Các bài viết

Cách phân tích tiến độ dự án so với dự báo trong Microsoft Project

Đường cơ sở là chìa khóa để thực hiện phân tích dự án và do đó so sánh tình hình hiện tại với tình hình dự kiến. 

Khi bạn đặt dự báo trong Project (bạn có thể thiết lập tối đa 11), chương trình sẽ chụp nhanh các giá trị lịch trình và chi phí của bạn, sau đó bạn có thể sử dụng ảnh chụp nhanh này để so sánh các giá trị hiện tại với các giá trị bạn dự định ban đầu. 

Bạn có thể làm gì với đường cơ sở của Dự án? 

Và làm thế nào để bạn xem chúng khi bạn có nhiều hơn một?

Thời gian đọc ước tính: 11 minuti

Lưu nhiều hơn một baseline nó rất hữu ích để làm phân tích dự án, và rất hữu ích trong một số trường hợp. Giả sử bạn kết hợp một yêu cầu thay đổi lớn vào kế hoạch dự án của mình. Giữ nguyên đường cơ sở ban đầu là một ý tưởng hay, đặc biệt khi bạn muốn trả lời câu hỏi từ các bên liên quan về lý do tại sao lại có sự khác biệt lớn so với ngày và chi phí ban đầu. Đồng thời, bạn có thể sử dụng dự báo mới với yêu cầu thay đổi để theo dõi hiệu suất của kế hoạch khi có yêu cầu thay đổi.

Bạn có thể cần một cái baseline bổ sung khi dự án gặp phải các loại thay đổi khác: các bên liên quan tăng hoặc giảm đáng kể phạm vi của dự án hoặc dự án có mức độ ưu tiên cao hơn tạm thời khiến dự án của bạn bị tạm dừng. Các đường cơ sở ban đầu không còn tạo ra những khác biệt đáng kể nữa, vì vậy cần có một dự báo mới để phản ánh lịch trình và chi phí đã sửa đổi.

Hơn baseline họ cũng có thể giúp ghi lại các xu hướng theo thời gian. Giả sử dự án của bạn bị chậm tiến độ và bạn thực hiện chiến lược phục hồi. Bạn có thể giữ baseline gốc, nhưng hãy đặt một cái mới bằng cách sử dụng các giá trị có hiệu lực trước khi bắt đầu khôi phục. Bằng cách này, bạn có thể so sánh các phương sai ban đầu với các phương sai phục hồi để xem việc điều chỉnh hướng đi có hữu ích hay không. Một cách khác để đánh giá xu hướng là thêm đường cơ sở tại các điểm chính trong dự án, chẳng hạn như trong mỗi quý tài chính hoặc có thể ở cuối mỗi giai đoạn.

Cài đặt thêm baseline

Nếu bạn có ý định sử dụng nhiều hơn baseline, bạn nên lưu trữ một cái thứ hai bản sao của baseline bản gốc, ví dụ, trong các lĩnh vực Baseline 1. Bằng cách này, bạn có một bản sao của baseline nguyên bản cho hậu thế. Đồng thời, bạn có thể giữ dự đoán mới nhất của mình trong các trường Baseline di Project, để dễ dàng thấy được sự khác biệt so với đường cơ sở gần đây nhất của bạn trong các trường Trước phương saidefiđêm.

Dưới đây là cách đặt nhiều đường cơ sở trong khi dễ dàng theo dõi các sai lệch cho đường cơ sở gần đây nhất:

  1. Chuyển đến phần Lịch trình của tab Dự án và chọn Đặt dự báo -> Đặt dự báo. Hộp thoại Cài đặt sẽ mở ra baseline.
  2. Trong phần “Bộ baseline“, lưu cái đầu tiên baseline bằng cách chọn Baseline1.
  3. Đảm bảo tùy chọn “Toàn bộ dự án” được chọn. Tùy chọn này lưu các giá trị cơ bản cho toàn bộ dự án, đây là điều bạn muốn ở lần đầu tiên.
  4. Bấm vào đồng ý. Dự án lưu trữ các giá trị bắt đầu, kết thúc, thời lượng, nỗ lực và chi phí hiện tại trong các trường tương ứng, chẳng hạn như Bắt đầu dự kiến1, Kết thúc dự kiến1, Thời lượng dự kiến1, Công việc dự kiến1 và Chi phí dự kiến1.
  5. Lặp lại ngay các bước từ 1 đến 4 để lưu baseline ban đầu lần thứ hai, nhưng lần này giống như baseline.

