Πώς να κάνετε αναφορές και πώς να εξαγάγετε δομημένα δεδομένα από τα έργα που διαχειρίζεστε με το MS Project

Ο διαχειριστής του έργου, αφού δημιουργήσει ένα σχέδιο έργου, θα επικεντρωθεί στη συλλογή και παρακολούθηση δεδομένων.

Ανάλυση της απόδοσης του έργου και ενημέρωση της κατάστασης του έργου μέσω της επικοινωνίας με τους ενδιαφερόμενους.

Εκτιμώμενος χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Όταν υπάρχει διαφορά μεταξύ του προγραμματισμένου έργου και της πραγματικής απόδοσης του έργου, έχουμε μια παραλλαγή. Η διακύμανση μετριέται κυρίως σε όρους χρόνου και κόστους.

Αναφορά παρακολούθησης έργου Microsoft

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να δείτε τη δραστηριότητα με την παραλλαγή, δηλαδή να βρείτε στοιχεία για τη διαφορά μεταξύ της εκτίμησης και του τελικού υπολοίπου.

Παρακάτω βλέπουμε 4 μεθόδους:

Μέθοδος 1 - Γραφική προβολή μέσω παρακολούθησης Gantt

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Προβολές δραστηριότητας επιλέξτε Επαλήθευση Gantt στην αναπτυσσόμενη λίστα Διάγραμμα Gantt.
Μπορείτε να συγκρίνετε τις γραμμές Gantt "που έχουν προγραμματιστεί" με τις "αρχικά σχεδιασμένες" ράβδους Gantt. Μπορείτε να δείτε ποια καθήκοντα ξεκίνησαν αργότερα από ό, τι είχε προγραμματιστεί ή ότι χρειάστηκε περισσότερη εργασία για να ολοκληρωθεί.

Μέθοδος 2 - Γραφική προβολή για λεπτομέρειες της Gantt

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Προβολές δραστηριότητας επιλέξτε Λεπτομέρεια Gantt στην αναπτυσσόμενη λίστα Διάγραμμα Gantt

Μέθοδος 3 - Πίνακας διαφορών

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Δώστε επιλέξτε αλλαγή στην αναπτυσσόμενη λίστα πίνακες

Μέθοδος 4: φίλτρα

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Δώστε επιλέξτε Άλλα φίλτρα στην αναπτυσσόμενη λίστα φίλτρα, και επιλέξτε ένα φίλτρο όπως Καθυστερημένες δραστηριότητες, Δραστηριότητα,... κλπ ...
Το Microsoft Project θα φιλτράρει τη λίστα εργασιών για να εμφανίσει μόνο τις δραστηριότητες που φιλτράρονται σε αυτήν τη διαδικασία. Έτσι, αν επιλέξετε Καθυστερημένες δραστηριότητες, θα εμφανιστούν μόνο οι ελλιπείς δραστηριότητες. Οποιαδήποτε δραστηριότητα έχει ήδη ολοκληρωθεί δεν θα εμφανιστεί.

Διαχείριση κόστους έργου

Για να εξετάσετε το κόστος σε έναν κύκλο ζωής του έργου, θα πρέπει να γνωρίζετε αυτούς τους όρους και τι σημαίνουν στο Microsoft Project

• Βασικά κόστη - Όλα τα προβλεπόμενα κόστη που εξοικονομούνται στο βασικό σχέδιο.
• πραγματική - Δαπάνες για δραστηριότητες, πόρους ή αποστολές.
• Υπολειπόμενα κόστη - Διαφορά μεταξύ βασικού / τρέχοντος κόστους και πραγματικού κόστους.
• Τρέχον κόστος: όταν τα σχέδια τροποποιούνται λόγω της κατανομής ή της απομάκρυνσης των πόρων ή της προσθήκης ή αφαίρεσης περιουσιακών στοιχείων, το MS Project 2013 θα υπολογίσει εκ νέου όλα τα έξοδα. Αυτό θα εμφανιστεί κάτω από τα πεδία με την ένδειξη Κόστος ή Συνολικό κόστος. Εάν ξεκινήσατε να παρακολουθείτε το πραγματικό κόστος, θα περιλαμβάνει το πραγματικό κόστος + το υπόλοιπο κόστος (ατελής δραστηριότητα) ανά δραστηριότητα.
• Διακύμανση - Διαφορά μεταξύ βασικού κόστους και συνολικού κόστους (τρέχον ή προγραμματισμένο κόστος).

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Δώστε επιλέξτε Κόστος στην αναπτυσσόμενη λίστα πίνακες

Θα μπορείτε να δείτε όλες τις σχετικές πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να δείτε δραστηριότητες που υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό σας.

