Як складати звіти та як витягувати структуровані дані з ваших проектів, якими керується MS Project

Керівник проекту після створення плану проекту зосередиться на зборі даних і моніторингу.

Аналіз ефективності проекту та оновлення статусу проекту шляхом спілкування із зацікавленими сторонами.

Приблизний час читання: 8 хвилин

Коли є різниця між запланованим та фактичним виконанням проекту, у нас є варіація. Різниця вимірюється в основному за часом і за вартістю.

Звіт про моніторинг проекту Microsoft

Існують різні способи перегляду активності з варіацією, тобто пошуку доказів різниці між оцінкою та кінцевим балансом.

Нижче ми бачимо 4 методи:

Метод 1 - графічний вигляд через моніторинг Ганта

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Перегляди діяльності вибрати Гант-верифікація у випадаючому списку Діаграма Ганта
Ви можете порівняти бари Ганта, "заплановані на даний момент", з барами "Спочатку заплановано". Ви можете бачити, які завдання були розпочаті пізніше, ніж планувалося, чи потрібно було виконати більше роботи.

Метод 2 - графічний вигляд деталей Ганта

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Перегляди діяльності вибрати Деталі Ганта у випадаючому списку Діаграма Ганта

Метод 3 - Таблиця дисперсій

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Давати вибрати зміна у випадаючому списку Tabelle

Метод 4: фільтри

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Давати вибрати Інші фільтри у випадаючому списку фільтри, і виберіть подібний фільтр Пізні заходи, Ковзаюча активність,... і т.д. ...
Microsoft Project буде фільтрувати список завдань, показуючи лише дії, відфільтровані в цьому процесі. Тож якщо ви вибрали Пізні заходи, відображатимуться лише неповні дії. Будь-яка вже завершена діяльність не відображатиметься.

Управління витратами на проекті

Щоб вивчити витрати в життєвому циклі проекту, ви повинні знати про ці умови та що вони означають у Microsoft Project

• Основні витрати - Усі заплановані витрати, збережені в базовому плані.
• фактичні - витрати, понесені на діяльність, ресурси чи завдання.
• Решта витрат - різниця між базовими / поточними витратами та фактичними витратами.
• Поточні витрати: коли плани змінюються через розподіл або вилучення ресурсів або додавання або віднімання активів, MS Project 2013 перерахує всі витрати. Це з’явиться під полями із позначкою Вартість або Загальна вартість. Якщо ви почали відстежувати фактичну вартість, вона буде включати фактичну вартість + решту витрат (незавершена діяльність) за діяльність.
• Варіантність - різниця між базовою вартістю та загальною вартістю (поточна або запланована вартість).

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Давати вибрати Вартість у випадаючому списку Tabelle

Ви зможете переглянути всю релевантну інформацію. Ви також можете використовувати фільтри для перегляду діяльності, що перевищує ваш бюджет.

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Давати вибрати Інші фільтри у випадаючому списку Фільтри. Нарешті sобрані Витрати з бюджету і підтвердити кнопкою застосовувати

Звіт про витрати ресурсів проекту

Для деяких організацій витрати на ресурси - це первинні витрати, а іноді і єдина вартість, тому їх необхідно ретельно контролювати.

Клацніть на вкладці вид на панелі меню, у групі Переглянути ресурси вибрати Список ресурсів

Для витрат натисніть на вкладку вид на панелі меню, у групі Давати вибрати Вартість у випадаючому списку Tabelle

Ми можемо сортувати стовпець "Витрати", щоб побачити, які є найдорожчі та найменш дорогі ресурси.

Для сортування потрібно натиснути на стрілку автоматичного фільтра у заголовку стовпця Вартість. Коли з'явиться спадне меню, натисніть "Замовити" від найбільшого до найменшого.

Ви можете використовувати функцію автофільтра для кожного стовпця, замовивши стовпчик «Варіант», ви зможете побачити модель дисперсії.

Автоматичний фільтр

Звіт про проект

Microsoft Project поставляється з попередньо встановленим набором звітів і інформаційних панелейdefiniti. Ви знайдете їх усі на вкладці доповідь, Ви також можете створювати та налаштовувати графічні звіти для свого проекту.

Звіт про інформаційну панель (інформаційна панель)

Натисніть на доповідь → Переглянути групу доповідь → приладова панель.

Звіт про ресурси

Натисніть на доповідь → Переглянути групу доповідь → Ресурси.

Звіт про витрати

Натисніть на доповідь → Переглянути групу доповідь → Витрати.

Звіт про хід роботи

Натисніть на доповідь → Переглянути групу доповідь → Проводиться.

Спеціальні звіти

Натисніть на доповідь → Переглянути групу доповідь → Новий звіт.

Є чотири варіанти.

• порожній: створює білий звіт. На вкладці Інструменти звіту - Дизайн додайте графіку, таблиці, текст та зображення.
• діаграма: створює графік порівняння фактичної роботи, залишкової роботи та роботи за замовчуваннямdefinita. Використовуйте панель «Список полів», щоб вибрати кілька полів для порівняння. Ви можете змінити вигляд діаграми, натиснувши вкладки Інструменти діаграми, Дизайн і Макет.
• стіл: створити таблицю. Використовуйте панель «Список полів», щоб вибрати, які поля відображати в таблиці («Назва», «Початок», «Кінець» і «% завершення» відображаються за замовчуваннямdefiніта). Поле рівня структури дозволяє вибрати кількість рівнів у структурі проекту, які має відображати таблиця. Ви можете змінити вигляд таблиці, натиснувши вкладку Інструменти, вкладки Дизайн і Макет.
• Протистояння: створює два графіки поруч. Графіки матимуть однакові дані на початку. Ви можете натиснути один із графіків і вибрати потрібні дані на панелі «Список полів», щоб почати їх диференціювати.

Часті питання

Пов'язані читання

• Як створити звіт про проект за допомогою Microsoft Project
• Як створити діаграму Ганта в Microsoft Project
• Як і які витрати увійти в управління витратами на проект Microsoft
• Як встановити робочі дні в Microsoft Project: Календар проекту
• Як налаштувати друк проектів Ганта в Microsoft Project

Ercole Palmeri