Baseline o Previsione di Microsoft Project: questa sconosciuta

In questo articolo voglio parlare della Baseline o Previsione di progetto.

E’ una funzionalità sconosciuta a molti. Posso affermare questo in virtù del fatto che nelle mie attività formative e di consulenza, sono poche le realtà che applicano il concetto di previsione

Questo si riflette pesantemente sulla modalità di aggiornamento della schedulazione con Microsoft Project.

Aggiornare un Gantt senza averne salvato la previsione, non è altro che ri-pianificare la schedulazione!

Provate a pensarci: ho un task di 10 giorni, a metà della durata mi accorgo che mi servono due giorni in più e la cosa che mi risulta facile è di aumentare il valore nel campo durata.

Altro scenario è che aggiorno la percentuale di avanzamento del progetto al 40% e non al 50% che mi sarei aspettato e, aggiornando il progetto alla Data Stato mi accorgo che il mio task ha aumentato di durata.

Ma la cosa negativa che ne deriva è che quello che abbiamo a video, non è altro che un piano di progetto ri-pianificato. Non abbiamo la possibilità di poter confrontare lo stato attuale della schedulazione con un qualcosa di salvato in precedenza (la previsione, appunto).

Quindi, per operare correttamente e aggiornare nel vero senso della parola la nostra schedulazione, occorre utilizzare lo strumento Salva Previsione di Microsoft Project.

Cosa è una Baseline (Previsione)?

Alcune delle definizioni possibili e più comuni della Baseline sono:

“un’istantanea (snapshot)  del progetto un attimo prima della sua esecuzione” o ancora

“un’istantanea (snapshot) del progetto al termine delle attività di pianificazione con il progetto approvato dal committente” o ancora

“l’insieme dei budget dei tempi, del budget delle risorse e del budget dei costi”

Potremmo continuare, ma penso che sia chiaro a tutti di cosa stiamo parlando.

La Baseline è come una sorta di Roadmap del Progetto che ci consentirà, durante la sua esecuzione, di sapere a che punto ci troviamo e di poter fare considerazioni (analisi) sugli scostamenti (varianze) rispetto al piano originale.

In Microsoft Project possiamo salvare un numero elevato di baselines, quindi di versioni diverse del progetto. Ne abbiamo 10 + 1.

La Baseline corrente, detta anche Baseline 0, è quella che utilizza Project per visualizzarci le informazioni appunto di baseline.

I campi di Project visualizzati sono Costo Previsto, Lavoro Previsto, Inizio previsto, Fine prevista e alcuni altri.

Ogni versione di Baseline ha i suoi valori. Ad esempio, per la versione “Baseline 1” abbiamo Costo Previsto1, Lavoro Previsto1, Inizio Previsto 1, etc.

Quando si salva la Baseline?

Abbiamo già detto al termine della fase di pianificazione e a piano approvato.

Salveremo la “Baseline 1” e la “Baseline 0” nello stesso momento.

Documenteremo da qualche parte la data di salvataggio e lo stato del progetto al momento del salvataggio della baseline.

Altri momenti in cui si salva nuovamente una baseline sono generalmente dovuti a richieste di modifica (Change Request o Varianti in Corso d’Opera) significative. Ci accorgiamo che l’attuale piano di progetto è significativamente diverso dal piano originale in termini di tempo e/o costi.

Operazioni per salvare le successive Baseline.

Nel momento in cui noi, come Project Manager, siamo autorizzati dal Committente (e dalla nostra Direzione) a salvare una nuova baseline facciamo così:

1. Salviamo la Baseline 2
2. Salviamo, sovrascrivendola, la Baseline 0
3. Documentiamo, da qualche parte la data ed il motivo del nuovo salvataggio di Baseline (personalmente suggerisco di farlo nel campo Note dell’attività di riepilogo di progetto che ha ID = 0)

In questo modo abbiamo preservato la Baseline 1 che corrispondeva a quella iniziale del progetto, abbiamo una seconda versione salvata in Baseline 2 e nella Baseline 0 abbiamo la versione corrente utilizzata da Project per evidenziarci le varianze.

Questi passi li ripetiamo ogni volta che dovremo salvare la baseline 3, la 4 etc.

 Come si salva una Baseline in Microsoft Project

Salvare una Baseline è molto semplice.

Nella videata precedente vediamo un esempio di piano prima di salvare la baseline.

Dal menu Progetto selezioniamo Imposta previsione e poi ancora Imposta previsione.

Viene visualizzata la finestra seguente:

Come si vede, aprendo l’elenco, vediamo le 11 baselines. La prima è la Baseline 0, quella che diventerà la baseline corrente.

Cliccheremo prima su Previsione 1 e poi su Ok per salvare.

Ripeteremo l’operazione: dal menu  Progetto selezioniamo Imposta previsione e poi ancora Imposta previsione.

Selezioniamo Previsione e confermiamo con Ok.

Cosa succede dopo avere salvato la Baseline?

Apparentemente nulla.

Ma sotto al cofano Project ha ingranato una nuova marcia al suo motore di schedulazione.

Proviamo a richiamare la visualizzazione Gantt verifica (Tracking Gantt in inglese).

Le barre del Gantt hanno cambiato aspetto.

Ogni attività ha una parte inferiore, in grigio, che rappresenta la schedulazione prevista (cioè quella salvata nella baseline), mentre nella parte superiore avremo il colore rosso per le attività sul cammino critico e blu per quelle che non appartengono al cammino critico.

Nel momento in cui, per qualche motivo modifichiamo una delle durate, avremo immediati risultati:

Abbiamo portato la durata del task Analisi SWOT da 5 a 8 giorni e gli effetti visivi sul diagramma sono stati immediati.

Se proviamo a richiamare a video la tabella Variazione, che ci serve per l’analisi degli scostamenti (varianze, appunto), possiamo vedere il ritardo nell’inizio o nel completamento delle attività del Gantt:

Possiamo vedere il confronto tra le date inizio/fine salvate in Baseline 0 (quella corrente) e quelle della programmazione corrente.

Vantaggi nella gestione della Baseline

Gestire correttamente la Baseline di progetto, ha indubbi vantaggi nel controllo di tempi e costi:

1. Possibilità di Analisi degli scostamenti di tempi e costi (e lavoro)
2. Comprendere il reale ritardo delle attività e poter fare previsioni per il futuro realistiche
3. Possibilità di calcolare l’Earned Value (senza Baseline e Data Stato non andiamo da nessuna parte con l’EV)
4. Reporting fornito da Project che mostra le varianze rispetto alla baseline
5. E’ possibile confrontare a video più baselines diverse e quindi come il progetto è cambiato nel tempo