Ci capita spesso di essere poco attenti alla sicurezza dei nostri fogli di calcolo. Internet è pieno di insidie e spesso leggiamo di casi in cui i fogli di calcolo, contenenti informazioni sensibili, vengono rilasciati incautamente online, e di errori di dati trascurati che finiscono per causare danni per milioni di dollari alle aziende responsabili.
In molti casi, problemi di diffusione di dati sensibili si potrebbero evitare con strumenti comuni a disposizione di tutti gli utenti di Excel. Che vogliate proteggere il vostro prezioso lavoro da occhi indiscreti o difenderlo da dati errati, ecco alcuni modi fondamentali per proteggere il vostro foglio di calcolo.
Impostare una password per il tuo file
Partiamo dal presupposto che il modo migliore per garantire la sicurezza dei dati, e quello di salvare i tuoi file su unità di archiviazione crittografate. Detto questo, ogni volta che invii il tuo foglio di calcolo a qualcun altro, di fatto ti affidi ai destinatari affinché ne proteggano la privacy.
Quindi, prima di allentare la presa su quel file Excel, prenditi qualche secondo per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza proteggendolo con una password .
Per crittografare un file excel con una password devi seguire quattro semplici passaggi:
- Selezionare File > Informazioni .
- Seleziona il pulsante Proteggi cartella di lavoro e scegli Crittografa con password.
- Immetti una password nel Parola d’ordine , quindi seleziona OK .
- Conferma la password nel Reimmettere la password , quindi seleziona OK .
Quando un file è crittografato con password, per poterlo aprire devi conoscere la password perchè all’apertura ti verrà richiesta. Ovviamente, devi poi fare attenzione a gestire correttamente la password. Se la perdi o la dimentichi, non c’è modo di recuperare il file. E, se condividi la password, corri il rischio che finisca nelle mani sbagliate.
Salva la password nel tuo gestore di password in modo da poterla recuperare in sicurezza se necessario. Quando condividi la password, assicurati che il destinatario comprenda l’importanza di proteggerla.
Se hai la necessità di togliere la crittografia con password da un file Excel, segui questi passaggi:
- Apri il file inserendo la password attuale.
- Clicca su File in alto a sinistra.
- Seleziona Informazioni.
- Clicca sul riquadro Proteggi cartella di lavoro.
- Scegli Crittografa con password.
- Cancella tutti i pallini (o caratteri) presenti nel campo di testo per lasciarlo vuoto.
- Clicca su OK.
- Salva il file per confermare la modifica
Impedire modifiche strutturali al Foglio di Excel
Esiste la possibilità di impostare una protezione, con password, per impedire modifiche strutturali alla cartella di lavoro. Cioè possiamo impostare una password per impedire ad altri utenti di:
- visualizzare fogli di lavoro nascosti;
- aggiungere fogli di lavoro;
- spostare fogli di lavoro;
- eliminare fogli di lavoro;
- nascondere e rinominare fogli di lavoro.
Per far questo segui i seguenti passi:
- Fare clic su Revisione > Proteggi cartella di lavoro.
- Finestra di dialogo Proteggi cartella di lavoro
- Immettere una password nella casella Password.
La password è facoltativa. Se però non viene specificata, chiunque potrà eliminare la protezione del foglio e modificare la cartella di lavoro. Se si immette una password, assicurarsi di sceglierne una facile da ricordare. Prendere nota delle password e conservarle in un luogo sicuro. Se le perdi, Excel non puoi recuperarle.
Seleziona OK, immetti di nuovo la password per confermarla e quindi seleziona di nuovo OK .
Proteggere le caselle di Excel per prevenire i cambiamenti
Per quanto stimolante e produttiva possa essere la collaborazione nella stesura di un documento, ogni persona che interviene sul foglio di calcolo aumenta il rischio di inserire dati errati o di danneggiare le strutture e le formule che hai impiegato ore o giorni a creare. Per controllare e monitorare facilmente le formule nel tuo foglio di calcolo, puoi utilizzare la funzione ” Mostra formule” di Excel , che ti aiuta a visualizzare istantaneamente tutte le formule e a tracciare le dipendenze per evitare modifiche involontarie.
Spesso, quando condividiamo fogli di calcolo, lo facciamo per consentire ad altri di aggiungere direttamente i propri dati. Allo stesso tempo, però, non vogliamo che modifichino altre aree del foglio di calcolo. Bloccando celle e righe specifiche del foglio di lavoro , ci assicuriamo che il resto non possa essere modificato senza una password.
Per bloccare un foglio di lavoro:
- Fare clic su Revisione > Proteggi cartella di lavoro.
- Finestra di dialogo Proteggi foglio di lavoro
Dopo aver bloccato il foglio di lavoro, possiamo procedere a bloccare intervalli specifici del foglio di lavoro, procediamo come segue:
- Nella scheda Revisione selezionare Rimuovi protezione foglio nel gruppo Proteggi;
- Inserire la password se richiesto;
- Selezionare l’intero foglio di lavoro selezionando Seleziona tutto;
- Nel menu Home selezionare il pulsante di visualizzazione popup Impostazioni carattere;
- Nella finestra di dialogo Formato celle selezionare la scheda Protezione e deselezionare la casella Bloccata , quindi scegliere OK.
Così facendo, abbiamo sbloccato tutte le celle del foglio di lavoro, quando si protegge il foglio di lavoro. Ora è possibile scegliere le celle da bloccare in modo specifico.
- Nel foglio di lavoro selezionare solo le celle da bloccare.
- Visualizzare di nuovo la finestra popup Formato celle (CTRL+MAIUSC+F).
- Questa volta, nella scheda Protezione selezionare la casella Bloccata e quindi scegliere OK.
- Nella scheda Revisione selezionare Proteggi foglio.
- Nell’elenco Consenti a tutti gli utenti del foglio di lavoro di scegliere gli elementi che gli utenti devono poter modificare.
Puoi trovare le specifiche per ogni singola opzione in questa pagina di Microsoft.
Nascondere righe o colonne dalla visualizzazione
Se vi è mai capitato di dover gestire fogli di calcolo di grandi dimensioni, probabilmente sapete già quanto sia importante poter nascondere righe o colonne . In questo modo, potete concentrarvi più facilmente sulle aree del foglio di calcolo su cui state lavorando attivamente. Potete nascondere righe e colonne di dati che non vi serve visualizzare, modificare o stampare, mantenendo comunque tali dati disponibili per le vostre formule.
Quando si collabora alla creazione di un documento, è consigliabile fare un ulteriore passo avanti nascondendo e proteggendo tali celle. In questo modo, gli altri utenti non visualizzeranno i dati nascosti e non saranno in grado di visualizzarli se decidessero di curiosare.
Applicare la convalida dei dati alle celle
Quando si inseriscono manualmente grandi quantità di dati, è molto facile sbagliare la posizione della virgola, aggiungere uno zero di troppo o inserire i dati nella cella sbagliata. È possibile proteggere il foglio di calcolo da questo tipo di errori (commessi da voi o da un collega) applicando la convalida dei dati a celle specifiche . Definendo le caratteristiche e i parametri dei dati previsti, si garantisce che il foglio di calcolo non accetti dati non conformi.
Se i dati che stai inserendo hanno un numero limitato di variabili (ad esempio, un elenco di nomi di dipendenti), puoi fare un ulteriore passo avanti creando un elenco a discesa . Questo non solo ridurrà gli errori, ma velocizzerà anche il processo di inserimento dei dati.