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Δώστε επιλέξτε Άλλα φίλτρα στην αναπτυσσόμενη λίστα Φίλτρα. Τέλος, sεκλεκτός Κόστος εκτός προϋπολογισμού και επιβεβαιώστε με το κουμπί ισχύουν

Αναφορά του κόστους των πόρων του έργου

Για ορισμένους οργανισμούς, το κόστος πόρων είναι πρωτεύον κόστος και μερικές φορές το μόνο κόστος, επομένως πρέπει να παρακολουθούνται στενά.

Κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Προβολή πόρων επιλέξτε Λίστα πόρων

Για δαπάνες, κάντε κλικ στην καρτέλα θέα στη γραμμή μενού, στην ομάδα Δώστε επιλέξτε Κόστος στην αναπτυσσόμενη λίστα πίνακες

Μπορούμε να ταξινομήσουμε τη στήλη Κόστος για να δούμε ποιοι είναι οι ακριβότεροι και οι λιγότερο δαπανηροί πόροι.

Για να ταξινομήσετε, πρέπει να κάνετε κλικ στο βέλος αυτόματου φίλτρου στην κεφαλίδα στήλης κόστους. Όταν εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Παραγγελία από το μεγαλύτερο στο μικρότερο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματου φιλτραρίσματος για κάθε στήλη, διατάζοντας τη στήλη Διακύμανση, θα μπορείτε να δείτε το μοντέλο διακύμανσης.

Αυτόματο φίλτρο

Έκθεση έργου

Το Microsoft Project συνοδεύεται από ένα προκαθορισμένο σύνολο αναφορών και πίνακες εργαλείωνdefiniti. Θα τα βρείτε όλα στην καρτέλα Αναφορά. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε τις αναφορές γραφικών για το έργο σας.

Αναφορά πίνακα ελέγχου (Πίνακας ελέγχου)

Κάντε κλικ στο Αναφορά → Προβολή ομάδας Αναφορά → Πίνακας ελέγχου.

Αναφορά πόρων

Κάντε κλικ στο Αναφορά → Προβολή ομάδας Αναφορά → Πόροι.

Αναφορά κόστους

Κάντε κλικ στο Αναφορά → Προβολή ομάδας Αναφορά → Κόστος.

Αναφέρετε την πρόοδο της εργασίας

Κάντε κλικ στο Αναφορά → Προβολή ομάδας Αναφορά → Σε εξέλιξη.

Προσαρμοσμένες αναφορές

Κάντε κλικ στο Αναφορά → Προβολή ομάδας Αναφορά → Νέα αναφορά.

Υπάρχουν τέσσερις επιλογές.

• άδειο: δημιουργεί μια λευκή αναφορά. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Εργαλεία αναφοράς" - Σχεδίαση για να προσθέσετε γραφικά, πίνακες, κείμενο και εικόνες.
• διάγραμμα: Δημιουργεί ένα γράφημα που συγκρίνει την πραγματική εργασία, την υπολειπόμενη εργασία και την εργασία από προεπιλογήdefiνίτα. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα Λίστα πεδίων για να επιλέξετε πολλά πεδία για σύγκριση. Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του γραφήματος κάνοντας κλικ στις καρτέλες Εργαλεία γραφήματος, Σχεδίαση και Διάταξη.
• τραπέζι: Δημιουργήστε έναν πίνακα. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα Λίστα πεδίων για να επιλέξετε ποια πεδία θα εμφανίζονται στον πίνακα (Όνομα, Έναρξη, Τέλος και % Ολοκληρωμένη εμφανίζονται από προεπιλογήdefiνίτα). Το πλαίσιο επιπέδου διάρθρωσης σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον αριθμό των επιπέδων στο περίγραμμα του έργου που πρέπει να εμφανίζει ο πίνακας. Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του πίνακα κάνοντας κλικ στην καρτέλα Εργαλεία, καρτέλες Σχεδίαση και Διάταξη.
• Αντιπαράθεση: δημιουργεί δύο γραφικά παράλληλα. Τα γραφήματα θα έχουν τα ίδια δεδομένα στην αρχή. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα από τα γραφήματα και να επιλέξετε τα δεδομένα που θέλετε στο παράθυρο λίστας πεδίων για να ξεκινήσετε να τα διαφοροποιείτε.

Συχνές Ερωτήσεις

Σχετικές αναγνώσεις

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά έργου με το Microsoft Project
• Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στο Microsoft Project
• Πώς και με ποιο κόστος θα εισέλθετε στη διαχείριση κόστους του Microsoft Project
• Πώς να ορίσετε εργάσιμες ημέρες στο Microsoft Project: Ημερολόγιο έργου
• Πώς να προσαρμόσετε την εκτύπωση έργου Gantt στο Microsoft Project

Ercole Palmeri