Các bài viết

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Project

Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh và là công cụ quản lý dự án tuyệt vời được sử dụng để xử lý các nhiệm vụ, phát triển kế hoạch dự án, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.

Biểu đồ thanh cung cấp một bức tranh trực quan rõ ràng, trong một tài liệu duy nhất, về tất cả các hoạt động của dự án, trình tự của chúng theo thời gian, các mốc quan trọng, ngày bắt đầu và kết thúc, thời hạn và tổng quan chung về cách dự án đang phát triển.

Tất cả các diễn viên, trong quá trình thực hiện dự án, có thể dễ dàng hiểu nhóm đang ở đâu, những gì đã được thực hiện cho đến thời điểm đó, những gì vẫn đang chờ xử lý và trạng thái hoàn thành của dự án là gì.

Có nhiều giải pháp phần mềm quản lý dự án cho phép bạn tạo biểu đồ Gantt và làm việc trên các dự án. Microsoft Project là một trong số đó.

Mục lục

Thời gian đọc ước tính: 8 minuti

Cách tạo biểu đồ Gantt của Microsoft Project

Để tạo biểu đồ Gantt của Microsoft Project, bạn cần chuẩn bị danh sách các nhiệm vụ mà sau này sẽ xuất hiện trên biểu đồ Gantt của bạn. Nên liệt kê các nhiệm vụ theo thứ tự chúng cần được thực hiện để dự án được tổ chức và dễ hiểu.

Bây giờ tôi đã có danh sách nhiệm vụ, tôi mở một dự án trống và thêm tất cả các nhiệm vụ này vào dự án của mình. Để thực hiện việc này, bạn cần sao chép và dán chúng hoặc nhấp vào trường tên tác vụ và nhập tên của từng tác vụ. Tại thời điểm này, bạn sẽ không thấy biểu đồ Gantt ở bên phải vì chúng tôi chưa có biểu đồ này defixác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các hoạt động.

Ngoài ra, nếu bạn có các nhiệm vụ liên quan đến nhau, bạn có thể nhóm chúng thành các nhiệm vụ phụ. Điều này có thể hữu ích cho các dự án lớn hơn vì nó cho phép bạn thu gọn các phần của dự án để tiết kiệm không gian màn hình và giúp điều hướng danh sách nhiệm vụ dễ dàng hơn. Chỉ cần đánh dấu các hàng nhiệm vụ liên quan và nhấp vào nút thụt lề phải trong dải băng. Điều này sẽ biến các nhiệm vụ được đánh dấu thành nhiệm vụ phụ của mục.

Bây giờ chúng ta đã liệt kê và sắp xếp tất cả các nhiệm vụ của mình thành các nhiệm vụ phụ, defiHãy đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc để chúng ta có thể bắt đầu xây dựng tiến độ dự án thực tế.

Bấm vào trường ngày bắt đầu và sử dụng bộ chọn ngày để chọn ngày bắt đầu nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thực hiện thủ công và tự nhập ngày.

Làm tương tự cho ngày kết thúc. Nhấp vào trường ngày kết thúc và sử dụng bộ chọn ngày hoặc nhập ngày theo cách thủ công. Nếu muốn, bạn chỉ cần nhập thời lượng vào trường thời lượng và MS Project sẽ tự động tính ngày kết thúc.

Khi tất cả nhiệm vụ đều có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, đây là thời điểm tốt để thêm các mốc quan trọng cho dự án. Các cột mốc quan trọng có thể giúp bạn đảm bảo dự án của bạn chạy đúng thời hạn và cho biết sự kết thúc của các giai đoạn dự án cụ thể.

Có một số cách để thêm các mốc quan trọng vào dự án của bạn.

a. Nhập thời hạn 0 ngày cho nhiệm vụ đã có trong danh sách. MS Project sẽ tự động chuyển nhiệm vụ này thành một cột mốc quan trọng.

b. Hoặc nhập hàng mà bạn muốn tạo cột mốc và nhấp vào nút cột mốc.

Vì các cột mốc quan trọng thường được sử dụng để đánh dấu sự kết thúc của một giai đoạn cụ thể của dự án nên việc liên kết các hoạt động phù hợp với các cột mốc đó sẽ rất hữu ích. Chỉ cần đánh dấu các nhiệm vụ cần liên kết với cột mốc quan trọng và nhấp vào nút Liên kết trên dải băng.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các mốc quan trọng trong Microsoft Project, bạn có thể đọc hướng dẫn nhanh tại đây .

Bây giờ, biểu đồ Microsoft Project Gantt của bạn đã sẵn sàng.

Mẫu và ví dụ về biểu đồ Gantt của Microsoft Project

Mẫu biểu đồ Gantt là danh sách nhiệm vụ được tạo sẵn, được sắp xếp ở chế độ lập kế hoạch và hiển thị trên dòng thời gian. Chúng có thể có sẵn ở các định dạng khác nhau tùy thuộc vào chương trình bạn làm việc. Mẫu biểu đồ Gantt trong Microsoft Project sẽ luôn ở định dạng mpp. định dạng trong trường hợp bạn muốn tải nó vào chương trình đó hoặc lưu nó sau.

Bạn có thể sử dụng mẫu của ai đó hoặc tạo mẫu của riêng bạn. Để làm được điều này, trước hết, bạn cần tạo một ví dụ về biểu đồ Gantt trong Microsoft Project, sau đó bạn sẽ tạo một mẫu trên đó. Khi bạn đã có ví dụ, hãy mở dự án bạn muốn sử dụng làm mẫu Microsoft Project.

Vì vậy, đi lên File → Options → Save → Save templates để chọn nơi bạn muốn lưu mẫu mới này.

Chọn File → Export → Save Project as File → Project Template . Vậy bạn sẽ thấy "Save As" và bạn sẽ phải chọn tên tệp và loại dự án là Mẫu dự án.