Hai un foglio con migliaia di righe di vendite — una riga per ogni transazione, con data, venditore, provincia e fatturato — e il tuo capo ti chiede: “quanto abbiamo venduto a Torino il mese scorso, e chi è stato il venditore migliore?”. Scorrere a mano quelle righe per trovare la risposta richiederebbe ore. È esattamente per questo tipo di domanda che esistono le tabelle pivot: trasformano un elenco grezzo di dati in un riepilogo leggibile in pochi secondi, senza scrivere una sola formula.
In questa guida vediamo un esempio di tabella pivot Excel completo, passo dopo passo: dalla creazione del foglio di partenza fino a un report filtrabile per provincia e venditore. Se vieni dal mondo anglosassone o lavori in un’azienda internazionale, probabilmente conosci questo strumento come pivot table — è esattamente la stessa cosa, solo con il nome inglese.
In questa guida costruiamo una tabella pivot da zero, partendo da un foglio di vendite, fino ad arrivare a un report filtrabile per provincia e venditore.
Tempo di lettura: 8 minuti
Caso d’Uso di costruzione Tabella Pivot
Come esempio per la costruzione della tabella pivot, costruiamo un foglio di calcolo ad hoc. Il foglio di calcolo riporta la data di vendita, il nome del venditore, la Provincia, il settore e il fatturati.
Creare la Tabella Pivot
L’esempio seguente crea una tabella che visualizza le vendite totali per ogni mese dell’anno, suddivise per province di vendita e rappresentante di vendita.
Prima di partire con i click, vale la pena capire la logica delle quattro aree di una pivot Excel: in Righe metti il dato che vuoi vedere elencato verticalmente, in Colonne il dato che vuoi confrontare fianco a fianco, in Valori il numero che vuoi sommare o contare, e in Filtri un campo che vuoi poter restringere senza cambiare la struttura della tabella.
Il processo per creare questa pivot è il seguente:
- Seleziona qualsiasi cella all’interno dell’intervallo di dati o seleziona l’intero intervallo di dati da utilizzare nella pivot.(Nota: se selezioni una singola cella nell’intervallo di dati, Excel identificherà e selezionerà automaticamente l’intero intervallo di dati per la pivot.). Un errore comune qui: se il tuo intervallo ha righe vuote in mezzo, Excel si ferma lì e seleziona solo una parte dei dati. Prima di creare la pivot, controlla sempre che non ci siano righe vuote — oppure, ancora meglio, trasforma il tuo intervallo in una vera Tabella Excel (Ctrl+T) prima di partire: in quel modo la pivot si aggiornerà automaticamente anche se aggiungi righe in futuro.
- Fai clic sul pulsante Tabella pivot, che si trova all’interno del raggruppamento “Tabelle”, nella scheda “Inserisci” della barra multifunzione di Excel.
- Ti verrà presentata la finestra di dialogo “Crea tabella pivot”
Assicurati che l’intervallo selezionato si riferisca all’intervallo di celle che desideri utilizzare per la tabella pivot (se crei una tabella, come nell’esempio, è tutto più semplice perchè farai riferimento alla tabella e non più alle coordinate).
C’è anche un’opzione che ti chiede dove vuoi posizionare la tabella. Ciò ti consente di posizionare la tabella pivot in un foglio di lavoro specificato. Altrimenti, seleziona l’opzione predefinita Nuovo foglio di lavoro .
Fare clic su OK .
- Ti verrà ora presentata una pivot vuota e il riquadro attività “Elenco campi tabella pivot”, che contiene diversi campi dati. Tieni presente che queste sono le intestazioni del foglio di calcolo dei dati iniziale.
Obiettivo
Vogliamo che la tabella pivot mostri le somme dei dati di vendita per ogni mese, suddivisi per regione e rappresentante di vendita.
