Bảng Pivot: chúng là gì, cách tạo trong Excel và Google. Hướng dẫn với các ví dụ

Bảng tổng hợp là một kỹ thuật phân tích bảng tính.

Chúng cho phép người mới bắt đầu hoàn toàn không có kinh nghiệm về dữ liệu có thể nhanh chóng phân tích dữ liệu của họ. 

Nhưng bảng tổng hợp là gì và chúng hoạt động như thế nào?

Thời gian đọc ước tính: 9 minuti

Nói một cách đơn giản, bảng tổng hợp là một kỹ thuật phân tích dữ liệu được sử dụng để tóm tắt các tập dữ liệu lớn và trả lời các câu hỏi mà bạn có thể có về dữ liệu. Nó có sẵn trong các ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel và Google Sheets. Đó là một cách rất mạnh mẽ để tổ chức dữ liệu của bạn.

Đây là một ví dụ tương tự để giải thích rõ hơn chức năng của bảng tổng hợp:

Hãy tưởng tượng chúng ta có một lọ kẹo:

Và chúng tôi muốn hiểu: có bao nhiêu viên kẹo đỏ? 

Có bao nhiêu viên kẹo trong mỗi màu? 

Có bao nhiêu viên kẹo trong mỗi hình? 

Một cách để làm điều này là đếm từng cái một theo cách thủ công. Điều này có thể mất một thời gian dài. 

Cách tốt nhất để có câu trả lời là tạo một bảng tổng hợp. 

PivotTable là một cách để sắp xếp lại và tóm tắt các tập dữ liệu phức tạp thành một bảng, cho phép chúng ta dễ dàng tìm thấy các mẫu hoặc giải pháp cho bất kỳ câu hỏi nào mà chúng ta có thể có về tập dữ liệu. Theo một nghĩa nào đó, chúng tôi đang nhóm một số biến trong tập dữ liệu. Hành động này còn được gọi là tổng hợp dữ liệu. 

Có một số cách để nhóm những viên kẹo này: 

• Chúng ta có thể nhóm chúng theo màu sắc 
• Chúng ta có thể nhóm chúng theo hình dạng 
• Chúng ta có thể nhóm chúng theo hình dạng và màu sắc

Về bản chất, đây chính là chức năng của bảng tổng hợp. Nhóm dữ liệu và cho phép bạn thực hiện các phép tính như đếm và tính tổng dữ liệu.

Bảng tổng hợp dùng để làm gì?

PivotTable được sử dụng để tóm tắt và sắp xếp lại lượng lớn dữ liệu thành một bảng dễ hiểu hơn, cho phép chúng ta đưa ra các kết luận quan trọng. 

Các trường hợp/ví dụ sử dụng bảng trụ trong đời thực là:

• Tổng hợp chi phí kinh doanh hàng năm
• Hiển thị sức chi tiêu trung bình của nhân khẩu học khách hàng
• Hiển thị sự phân bổ chi tiêu tiếp thị trên nhiều kênh

PivotTable sử dụng các hàm như SUM và AVERAGE để nhanh chóng nhận được câu trả lời cho những câu hỏi này.

Tại sao nên sử dụng bảng tổng hợp?

Khi phải đối mặt với lượng dữ liệu khổng lồ, bạn rất dễ cảm thấy choáng ngợp. Đây là nơi các bảng trụ xuất hiện. PivotTable không chỉ là một công cụ; chúng là nguồn tài nguyên thiết yếu trong kho vũ khí của bất kỳ nhà phân tích dữ liệu nào. Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng chúng:

1. Phân tích dữ liệu đơn giản: hỏi “Bảng tổng hợp là gì?” giống như hỏi "Làm cách nào để tôi có thể dễ dàng hiểu được dữ liệu của mình?" Bảng tổng hợp cho phép bạn chắt lọc lượng lớn dữ liệu thành các phần dễ hiểu, tạo điều kiện cho việc ra quyết định tốt hơn.
2. Thông tin chi tiết nhanh: Thay vì sàng lọc từng hàng dữ liệu, PivotTable cung cấp thông tin chi tiết ngay lập tức bằng cách hiển thị tóm tắt dữ liệu. Sự hiểu biết nhanh chóng này có thể là vô giá cho các quyết định kinh doanh.
3. Tính linh hoạt: Bảng tổng hợp có thể được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau và cho nhiều mục đích khác nhau, từ tài chính, bán hàng đến nghiên cứu học thuật. Tính linh hoạt của chúng có nghĩa là bất kể lĩnh vực của bạn là gì, chúng đều có thể giúp ích rất nhiều.
4. So sánh dữ liệu: Bạn có muốn so sánh dữ liệu bán hàng từ hai quý khác nhau không? Hoặc có lẽ bạn muốn hiểu tốc độ tăng trưởng trong XNUMX năm qua? PivotTable làm cho những so sánh này trở nên đơn giản.
5. Không yêu cầu kỹ năng nâng cao: Như đã nhấn mạnh trong phần giới thiệu, ngay cả những người mới bắt đầu hoàn thành cũng có thể khai thác sức mạnh của bảng tổng hợp. Bạn không cần kỹ năng phân tích dữ liệu nâng cao hoặc kiến ​​thức về các công thức phức tạp.

Sự phát triển của bảng tổng hợp: nền tảng hiện đại

Bảng tổng hợp đã đi được một chặng đường dài kể từ khi được giới thiệu. Trong khi nhiều người liên kết thuật ngữ “bảng tổng hợp” với Microsoft Excel, bối cảnh ngày nay cũng cung cấp các nền tảng khác đã tích hợp và cải thiện chức năng mạnh mẽ này.

