Cos’è la Digital Transformation, e come fare una Software selection ottimale

Nella Digital Transformation, analizzare e valutare correttamente il mercato dei software enterprise, qualunque sia l’ambito aziendale da prendere in considerazione, è ricco di soluzioni spesso difficili da confrontare in un quadro completo di funzioni, prezzi, aspettative.

Che si parli di ERP o CRM, o di altri gestionali, nella Digital Transformation il compito del manager ICT o del responsabile dell’approvvigionamento di innovazione può risultare lungo e ricco di dettagli da seguire. Ma niente paura! Con i tempi giusti, e avendo ben presente gli obiettivi di business del proprio contesto aziendale, si può portare a conclusione in modo agevole la software selection.

Per prima cosa, bisogna tenere a mente che la selezione del software migliore, è essa stessa un processo. Quindi, è composto da fasi strutturali da svolgere in sequenza con l’ausilio di diversi protagonisti. Indicativamente, ne possiamo individuare almeno sei:

• analisi dell’attuale business aziendale e dei suoi obiettivi,
• dettaglio delle aspettative riposte nella soluzione da acquisire,
• pre-selezione ed analisi tecnica dei software sul mercato,
• analisi dei software dal punto di vista delle risorse umane che lo utilizzeranno e della loro organizzazione,
• analisi dei servizi attesi delle soluzioni pre-selezionate,
• svolgimento della trattativa, scelta e acquisto.

La selezione del software migliore, al pari dei processi interni che questo dovrà seguire… è essa stessa un processo della digital transformation

Sei fasi dunque, ognuna dotata di diversi task. In questo post vediamo nel dettaglio la prima: l’analisi del business dell’impresa e dei suoi obiettivi strategici, pre-condizione per ogni processo di software selection (e le soluzioni sul mercato, in questa prima fase, non vengono ancora minimamente prese in considerazione). Non è mai inutile ripeterlo: avere chiaro lo scopo dell’azienda e il relativo mandato della direzione significa capire meglio qual è la soluzione ICT da cercare; e significa anche garantirsi una maggior longevità del software.

Ecco quindi i task di questa fase preliminare di selezione.

1. Analisi del processo interessato

Può sembrare scontato, non lo è: anche la software selection spesso manca il suo obiettivo per una non approfondita analisi dei processi che deve soddisfare. Ecco allora che la mappatura del diagramma degli stati è un momento fondamentale e coinvolge gli analisti di business dell’impresa.

Non solo: il singolo diagramma si integra con processi interni ulteriori, magari afferenti ad altre funzioni aziendali. “Cosa succede quando questo documento informatico viene dato in output? Attraverso quali passaggi arriva in direzione o in amministrazione?” Sono tutte domande da porsi preventivamente.

2. Elementi chiave del processo

Ogni business ha alcuni momenti chiave, più importanti degli altri: sono i fattori critici di successo. “Il fattore critico di successo (CSF) è un elemento necessario ad un’organizzazione o ad un progetto per realizzare la sua missione” (da Wikipedia).

È chiaro che, se uno o più di questi fattori critici di successo (decisi e definiti dall’azienda) coinvolgono il processo che si vuole automatizzare o modernizzare con la nuova soluzione, la software selection non potrà non tenerne conto. Dando la priorità, per esempio, a quelle soluzioni sul mercato che mettono in risalto i CSF considerati.

3. Aspetti del processo divenuti inadeguati

Nel corso del tempo, alcuni processi possono diventare inadeguati rispetto al loro scopo (a causa di cambiamenti esterni, per l’inserimento di nuovi prodotti o servizi a essi collegati). Per questo motivo una loro fotografia dettagliata, preliminare o meno rispetto alla selezione del software di classe enterprise, potrà mettere in luce alcune lacune: output insoddisfacenti rispetto alle necessità, fasi ancora manuali e non presidiate, integrazioni mancanti… e risultano non conformi alle nuove esigenze generate dal business: quindi pesano sui costi di lavorazione e, di riflesso, sul prodotto/servizio finale offerto al cliente e più in generale sull’efficienza dell’azienda nel suo complesso.

Un buon software, se ben scelto o ben progettato, potrà porre rimedio a queste inadeguatezze. Ma prima, come nelle altre fasi di selezione, bisogna sapere con precisione cosa cercare sul mercato ICT dettagliando i requisiti.

4.    Il workflow

Il workflow (la gestione elettronica dei processi lavorativi) tiene conto delle regole di passaggio di stato tra dipartimenti. L’obiettivo di avere un workflow “robusto” deve diventare sempre di più motore del cambiamento, possibilmente adottando motori di regole.

L’obiettivo di avere un workflow “robusto” deve diventare sempre di più motore del cambiamento, possibilmente adottando motori di regole.

Per questo l’analisi preliminare a una software selection deve considerare quali fasi automatizzate già si integrino bene (lo vedremo in un ulteriore post), con output adeguati agli input per costi e tempi impiegati. Il segreto è nel concetto che la semplicità è un traguardo.

Limitatamente a questo aspetto, il workflow del software da selezionare e acquisire dovrà essere se possibile semplice ma migliore di quello precedente.

5.    Aspettative sul futuro del business e dei processi

Ultima ma non ultima, la visione del futuro del business aziendale: la strategia, quindi il lungo periodo, incide sulla scelta del software di tipo enterprise.

Quali saranno i prodotti e i servizi che la tua impresa dovrà fornire tra uno, due, cinque anni? Quali tipi di lavori e di processi saranno coinvolti in questi programmi, quali funzioni aziendali saranno coinvolte e quali nuove figure entreranno in gioco? E su questi scenari, la soluzione da acquisire giocherà un ruolo? E quale? La scelta progettuale o di prodotto dovrà indirizzarsi verso soluzioni che garantiscano scalabilità applicativa e tecnologica (ma lo vedremo meglio in un post successivo).

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Come si può vedere, nella digital transformation la selezione (vera) del software ideale non è stata ancora menzionata: lo sarà a partire dal prossimo post (l’analisi delle aspettative sulla soluzione da acquisire).

Ora, la parola a te: quali fasi dell’analisi del business pre-selezione ritieni particolarmente utili? La tua azienda segue queste tappe, si affida a delle best practices?

Autore Paolo Ravalli