Khi hộp thoại Cài đặt mở ra baseline sau khi lưu ít nhất một baseline, bộ baseline” hiển thị ngày lưu cuối cùng cho baseline. Ví dụ: các đường cơ sở đã được đặt có “(lần lưu cuối cùng vào ngày/ngày/năm)” được thêm vào cuối tên của chúng, trong đó mm/dd/yy là ngày được lưu lần cuối cho điều đó baseline.

Nếu bạn cố gắng thiết lập một baseline đã được lưu, Project sẽ cảnh báo bạn rằng baseline đã được sử dụng và hỏi bạn có muốn ghi đè lên nó không. Bấm Có để ghi đè các giá trị hiện có của baseline (ví dụ: nếu bạn đã sử dụng tất cả 11 đường cơ sở và muốn sử dụng lại đường cơ sở cũ hơn). Nếu không muốn ghi đè thì nhấn No sau đó trong hộp thoại Setup baseline, chọn một baseline khác nhau.

Khi bạn đã sẵn sàng để cứu một người khác baseline, đây là những gì bạn làm:

  1. Trong phần Lịch trình của tab Dự án, chọn Đặt dự báo -> Đặt dự báo.
  2. Trong phần “Bộ baseline“, chọn Baseline2 để lưu vĩnh viễn cái thứ hai baseline. Đảm bảo chọn “Toàn bộ dự án”, sau đó nhấp vào OK.
  3. Lưu lại ngay lập tức tiến độ dự án hiện tại làm Đường cơ sở. Bằng cách này, các trường Phương sai như Phương sai bắt đầu, Phương sai kết thúc và Phương sai chi phí hiển thị phương sai giữa các giá trị hiện tại và giá trị của baseline gần đây nhất.

Lưu ý: Đối với mỗi dự báo bổ sung, hãy lưu lịch trình dự án một lần làm dự báo và một lần làm dự báo trống tiếp theo.

Xem nhiều đường cơ sở

Khi bạn muốn so sánh tiến độ hiện tại của mình với baseline mới hơn, chế độ xem Theo dõi Gantt là hoàn hảo. Hiển thị các thanh tác vụ được tô màu cho lịch trình hiện tại phía trên các thanh tác vụ màu xám cho ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến.

Tuy nhiên, nếu bạn lưu nhiều đường cơ sở, bạn có thể muốn xem chúng cùng lúc để có thể so sánh hiệu suất của đường cơ sở này với đường cơ sở tiếp theo. Chế độ xem Gantt nhiều đường cơ sở hiển thị các thanh hoạt động có màu khác nhau cho Đường cơ sở, Đường cơ sở 1 và Đường cơ sở 2. Đối với chế độ xem này, trong phần Chế độ xem hoạt động của tab Xem, chọn Thêm chế độ xem -> Thêm chế độ xem. Trong hộp thoại Thêm dạng xem, bấm đúp vào Nhiều đường cơ sở Gantt. Thêm đường cơ sở Gantt hiển thị thanh tác vụ chỉ cho Đường cơ sở, Đường cơ sở1 và Đường cơ sở2. Không hiển thị thanh tác vụ cho lịch trình hiện tại.

Bản tin đổi mới
Đừng bỏ lỡ những tin tức quan trọng nhất về đổi mới. Đăng ký để nhận chúng qua email.

