Giovanni disponibile sull’attività solo al 50% (quindi Unità massima = 50%, cioé 4 ore al giorno.
Quindi sostituiamo il 100% con 50% (1) e clicchiamo su Ok come nella figura seguente:
Il valore di Punta di Giovannii è diventato 50%.
La durata é sempre di 5 giorni.
La quantità di lavoro di Giovanni é passata da 40 a 20 ore.
Il tutto quadra.
Cosa abbiamo visto in questo articolo?
Abbiamo applicato l’equazione di Project tenendo fissa la durata e modificando il lavoro prima, e modificando l’Unità massima sempre a durata fissa.
Ercole Palmeri
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