Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά έργου με το Microsoft Project

Με το Microsoft Project, μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε μια μεγάλη ποικιλία γραφικών αναφορών.

Με την εργασία και την ενημέρωση των δεδομένων του έργου, οι αναφορές που έχουν διαμορφωθεί και συνδέονται με το έργο ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.

Εκτιμώμενος χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Για να δημιουργήσετε μια αναφορά έργου, ανοίξτε το έργο και κάντε κλικ στην καρτέλα Αναφορά.

Στην ομάδα Προβολή έκθεσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο που αντιπροσωπεύει τον τύπο αναφοράς που θέλετε και επιλέξτε τη συγκεκριμένη αναφορά.

Για παράδειγμα, για να ανοίξετε την αναφορά Γενικές πληροφορίες σχεδίου, μπαίνουμε στο μενού Αναφορά, στην ομάδα Προβολή αναφοράς κάντε κλικ στο εικονίδιο Πίνακας διαχείρισης στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Γενικές πληροφορίες σχεδίου

Η έκθεση Γενικές πληροφορίες σχεδίου συνδυάζει γραφήματα και πίνακες για να δείξει πού είναι κάθε φάση του έργου, επερχόμενα ορόσημα και προθεσμίες.

Το MS Project παρέχει δεκάδες εκθέσεις έτοιμες προς χρήση. Εκτός από αυτές τις προσυσκευασμένες αναφορές, μπορείτε επίσης να κάνετε εξατομικευμένες αναφορές. Μπορείτε να προσαρμόσετε το περιεχόμενο και την εμφάνιση μιας από τις υπάρχουσες αναφορές ή να δημιουργήσετε ένα νέο από την αρχή.

Πώς να δημιουργήσετε τις δικές σας εξατομικευμένες αναφορές

Μπορείτε να επιλέξετε τα δεδομένα που εμφανίζει το Έργο σε οποιοδήποτε τμήμα μιας αναφοράς.

Κάντε κλικ στον πίνακα ή το γράφημα που θέλετε να επεξεργαστείτε.

Χρησιμοποιήστε τον πίνακα στα δεξιά του αντικειμένου για να επιλέξετε πεδία, να εμφανίσετε και να φιλτράρετε πληροφορίες.

Όταν κάνετε κλικ σε ένα γράφημα, στα δεξιά του γραφήματος εμφανίζονται τρία κουμπιά. Με το "+" μπορείτε να επιλέξετε γραφικά στοιχεία, με το πινέλο να αλλάξετε το στυλ και με τη διοχέτευση μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα για να επιλέξετε γρήγορα στοιχεία όπως ετικέτες δεδομένων και να φιλτράρετε τις πληροφορίες που έχουν εισαχθεί στο γράφημα.

Ας εμβαθύνουμε με μια πρακτική περίπτωση:

Στην έκθεση Γενικές πληροφορίες, μπορείτε να αλλάξετε ολόκληρο το διάγραμμα για να προβάλετε κρίσιμες δευτερεύουσες δραστηριότητες αντί για συνοπτικές εργασίες κορυφαίου επιπέδου:

Κάντε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα% Completion.

Στο παράθυρο λίστας πεδίων, μεταβείτε στο πλαίσιο Φίλτρο και επιλέξτε Κρίσιμη.

Στο πλαίσιο Επίπεδο δομής, επιλέξτε Επίπεδο 2. Για αυτό το παράδειγμα, αυτό είναι το πρώτο επίπεδο της δομής που περιέχει δευτερεύουσες δραστηριότητες και όχι συνοπτικά καθήκοντα.

Το γράφημα αλλάζει όταν κάνετε επιλογές.

Αλλάξτε τον τρόπο εμφάνισης μιας αναφοράς

Με το Έργο, ελέγχετε την εμφάνιση των αναφορών σας, από το ασπρόμαυρο, μέχρι τις εκρήξεις και τα εφέ χρώματος.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τμήμα μιας αναφοράς μιας διαχωρισμένης προβολής, ώστε να μπορείτε να δείτε την αλλαγή της αναφοράς σε πραγματικό χρόνο καθώς εργάζεστε στα δεδομένα του έργου.

Κάντε κλικ οπουδήποτε στην αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία πίνακα για να δείτε επιλογές για να αλλάξετε την εμφάνιση ολόκληρης της αναφοράς. Από αυτήν την καρτέλα μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το χρώμα ή το θέμα ολόκληρης της αναφοράς. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε νέες εικόνες (συμπεριλαμβανομένων φωτογραφιών), σχήματα, γραφικά ή πίνακες.

Όταν κάνετε κλικ σε μεμονωμένα στοιχεία (γραφήματα, πίνακες κ.ο.κ.) μιας αναφοράς, εμφανίζονται νέες καρτέλες στο επάνω μέρος της οθόνης με επιλογές για τη μορφοποίηση αυτού του μέρους.

