Як створити звіт про проект за допомогою Microsoft Project

За допомогою Microsoft Project ви можете створювати та налаштовувати різноманітні графічні звіти.

Завдяки роботі та оновленню даних проекту звіти, налаштовані та підключені до проекту, оновлюються в режимі реального часу.

Приблизний час читання: 9 хвилин

Щоб створити звіт про проект, відкрийте проект і натисніть вкладку доповідь.

У групі Переглянути звіт, натисніть на піктограму, яка відображає тип звіту, який ви хочете, та виберіть конкретний звіт.

Наприклад, відкрити звіт Загальна інформація про проект, ми входимо в меню доповідь, в групі Переглянути звіт натисніть на іконку Інформаційна панель потім натисніть на опцію Загальна інформація про проект

Звіт Загальна інформація про проект поєднує графіки та таблиці, щоб показати, де знаходиться кожен етап проекту, майбутні етапи та терміни.

Проект MS надає десятки готових до використання звітів. Окрім цих попередньо упакованих звітів, ви також можете робити спеціалізовані звіти. Ви можете налаштувати вміст і зовнішній вигляд одного з існуючих звітів або створити новий з нуля.

Як створити власні персоналізовані звіти

Ви можете вибрати дані, які Проект відображає в будь-якій частині звіту.

Клацніть на таблиці або діаграмі, яку ви хочете редагувати.

Використовуйте панель праворуч від об'єкта для вибору полів, відображення та фільтрації інформації.

При натисканні на діаграму праворуч від діаграми з’являються три кнопки. За допомогою "+" ви можете обрати графічні елементи, за допомогою пензлика ви можете змінити стиль, а за допомогою воронки можна застосувати фільтри для швидкого вибору елементів, таких як мітки даних та фільтрувати інформацію, що вводиться у графік.

Давайте поглибимося з практичним випадком:

У звіті Загальна інформаціяви можете змінити повну діаграму, щоб переглянути критичні вторинні дії замість підсумкових завдань верхнього рівня:

Клацніть будь-де в таблиці% завершення.

На панелі "Список полів" перейдіть до поля "Фільтр" та виберіть "Критичний".

У полі Level Level виберіть 2 Level. Для цього прикладу це перший рівень структури, який містить вторинну діяльність, а не зведені завдання.

Графік змінюється при виборі.

Змініть спосіб відображення звіту

За допомогою Project ви контролюєте появу своїх звітів - від чорно-білих, до кольорових вибухів та ефектів.

Ви можете створити частину звіту розділеного перегляду, щоб ви могли бачити зміни звіту в режимі реального часу під час роботи над даними проекту.

Клацніть будь-де у звіті, а потім клацніть Настільні інструменти щоб переглянути варіанти зміни зовнішнього вигляду всього звіту. На цій вкладці ви можете змінити шрифт, колір або тему всього звіту. Ви також можете додавати нові зображення (включаючи фотографії), форми, графіку або таблиці.

Коли ви клацаєте на окремих елементах (графіки, таблиці тощо) звіту, нові вкладки відображаються у верхній частині екрана з опціями для форматування цієї частини.

• Інструменти звітів -> Дизайн -> Текстове поле: форматування текстових полів;
• Інструменти звітування -> Дизайн -> Зображення: додавання ефектів до зображень;
• Таблиця: Налаштування та змінення таблиць;
• Графік: Налаштування та зміна графіків.

При натисканні на діаграму три праві кнопки також відображаються праворуч від діаграми. Натиснувши на кнопку Графічні стилі ви можете швидко змінити кольори або стиль діаграми.

Тепер давайте детальніше розглянемо практичний випадок:

Припустимо, ми хочемо покращити зовнішній вигляд графіка Загальна інформація яке ми знаходимо у спадному меню Інформаційної панелі у меню Звіт.

1. Клацніть де-небудь у діаграмі% завершення, а потім клацніть Графічні інструменти -> Дизайн.
2. Виберіть новий стиль із групи «Графічні стилі». Цей стиль видаляє лінії та додає тіні до стовпців.

Як скласти індивідуальний звіт

• Натисніть  доповідь > Новий звіт.
• Виберіть один із чотирьох варіантів і натисніть кнопку Select.
• Дайте звіт імені та почніть додавати до нього інформацію.
•  Натисніть на доповідь > Новий звіт
• Виберіть один із чотирьох варіантів

Назвіть свій звіт і почніть додавати інформацію

• порожній: створює порожню сторінку, яку ви можете заповнити за допомогою інструментів форми Графічні інструменти> Дизайн> Додати графічний елемент;
• діаграма: створює графік порівняння фактичної роботи, залишкової роботи та роботи за замовчуваннямdefinita. Використовуйте панель «Список полів», щоб вибрати кілька полів для порівняння, і використовуйте елементи керування, щоб змінити колір і формат діаграми.
• стіл: Використовуйте панель «Список полів», щоб вибрати, які поля відображати в таблиці («Назва», «Початок», «Кінець» і «% завершення» відображаються за умовчаннямdefiніта). Поле Рівень структури дозволяє вибрати кількість рівнів у профілі проекту для відображення. Змінити вигляд таблиці можна на вкладках «Макет» інструментів для таблиці та «Інструменти для макета таблиці».
• Протистояння: Встановлює два графіки поруч. Графи мають однакові дані на початку. Клацніть на діаграмі та виберіть потрібні дані в області «Список полів», щоб почати їх диференціювати.

Вся графіка, яку ви створюєте з нуля, повністю настроюється. Ви можете додавати та видаляти елементи та змінювати дані відповідно до своїх потреб.

Поділитися звітом

1. Клацніть будь-де у звіті.
2. Натисніть  Дизайн інструментів звітів > Копіювати звіт.
3. Клацніть будь-де у звіті.
4. Клацніть конструктор інструментів звітування> Копіювати звіт.

Вставте звіт у будь-яку програму, яка відображає графіку.

Пов'язані читання

• Як складати звіти та як витягувати структуровані дані з ваших проектів, якими керується MS Project
• Згідно з новим дослідженням NTT, 70% генеральних директорів кажуть, що їх мережа уповільнює ріст компанії
• Як і які витрати увійти в управління витратами на проект Microsoft
• ВЕБ-сайт: не допускати помилок - Частина ІІ
• Європейський інноваційний фонд: опублікував звіт про прогрес інноваційних технологій з низьким рівнем викидів

Ercole Palmeri