Prima di trascinare i campi, vale la pena capire la logica delle quattro aree della tabella pivot: in Righe metti il dato che vuoi vedere elencato verticalmente (in questo caso le date, raggruppate per mese), in Colonne il dato che vuoi confrontare fianco a fianco (qui la provincia e il venditore), in Valori il numero che vuoi sommare o contare (il fatturato), e in Filtri un campo che vuoi poter restringere senza cambiare la struttura della tabella. Non esiste una combinazione “giusta” in assoluto: dipende da cosa vuoi leggere a colpo d’occhio.
Pertanto, dal riquadro attività “Elenco campi tabella pivot“:
- Trascina il campo “
Data” nell’area contrassegnata “Righe“; - Trascina il campo “
Vendite” nell’area contrassegnata con “Valori Σ“; - Trascina il campo “
Province” nell’area contrassegnata “Colonne - Trascina il “
Venditore“. nell’area denominata “Colonne“.
- La tabella pivot risultante verrà popolata con i totali delle vendite giornaliere per ciascuna regione di vendita e ciascun rappresentante di vendita, come mostrato di seguito.
Come si può notare le date sono già raggruppate per mese, con relative totalizzazioni parziali degli importi (questo raggruppamento automatico dipende dalla versione di Excel, con versioni precedenti era necessario raggruppare per mese, manualmente).
Questo raggruppamento automatico delle date è una delle funzionalità più comode delle versioni recenti di Excel — chi lavora ancora con Excel 2016 o versioni precedenti dovrà selezionare le celle delle date, fare clic destro e scegliere “Raggruppa” manualmente, specificando “Mesi” come intervallo.
Puoi impostare degli stili alle celle, come la valuta per i numeri perchè sono importi di fatturato.
Filtri dei report delle tabelle pivot
Il filtro del rapporto pivot ti consente di visualizzare i dati per un singolo valore o una selezione di valori specificati nei campi dati.
Ad esempio, nella tabella pivot precedente, potresti visualizzare solo i dati per area di vendita, come una provincia.
Per visualizzare solo i dati per la provincia di Torino (TO), torna al riquadro attività “Elenco campi tabella pivot” e trascina l’intestazione del campo “Provincia” nell’area “Filtro report” (o “Filtri”).
Vedrai che un campo “Provincia” appare nella parte superiore della tabella. Utilizzare l’elenco a discesa di questo campo per selezionare la provincia Torino. La tabella pivot risultante mostra solo le vendite per la provincia di Torino.
Puoi anche visualizzare rapidamente le vendite per la regione Piemonte selezionando tutte le Provincie facenti parte della regione Piemonte, dal menu a discesa.
Un consiglio se usi spesso lo stesso tipo di filtro: invece del campo “Filtro report” classico, prova le “Segmentazioni dati” (Slicer) — sono i riquadri cliccabili che vedi spesso nelle dashboard aziendali. Fanno la stessa cosa del filtro a tendina, ma sono più immediate da usare, specialmente se la tabella pivot dev’essere consultata anche da chi non è abituato a Excel.
Altri usi comuni della tabella pivot, oltre alle vendite
L’esempio di questa guida usa dati di vendita, ma la logica delle tabelle pivot si applica a qualunque elenco di dati ripetitivi. Alcuni casi pratici che vedo spesso, sempre costruibili con lo stesso procedimento visto sopra:
- Controllo budget — un elenco di spese aziendali con data, categoria e importo diventa, con una pivot table, un riepilogo immediato di quanto si è speso per categoria ogni mese
- Analisi presenze — un foglio con dipendente, data e ore lavorate si trasforma in un report di ore totali per dipendente o per reparto
- Gestione magazzino — un elenco di movimenti diventa una vista immediata delle giacenze per prodotto
Qualunque sia il tuo caso, il procedimento per creare la pivot table resta lo stesso: seleziona i dati, inserisci la tabella pivot, trascina i campi nelle aree giuste.
Ercole Palmeri