La software selection inizia con la selezione del fornitore
Gli aspetti da considerare nelle software selection sono molteplici. Infatti, come sa bene chi utilizza soluzioni gestionali e non, durante la propria attività quotidiana, difficilmente un’azienda sarà totalmente indipendente dal suo fornitore dopo l’acquisizione: ed è un primo elemento da considerare. In più, ogni vendor ha una sua storia di business da raccontare: specializzazioni all’interno del settore ICT, esperienza di dominio specifica, modalità con cui opera sul mercato (anche dal punto di vista della comunicazione della propria offerta e della sua erogazione).
Ecco il motivo di questo post sulla selezione dei vendor ICT: sia per agevolare il compito di compiere una prima scrematura all’interno della vastissima offerta, sia per proporre un possibile approccio metodologico, quindi strutturato, alla selezione. Un approccio utile, non dimentichiamolo, anche per conoscere meglio i pochi fornitori con cui decideremo di incontrarci vis-à-vis o a cui decideremo di fornire un documento che definisca in modo chiaro il perimetro di intervento a loro richiesto (e quindi comprendere la qualità e l’idoneità preliminare dell’offerta di ognuno di loro).
1. Una prima catalogazione dell’offerta
Come compilare una prima lista dei vendor? Intendiamo un primo, nutrito elenco che ci soddisfi in termini di completezza. I criteri per la compilazione sono molteplici: possiamo elencare tutte le aziende ICT che operano nella nostra zona, oppure quelle presenti sul web per le frasi chiave che ci interessano (cioè le descrizioni dei prodotti). Non mancano poi elenchi online, reti e associazioni di imprese informatiche, liste di partecipanti ad eventi di innovazione. E il classico passaparola tra colleghi dello stesso settore.
Immaginiamo che questo rappresenti il setaccio attraverso il quale identificheremo fornitori nuovi o noti che, apparentemente, possono soddisfare le nostre necessità. Naturalmente, come in ogni lavoro aziendale, il fattore tempo a disposizione ha la sua rilevanza.
2. La storia di business del fornitore
Ora si tratta di compiere la prima scrematura. Abbiamo ricordato che ogni fornitore ha una sua storia aziendale: una sorta di identikit e di biglietto da visita. Tenendo conto che, al netto di tutti i parametri che ora elenchiamo, il primo biglietto da visita di un fornitore è costituito dalla sua competenza e dalla sua onestà.
Dunque, partiamo con la scrematura dei fornitori potenziali. La cosa più immediata è valutare direttamente l’offerta di prodotti e servizi. Questa può essere prima di tutto di due tipi: da una parte ci sono i fornitori di soluzioni generaliste (un’azienda che propone un software gestionale per la contabilità, utile per tutti i settori), dall’altra quelli che propongono soluzioni verticali.
Inoltre, mentre alcuni propongono soluzioni standardizzate, altri offrono al cliente la possibilità di una customizzazione, la personalizzazione della propria offerta per le esigenze del cliente singolo. Non è detto che un’opzione sia intrinsecamente migliore rispetto all’altra: dipende da cosa stiamo cercando e qual è il budget a disposizione.
Inoltre, cerchiamo di capire qual è il target di riferimento di un vendor: i venditori di software che stiamo selezionando hanno lavorato principalmente con PMI o con grandi gruppi? Inoltre, da quello che possiamo ricostruire (grazie al sito o altre “vetrine istituzionali”) la loro esperienza può dirsi particolarmente affidabile nel rispondere ai nostri requisiti di dominio? E in questo campo il fornitore può esibire referenze importanti? Questo è sicuramente un fattore rassicurante per chi compie un processo di software selection. La sua competenza del nostro dominio è un aspetto importante, perché ci consente di trovarci davanti un interlocutore che parla il nostro stesso linguaggio di business.
Infine valutiamo qual è l’esperienza dei vendor che stiamo selezionando: nel panorama nazionale o locale il nome di ognuno di loro è associato ad un’attività da tempo consolidata? Non necessariamente è un criterio preferenziale ma certo un vendor di esperienza può essere preferibile. Non dimentichiamoci che a volte abbiamo la necessità che il fornitore sia un system integrator (caratteristica molto più difficile da trovare ma da cui dipende fortemente il successo del progetto).