1. MS Excel: cung cấp cho người dùng khả năng tạo bảng tổng hợp từ danh sách hoặc cơ sở dữ liệu, giúp hàng triệu người có thể truy cập phân tích dữ liệu.
2. Trang tính Google: Bước đột phá của Google vào thế giới bảng tính đi kèm với phiên bản bảng tổng hợp. Mặc dù tương tự như Excel, Google Trang tính cung cấp các tính năng cộng tác khiến nó được nhiều người yêu thích.
3. Công cụ BI tích hợp: với sự ra đời của các công cụ Business Intelligence (BI) như Tableau, Power BI và QlikView, bảng tổng hợp đã tìm được ngôi nhà mới. Các nền tảng này sử dụng chức năng cơ bản của bảng tổng hợp và nâng cao chúng, cung cấp khả năng phân tích và hiển thị nâng cao.

Cách tạo bảng tổng hợp trong Excel

Bước đầu tiên: chèn bảng tổng hợp

Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích trong Pivot.

Ở trên cùng, nhấp vào Chèn -> PivotTable -> Từ Bảng/Phạm vi.

Bước thứ hai: Chỉ định xem bạn muốn tạo bảng trong cùng một bảng Excel hay trong một bảng Excel khác

BƯỚC THỨ BA: kéo và thả các biến vào đúng ô

Có 4 hộp: bộ lọc, cột, hàng và giá trị. Tại đây bạn có thể sắp xếp lại các biến khác nhau để có được kết quả khác nhau.

Cách bạn sắp xếp chúng phụ thuộc vào câu hỏi bạn muốn trả lời.

BƯỚC THỨ TƯ: thiết lập phép tính

Trong hộp "giá trị", sau khi kéo một biến vào đó, bạn có thể chọn phép tính bạn muốn áp dụng. Phổ biến nhất là TỔNG và TRUNG BÌNH.

Vì chúng tôi muốn lấy tổng doanh số bán hàng ở đây nên chúng tôi sẽ chọn SUM.

Khi bảng tổng hợp được tạo, bạn có thể sắp xếp dữ liệu từ cao nhất đến thấp nhất bằng cách nhấp chuột phải vào bảng -> sắp xếp -> sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất.

Cách tạo bảng tổng hợp trong Google Sheets

Tạo bảng tổng hợp trong Google Trang tính rất giống với Excel.

Bước đầu tiên: Chèn bảng tổng hợp

Bắt đầu bằng cách mở bảng tính trong Google Trang tính và chọn tất cả dữ liệu của bạn. 

Bạn có thể nhanh chóng chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấp vào góc trên cùng bên trái của bảng tính hoặc bằng cách nhấn CTRL + A.

Đi tới Chèn -> PivotTable:

Bước thứ hai: chọn nơi tạo bảng tổng hợp

Bạn có thể tạo bảng tổng hợp trong một trang tính mới hoặc trong trang tính hiện có. Việc chèn nó vào một trang tính mới thường dễ dàng hơn nhưng điều này tùy thuộc vào sở thích cá nhân. 

Bước thứ ba: Tùy chỉnh bảng tổng hợp

Có hai cách để tùy chỉnh PivotTable trong Google Trang tính:

1. Sử dụng những hiểu biết sâu sắc được trí tuệ nhân tạo gợi ý

2. Sử dụng thông tin đầu vào của riêng bạn

Bạn có thể thực hiện cả hai việc bằng cách sử dụng ở phía bên phải của bảng tổng hợp bạn vừa tạo:

Nhấp vào “Thêm” để tạo bảng tổng hợp tùy chỉnh của bạn. Tương tự như Excel, bạn có thể thêm các biến trong “hàng, cột, giá trị và bộ lọc” theo cách thủ công.

Hàng, cột, giá trị và bộ lọc: sử dụng cái nào?

Bây giờ bạn đã thiết lập một bảng tổng hợp, làm thế nào để bạn biết nên đặt từng biến vào hộp nào? Hàng, cột, giá trị hoặc bộ lọc?

Đây là cách sử dụng từng cái:

• Các biến phân loại (chẳng hạn như giới tính và tỉnh) nên được đặt trong “cột” hoặc “hàng”. 
• Các biến số (như số lượng) phải nhập vào “giá trị”
• Bất cứ khi nào bạn muốn lọc một kết quả cụ thể, bạn có thể nhập biến vào hộp “bộ lọc”. Ví dụ: nếu tôi chỉ muốn xem doanh số bán hàng của một tỉnh cụ thể hoặc của một tháng.

Hàng hay cột?

Nếu bạn chỉ xử lý một biến phân loại thì việc bạn sử dụng biến nào không quan trọng. Cả hai sẽ dễ đọc.

Nhưng khi chúng ta muốn xem xét 2 thứ cùng lúc, chẳng hạn như doanh số bán hàng được tạo ra ở một “tỉnh” và theo “thể loại”, thì bạn sẽ phải kết hợp và xem cái nào hoạt động tốt nhất. Hãy thử đặt một cái vào hàng và cái kia vào cột và xem bạn có thích bảng tổng hợp kết quả không.

Không có quy tắc cố định nào để quyết định vị trí chèn từng biến. Đặt nó theo cách dễ đọc dữ liệu.

Bài đọc liên quan

• Cách tạo báo cáo dự án với Microsoft Project
• Cách tạo báo cáo và cách trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ các dự án của bạn được quản lý với MS Project
• ZURB Foundation: Khung CSS giao diện người dùng cho giao diện người dùng đáp ứng
• Làm thế nào và chi phí nào để tham gia vào Microsoft Project Cost Management
• Blockchain nó có nghĩa là gì, nó là gì và làm thế nào để sử dụng nó

Ercole Palmeri