Як аналізувати хід проекту за прогнозами в Microsoft Project

Базовий рівень є ключовим для проведення аналізу проекту, а отже, для порівняння поточної ситуації з очікуваною. 

Коли ви встановлюєте прогноз у Project (можна встановити до 11), програма робить знімок вашого розкладу та значень витрат, які потім можна використовувати для порівняння поточних значень із запланованими вами спочатку. 

Що можна зробити з базовими лініями проекту? 

І як ви дивитеся на них, якщо у вас їх більше одного?

Приблизний час читання: 11 хвилин

Збережіть більше одного baseline це корисно робити аналіз проектуі корисний у кількох ситуаціях. Припустімо, що ви включили запит на суттєву зміну у свій план проекту. Збереження вихідної базової лінії є гарною ідеєю, особливо коли ви хочете відповісти на запитання зацікавлених сторін про те, чому велика різниця порівняно з початковими датами та вартістю. У той же час ви можете використовувати новий прогноз із запитом на зміну, щоб відстежувати ефективність плану з наявним запитом на зміну.

Вам може знадобитися один baseline додаткові, коли проект зазнає інших типів змін: зацікавлені сторони значно збільшують або зменшують обсяг проекту, або проект з вищим пріоритетом тимчасово призупиняє ваш. Початкові базові лінії більше не створюють значних відхилень, тому потрібен новий прогноз, щоб відобразити переглянуті графік і витрати.

Більше baseline вони також можуть допомогти документувати тенденції з часом. Скажімо, ваш проект відстає від графіка, і ви реалізуєте стратегію відновлення. Ви можете зберегти baseline оригінальний, але встановіть новий, використовуючи діючі значення перед початком відновлення. Таким чином, ви можете порівняти початкові дисперсії з дисперсіями відновлення, щоб побачити, чи допомагає корекція курсу. Інший спосіб оцінити тенденції – це додати базові показники в ключових точках проекту, наприклад, у кожному фінансовому кварталі або, можливо, наприкінці кожної фази.

Налаштування більше baseline

Якщо ви збираєтеся використовувати більше baseline, було б гарною ідеєю заархівувати один другий копія baseline оригінальні, наприклад, у полях Baseline 1. Таким чином, у вас є копія baseline оригінал для нащадків. У той же час ви можете зберегти свій останній прогноз у полях Baseline di Project, щоб було легко побачити відхилення від останнього базового рівня в полях попереднього відхиленняdefiнічний.

Ось як встановити кілька базових ліній, легко відстежуючи відхилення для останньої:

1. Перейдіть до розділу «Розклад» на вкладці «Проект» і виберіть «Установити прогноз» –> «Установити прогноз». Відкриється діалогове вікно налаштування baseline.
2. У розділі «Набір baseline“, збережіть перший baseline вибравши Baseline1.
3. Переконайтеся, що вибрано параметр «Весь проект». Ця опція зберігає базові значення для всього проекту, що ви хочете в перший раз.
4. Натисніть OK. Проект зберігає поточні значення початку, кінця, тривалості, зусиль і вартості у відповідних полях, таких як очікуваний початок1, очікуваний кінець1, очікувана тривалість1, очікувана робота1 та очікувана вартість1.
5. Негайно повторіть кроки з 1 по 4, щоб зберегти baseline оригінал вдруге, але цього разу як baseline.

Коли відкриється діалогове вікно налаштування baseline після збереження хоча б одного baseline, набір baseline» показує останню збережену дату для baseline. Наприклад, базові лінії, які було встановлено, мають «(востаннє збережено дд/мм/рр)» додано в кінці їхніх імен, де дд/мм/рр — це остання збережена дата для цього baseline.

Якщо ви спробуєте встановити a baseline який уже було збережено, Project попереджає вас, що baseline було використано та запитує, чи бажаєте ви перезаписати його. Натисніть Так, щоб перезаписати існуючі значення baseline (наприклад, якщо ви використали всі 11 базових ліній і хочете повторно використати старішу). Якщо ви не бажаєте змінювати його, натисніть «Ні», а потім у діалоговому вікні «Налаштування». baseline, Оберіть одне baseline інший.

Коли ти будеш готовий врятувати іншого baseline, ось що ви робите:

1. У розділі «Розклад» на вкладці «Проект» виберіть «Установити прогноз» –> «Установити прогноз».
2. У розділі «Набір baseline“, виберіть Baseline2, щоб остаточно зберегти другий baseline. Переконайтеся, що вибрано «Весь проект», а потім натисніть «ОК».
3. Негайно збережіть знову поточний графік проекту як базовий. Таким чином, поля відхилення, такі як початкове відхилення, кінцеве відхилення та відхилення вартості, показують відхилення між поточними значеннями та значеннями baseline найновіший.

Примітка. Для кожного додаткового прогнозу збережіть графік проекту один раз як прогноз і один раз як наступний порожній прогноз.

Перегляд кількох базових ліній

Коли ви хочете порівняти свій поточний прогрес із baseline новіше, режим відстеження Ганта ідеальний. Показує кольорові панелі завдань для поточного розкладу над сірими панелями завдань для очікуваних дат початку та завершення.