3. Testimonianze dirette
La testimonianza diretta, il passaparola, è il mezzo più antico per veicolare la validità di un venditore e della sua proposta.
E qui è visibile, più ancora che dalla presenza istituzionale su internet e agli eventi fieristici, il “biglietto” da visita della sua professionalità: il fornitore esaminato ha la reputazione di lavorare bene, anche e soprattutto nel lungo periodo? Fornisce sempre una pronta assistenza? Consegna il lavoro in tempo utile? Il personale tecnico o di supporto, con cui il cliente si trova a lavorare, è disponibile, onesto, corretto, competente? Sono queste le soft skills dietro al software e non sono meno importanti di requisiti funzionali e specifiche tecniche.
Ciò non invalida certo le referenze o la presenza istituzionale, tutt’altro: il passaparola conferma o smentisce il pregio di quello che, per così dire, “viene messo in vetrina”.
Sappi però che non esistono fornitori senza peccato (chi lavora sbaglia): è il motivo per cui può essere una buona cosa sentire più testimonianze e formarsi un parere complessivo.
4. Request for Proposal: la parola ai vendor selezionati
Ora che abbiamo la nostra lista breve di vendor possiamo entrare nel cuore della software selection: presentiamo ai fornitori stessi il dettaglio di ciò che ci aspettiamo dalla soluzione (o se preferisci, i requisiti che vogliamo raggiungere). In breve scriviamo una Request for Proposal (RfP), il documento per far conoscere i requisiti funzionali e le specifiche tecniche che ci aspettiamo vengano soddisfatti. Ma soprattutto definiamo il perimetro del progetto: questo consentirà ai vari fornitori di essere valutati in modo omogeneo.
Ma non solo. La RfP riflette l’attività svolta finora: dovrebbe quindi contenere tutte le informazioni potenzialmente utili ai fornitori selezionati per far comprendere loro al meglio la nostra necessità.
Questo post riassume bene quali siano le informazioni utili di cui parliamo. In breve, la Request for Proposal dovrebbe rendere espliciti:
- dettagli per la presentazione della domanda (termini di scadenza, contatti per l’inoltro della candidatura o per la richiesta di chiarimenti);
- introduzione e sintesi di ciò che verrà esposto nel documento;
- panoramica delle attività aziendali, per inquadrare la richiesta specifica nel suo contesto di business;
- requisiti e specifiche (la parte più corposa della RfP, sugli aspetti di cui abbiamo parlato in questo post);
- eventuali vincoli di cui deve tener conto il fornitore;
- termini e condizioni del contratto;
- criteri di selezione, tramite i quali verrà scelta la soluzione ottimale.
Sono voci improntate alla massima trasparenza di informazioni nei confronti del vendor. Alcune aziende preferiscono non esplicitare ogni aspetto legato alla propria necessità di acquisizione (ad esempio, molti potrebbero non menzionare affatto i criteri di selezione). Tuttavia, dobbiamo ricordarci che più saremo chiari nella nostra richiesta e più porremo i fornitori nelle condizioni di soddisfarci col loro lavoro.
Attenzione. Proprio per rispettare sempre i principi della trasparenza, inoltreremo sempre una Request for Proposal ai vendor preselezionati: anche nel caso in cui questi abbiano già una soluzione software preconfezionata. Sarà poi compito loro esplicitare il modo in cui declinare la propria offerta incontrando al meglio le nostre esigenze. Naturalmente, dopo aver inviato il documento ai fornitori che abbiamo inizialmente accreditato, possiamo anche decidere di rendere pubblica la RfP: potremmo ricevere proposte di partnership tecnologica interessanti anche da parte di aziende ICT che non avevamo preso in considerazione.
Questi sono i nostri consigli per scegliere un buon vendor durante un processo di software selection: naturalmente si tratta di una traccia, utile però ad affrontare in modo rigoroso una fase fondamentale per il business di un’azienda. Il lavoro interno da sviluppare è da affrontare con serietà e questo ha un costo, ma la scelta di un partner sbagliato può essere esiziale per il successo del progetto.
Ti rimandiamo al quarto articolo sulla software selection (di prossima pubblicazione), in cui daremo enfasi agli aspetti tecnici progettuali. E ora, a te la parola: quali problematiche hai riscontrato nella selezione di un fornitore di software di classe enterprise?
Autore Paolo Ravalli