Cách tạo báo cáo và cách trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ các dự án của bạn được quản lý với MS Project

Người quản lý dự án sau khi lập kế hoạch dự án sẽ tập trung vào việc thu thập và giám sát dữ liệu.

Phân tích hiệu suất dự án và cập nhật trạng thái dự án bằng cách liên lạc với các bên liên quan.

Thời gian đọc ước tính: 8 minuti

Khi có sự khác biệt giữa những gì được lên kế hoạch và hiệu suất thực tế của dự án, chúng tôi có một Biến thể. Sự thay đổi được đo lường chủ yếu về thời gian và về chi phí.

Báo cáo giám sát dự án Microsoft

Có nhiều cách khác nhau để xem hoạt động có biến thể, tức là tìm bằng chứng về sự khác biệt giữa ước tính và số dư cuối cùng.

Dưới đây chúng ta thấy 4 phương pháp:

Phương pháp 1 - Chế độ xem đồ họa thông qua giám sát Gantt

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Chế độ xem hoạt động lựa chọn Xác minh Gantt trong danh sách thả xuống Biểu đồ Gantt.
Bạn có thể so sánh các thanh Gantt "hiện đang được lên lịch" với các thanh Gantt "được lên kế hoạch ban đầu". Bạn có thể thấy những nhiệm vụ đã được bắt đầu muộn hơn so với kế hoạch, hoặc yêu cầu nhiều công việc hơn để hoàn thành.

Phương pháp 2 - Chế độ xem đồ họa cho chi tiết Gantt

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Chế độ xem hoạt động lựa chọn Chi tiết Gantt trong danh sách thả xuống Biểu đồ Gantt

Phương pháp 3 - Bảng phương sai

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Cho lựa chọn thay đổi trong danh sách thả xuống Tabella

Phương pháp 4: bộ lọc

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Cho lựa chọn Bộ lọc khác trong danh sách thả xuống bộ lọcvà chọn một bộ lọc như Hoạt động muộn, Hoạt động trượt,... Vv ...
Microsoft Project sẽ lọc danh sách tác vụ để chỉ hiển thị các hoạt động được lọc trong quy trình này. Vì vậy, nếu bạn chọn Hoạt động muộn, chỉ các hoạt động không đầy đủ sẽ được hiển thị. Bất kỳ hoạt động đã hoàn thành sẽ không được hiển thị.

Quản lý chi phí dự án

Để kiểm tra chi phí trong vòng đời dự án, bạn nên biết các điều khoản này và ý nghĩa của chúng trong Microsoft Project

• Chi phí cơ bản - Tất cả các chi phí theo kế hoạch như được lưu trong kế hoạch cơ bản.
• thực tế - Chi phí phát sinh cho các hoạt động, tài nguyên hoặc bài tập.
• Chi phí còn lại - Chênh lệch giữa chi phí cơ bản / hiện tại và chi phí thực tế.
• Chi phí hiện tại: khi các kế hoạch được sửa đổi do phân bổ hoặc loại bỏ tài nguyên hoặc cộng hoặc trừ tài sản, MS Project 2013 sẽ tính toán lại tất cả các chi phí. Điều này sẽ xuất hiện bên dưới các trường có nhãn Chi phí hoặc Tổng chi phí. Nếu bạn bắt đầu theo dõi chi phí thực tế, nó sẽ bao gồm chi phí thực tế + chi phí còn lại (hoạt động không hoàn chỉnh) cho mỗi hoạt động.
• Phương sai - Chênh lệch giữa chi phí cơ bản và tổng chi phí (chi phí hiện tại hoặc kế hoạch).

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Cho lựa chọn Phí tổn trong danh sách thả xuống Tabella

Bạn sẽ có thể xem tất cả các thông tin liên quan. Bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc để xem các hoạt động vượt quá ngân sách của mình.