Однак, якщо ви зберігаєте більше одного базового рівня, ви можете переглянути їх одночасно, щоб порівняти ефективність одного з іншим. Перегляд Ганта з кількома базовими лініями показує різнокольорові смужки активності для базової лінії, базової лінії 1 і базової лінії 2. Для цього перегляду в розділі «Перегляди активності» на вкладці «Перегляд» виберіть «Більше переглядів» -> «Більше переглядів». У діалоговому вікні Більше переглядів двічі клацніть Кілька базових ліній Ганта. Більше базових ліній Ганта показують панелі завдань тільки для Baseline, Baseline1 і Baseline2. Не відображає панелі завдань для поточного розкладу.

Для перегляду різні baseline або кілька базових ліній, ви можете змінити вигляд кількома способами. Зі стрічки можна переглянути будь-який baseline бажаний у будь-якому перегляді діаграми Ганта. Відкрийте потрібний вид діаграми Ганта, а потім виберіть вкладку «Формат». У розділі «Стилі панелей» клацніть стрілку вниз baseline, а потім виберіть baseline ви хочете переглянути. Наприклад, якщо ви переглядаєте режим відстеження Ганта, за замовчуваннямdefinita використовує Baseline для основних смужок активності. Проте, якщо вибрати Baseline2 у меню Baseline Bar Styles на вкладці Format, базові панелі завдань відображатимуть дати Baseline2.

Але що, якщо ви бажаєте переглядати смуги активності від Baseline1 до Baseline4, щоб оцінити тенденції з часом? Якщо так, ви можете змінити defiбачення, щоб зробити саме це.

1. Скопіюйте подання Ганта кількох базових ліній і назвіть його FourBaselines. (Коли відображено багатобазове подання Ганта, у розділі «Перегляди завдань» на вкладці «Перегляд» виберіть «Інші подання» -> «Інші подання». У діалоговому вікні «Інші подання» натисніть «Копіювати», введіть нове ім’я в полі «Ім’я», а потім клацніть клацніть OK Повернувшись у діалогове вікно More Views, клацніть Close.
2. В інструментах діаграми Ганта | На вкладці «Формат» у розділі «Стилі панелей» клацніть «Формат» -> «Стилі панелей». Відкриється діалогове вікно «Стилі панелі».
3. Виберіть рядок панелі завдань, який потрібно скопіювати (наприклад, Baseline2), а потім натисніть «Вирізати рядок».
4. Перш ніж щось робити, клацніть «Вставити рядок», щоб вставити вирізаний рядок там, де він був спочатку.
5. Виберіть рядок нижче, куди потрібно вставити скопійований рядок, а потім знову натисніть «Вставити рядок». Project вставляє іншу копію рядка безпосередньо над вибраним рядком.
6. Змініть клітинки «Назва», «Від» і «Кому» нового рядка відповідно до baseline що ви хочете показати. Наприклад, щоб відобразити Baseline3, змініть назву, щоб включити Baseline3, а потім у клітинках From і To виберіть Baseline3 Start і Baseline3 End відповідно.
7. На вкладці «Смуги» в нижній половині діалогового вікна «Стилі панелей» виберіть потрібну форму та колір панелі. У Baseline1, Baseline2 і Baseline3 уже використовуються червоний, синій і зелений, тому виберіть такий колір, як бірюзовий, оранжевий або фіолетовий. У полі «Фігура» виберіть вузьку верхню, центральну або нижню панель.
8. Якщо ви включаєте більше трьох базових ліній у поданні Ганта з кількома базовими лініями, ви повинні додати другий рядок панелі завдань до подання. У діалоговому вікні «Стилі панелі» в клітинку «Рядок панелі завдань» введіть 2 щоб сказати Project розташувати панель завдань baseline у другому рядку діаграми Ганта.
9. Повторіть кроки з 3 по 8, щоб створити смужки активності для розділених, етапних і підсумкових дій для прогнозування.

Ось як вони виглядають defiстилів барів, коли ви додаєте інший baseline при вигляді:

А ось як виглядає краєвид із більш ніж трьома наборами смуг baseline.

А проміжні плани?

У діалоговому вікні «Установити прогноз» є другий параметр: «Установити проміжний план». На відміну від прогнозів проекту, тимчасові плани вони зберігають лише початкову та кінцеву дати, а не тривалість, витрати та роботу. Орієнтовні плани є пережитком попередніх версій Project, коли програма пропонувала лише базову лінію.

Навіть з 11 базовими лініями, які зараз пропонує проект, попередні плани можуть стати в нагоді. Якщо ви імпортуєте розклад проекту з Project 2002 і ранішої версії (таке може статися), будь-яка додаткова інформація про прогноз потрапляє в поля проміжного плану (від Start1/End1 до Start10/End10). Ви можете скопіювати ці дані з полів «Початок» і «Кінець» проміжного плану (наприклад, «Початок2/Кінець2») у поля прогнозу, наприклад «Базова лінія2». Ви також можете зберігати проміжні плани як часткові прогнози серед ваших збережених повних прогнозів.

Часті питання

Пов'язані читання

• Як створити діаграму Ганта в Microsoft Project
• Як складати звіти та як витягувати структуровані дані з ваших проектів, якими керується MS Project
• Versace обирає Board для трансформації процесів планування роздрібної торгівлі
• Як видалити легенду в роздруківці Microsoft Project Gantt
• Як захистити свій сайт розробки паролем

Ercole Palmeri