• Εργαλεία αναφοράς -> Σχεδιασμός -> Πλαίσιο κειμένου: μορφοποίηση πλαισίων κειμένου.
• Εργαλεία αναφοράς -> Σχεδιασμός -> Εικόνες: προσθήκη εφέ σε εικόνες.
• Πίνακας: Διαμόρφωση και τροποποίηση πινάκων.
• Γράφημα: Διαμόρφωση και τροποποίηση γραφημάτων.

Όταν κάνετε κλικ σε ένα γράφημα, εμφανίζονται επίσης τα τρία κουμπιά ακριβώς στα δεξιά του γραφήματος. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Γραφικά στυλ μπορείτε να αλλάξετε γρήγορα τα χρώματα ή το στυλ του χάρτη.

Τώρα ας κάνουμε περισσότερες λεπτομέρειες με μια πρακτική περίπτωση:

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να βελτιώσουμε την εμφάνιση του γραφήματος Γενικές πληροφορίες που βρίσκουμε στο αναπτυσσόμενο μενού του Πίνακα Ταμπλό στο μενού Αναφορά.

1. Κάντε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα ολοκληρώσεων% και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία γραφικών -> Σχεδιασμός.
2. Επιλέξτε ένα νέο στυλ από την ομάδα γραφικών στυλ. Αυτό το στυλ αφαιρεί τις γραμμές και προσθέτει σκιές στις στήλες.

Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη αναφορά

• Πατήστε Αναφορά > Νέα αναφορά.
• Επιλέξτε μία από τις τέσσερις επιλογές και κάντε κλικ στην επιλογή Αγορά.
• Δώστε στην αναφορά σας το όνομα και αρχίστε να προσθέτετε πληροφορίες σε αυτήν.
•  Κάντε κλικ στο Αναφορά > Νέα αναφορά
• Επιλέξτε μία από τις τέσσερις επιλογές

Δώστε στην αναφορά σας ένα όνομα και αρχίστε να προσθέτετε πληροφορίες

• άδειο: δημιουργεί μια κενή σελίδα, την οποία μπορείτε να συμπληρώσετε χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στη φόρμα Εργαλεία γραφικών> Σχεδιασμός> Προσθήκη γραφικού στοιχείου;
• διάγραμμα: Δημιουργεί ένα γράφημα που συγκρίνει την πραγματική εργασία, την υπολειπόμενη εργασία και την εργασία από προεπιλογήdefiνίτα. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα Λίστα πεδίων για να επιλέξετε πολλά πεδία για σύγκριση και χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου για να αλλάξετε το χρώμα και τη μορφή του γραφήματος.
• τραπέζι: Χρησιμοποιήστε το παράθυρο Λίστα πεδίων για να επιλέξετε ποια πεδία θα εμφανίζονται στον πίνακα (Όνομα, Έναρξη, Τέλος και % Ολοκληρωμένη εμφανίζονται από προεπιλογήdefiνίτα). Το πλαίσιο Επίπεδο διάρθρωσης σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον αριθμό των επιπέδων στο προφίλ του έργου που θα εμφανίζονται. Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του πίνακα στις καρτέλες Διάταξη των Εργαλείων πίνακα και Εργαλεία διάταξης πίνακα.
• Αντιπαράθεση: Ορίζει δύο γραφικά παράλληλα. Τα γραφήματα έχουν τα ίδια δεδομένα στην αρχή. Κάντε κλικ σε ένα γράφημα και επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε στο παράθυρο λίστας πεδίων για να ξεκινήσετε να τα διαφοροποιείτε.

Όλα τα γραφικά που δημιουργείτε από την αρχή είναι πλήρως προσαρμόσιμα. Μπορείτε να προσθέσετε και να διαγράψετε στοιχεία και να αλλάξετε τα δεδομένα ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Μοιραστείτε μια αναφορά

1. Κάντε κλικ οπουδήποτε στην αναφορά.
2. Πατήστε Σχεδιασμός εργαλείων αναφοράς > Αντιγραφή αναφοράς.
3. Κάντε κλικ οπουδήποτε στην αναφορά.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία σχεδιασμού αναφορών> Αντιγραφή αναφοράς.

Επικολλήστε την αναφορά σε οποιοδήποτε πρόγραμμα που εμφανίζει γραφικά.

Σχετικές αναγνώσεις

• Πώς να κάνετε αναφορές και πώς να εξαγάγετε δομημένα δεδομένα από τα έργα που διαχειρίζεστε με το MS Project
• Το 70% των CEO λένε ότι το δίκτυό τους επιβραδύνει την ανάπτυξη της εταιρείας, σύμφωνα με νέα μελέτη της NTT
• Πώς και με ποιο κόστος θα εισέλθετε στη διαχείριση κόστους του Microsoft Project
• ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑ: λάθη που δεν πρέπει να γίνονται - Μέρος II
• Ευρωπαϊκό Ταμείο Καινοτομίας: δημοσίευσε έκθεση για την πρόοδο των καινοτόμων τεχνολογιών χαμηλών εκπομπών

Ercole Palmeri