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Cho lựa chọn Các bộ lọc khác trong danh sách thả xuống Bộ lọc. Cuối cùng sđắc cử Chi phí ngoài ngân sách và xác nhận với nút ứng dụng

Báo cáo chi phí tài nguyên dự án

Đối với một số tổ chức, chi phí tài nguyên là chi phí chính và đôi khi là chi phí duy nhất, vì vậy những chi phí này phải được giám sát chặt chẽ.

Bấm vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Xem tài nguyên lựa chọn Danh sách tài nguyên

Để biết chi phí, nhấp vào tab quang cảnh trong thanh menu, trong nhóm Cho lựa chọn Phí tổn trong danh sách thả xuống Tabella

Chúng ta có thể sắp xếp cột Chi phí để xem tài nguyên nào đắt nhất và ít tốn kém nhất.

Để sắp xếp, bạn cần nhấp vào mũi tên bộ lọc tự động trong tiêu đề cột Chi phí. Khi menu thả xuống xuất hiện, nhấp vào Thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Bạn có thể sử dụng hàm AutoFilter cho mỗi cột, bằng cách đặt hàng cột Phương sai, bạn sẽ có thể thấy mô hình phương sai.

Bộ lọc tự động

Báo cáo dự án

Microsoft Project đi kèm với một bộ báo cáo và bảng điều khiển được thiết lập sẵndefiniti. Bạn sẽ tìm thấy tất cả chúng trong tab Report. Bạn cũng có thể tạo và tùy chỉnh các báo cáo đồ họa cho dự án của bạn.

Báo cáo bảng điều khiển (Bảng điều khiển)

Bấm vào Report → Xem nhóm Report → Bảng điều khiển.

Báo cáo tài nguyên

Bấm vào Report → Xem nhóm Report → Tài nguyên.

Báo cáo chi phí

Bấm vào Report → Xem nhóm Report → Chi phí.

Báo cáo tiến độ công việc

Nhấp vào Report → Xem nhóm Report → Đang tiến hành.

Báo cáo tùy chỉnh

Bấm vào Report → Xem nhóm Report → Báo cáo mới.

Có bốn lựa chọn.

• trống: tạo một báo cáo trắng. Sử dụng Công cụ báo cáo - Tab Thiết kế để thêm đồ họa, bảng, văn bản và hình ảnh.
• đồ thị: Tạo biểu đồ so sánh Công việc thực tế, Công việc còn lại và Công việc theo mặc địnhdefinita. Sử dụng bảng Danh sách trường để chọn một số trường để so sánh. Bạn có thể thay đổi hình thức của biểu đồ bằng cách nhấp vào tab Công cụ biểu đồ, Thiết kế và Bố cục.
• bàn: Tạo bảng. Sử dụng bảng Danh sách trường để chọn các trường sẽ hiển thị trong bảng (Tên, Bắt đầu, Kết thúc và % Hoàn thành xuất hiện theo mặc địnhdefinita). Hộp cấp độ phác thảo cho phép bạn chọn số cấp độ trong phác thảo dự án mà bảng sẽ hiển thị. Bạn có thể thay đổi giao diện của bảng bằng cách nhấp vào tab Công cụ, tab Thiết kế và Bố cục.
• Đối đầu: tạo hai biểu đồ cạnh nhau. Các biểu đồ sẽ có cùng dữ liệu lúc đầu. Bạn có thể nhấp vào một trong các biểu đồ và chọn dữ liệu mong muốn trong ngăn Danh sách trường để bắt đầu phân biệt chúng.

Câu hỏi thường gặp

Bài đọc liên quan

• Cách tạo báo cáo dự án với Microsoft Project
• Cách tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Project
• Làm thế nào và chi phí nào để tham gia vào Microsoft Project Cost Management
• Cách đặt ngày làm việc trong Microsoft Project: Project Calendar
• Cách tùy chỉnh in dự án Gantt trong Microsoft Project

Ercole Palmeri