Để xem khác nhau baseline hoặc nhiều đường cơ sở, bạn có thể thay đổi chế độ xem theo nhiều cách. Từ ribbon bạn có thể xem bất kỳ baseline mong muốn trong bất kỳ chế độ xem biểu đồ Gantt nào. Hiển thị chế độ xem biểu đồ Gantt mà bạn muốn, sau đó chọn tab Định dạng. Trong phần Bar Styles, nhấp vào mũi tên xuống baseline, sau đó chọn baseline bạn muốn xem. Ví dụ: nếu bạn xem chế độ xem Theo dõi Gantt, theo mặc địnhdefinita sử dụng Đường cơ sở cho các thanh hoạt động cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn chọn Baseline2 trong menu Kiểu thanh cơ sở trên tab Định dạng, các thanh tác vụ cơ sở sẽ phản ánh ngày của Baseline2.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn chế độ xem hiển thị các thanh hoạt động từ Baseline1 đến Baseline4 để đánh giá xu hướng theo thời gian? Nếu vậy, bạn có thể thay đổi defitưởng tượng về tầm nhìn để làm việc đó.

  1. Sao chép chế độ xem Gantt của nhiều đường cơ sở và đặt tên là FourBaselines. (Với chế độ xem Gantt đa đường cơ sở được hiển thị, trong phần Chế độ xem tác vụ của tab Xem, chọn Thêm chế độ xem ->Chế độ xem khác. Trong hộp thoại Chế độ xem khác, bấm Sao chép, nhập tên mới vào hộp Tên rồi bấm nhấp vào OK. Quay lại hộp thoại Chế độ xem khác, nhấp vào Đóng.
  2. Trong Công cụ Biểu đồ Gantt | Trên tab Định dạng, trong phần Kiểu Thanh, bấm Định dạng -> Kiểu Thanh. Hộp thoại Bar Styles sẽ mở ra.
  3. Chọn hàng cho thanh tác vụ mà bạn muốn sao chép (ví dụ: Baseline2), sau đó bấm vào Cắt hàng.
  4. Trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác, hãy nhấp vào Dán Hàng để chèn hàng đã cắt vào vị trí ban đầu.
  5. Chọn hàng bên dưới nơi bạn muốn chèn hàng đã sao chép, sau đó bấm vào Dán hàng lần nữa. Project chèn một bản sao khác của hàng ngay phía trên hàng đã chọn.
  6. Thay đổi các ô Tên, Từ và Đến của hàng mới để khớp với baseline mà bạn muốn hiển thị. Ví dụ: để hiển thị Baseline3, hãy đổi tên để bao gồm Baseline3, sau đó, trong các ô Từ và Đến, chọn Baseline3 Start và Baseline3 End tương ứng.
  7. Trên tab Bars ở nửa dưới của hộp thoại Bar Styles, chọn hình dạng và màu sắc bạn muốn cho thanh. Baseline1, Baseline2 và Baseline3 đã sử dụng màu đỏ, xanh lam và xanh lục, vì vậy hãy chọn các màu như xanh mòng két, cam hoặc tím. Trong hộp Hình dạng, chọn thanh trên cùng, giữa hoặc dưới cùng hẹp.
  8. Nếu bạn bao gồm nhiều hơn ba đường cơ sở trong chế độ xem Gantt nhiều đường cơ sở của mình, bạn phải thêm hàng thanh tác vụ thứ hai vào chế độ xem. Trong hộp thoại Kiểu Thanh, trong ô Hàng Thanh tác vụ, nhập 2 yêu cầu Project định vị thanh tác vụ của baseline trên hàng thứ hai trong biểu đồ Gantt.
  9. Lặp lại các bước từ 3 đến 8 để tạo các thanh hoạt động cho các hoạt động phân chia, cột mốc và tóm tắt để dự báo.

Đây là những gì họ trông giống như deficác kiểu thanh khác nhau khi bạn thêm một kiểu khác baseline khi nhìn thấy:

Và đây là giao diện với hơn ba bộ thanh trong baseline.

Và các kế hoạch tạm thời?

Hộp thoại Đặt dự báo có tùy chọn thứ hai: “Đặt kế hoạch tạm thời”. Khác với dự báo của dự án, kế hoạch tạm thời họ chỉ lưu ngày bắt đầu và ngày kết thúc chứ không lưu thời lượng, chi phí và công việc. Các kế hoạch dự kiến ​​là sự kế thừa từ các phiên bản trước của Project, khi chương trình chỉ đưa ra đường cơ sở.

Ngay cả với 11 đường cơ sở mà Dự án hiện đưa ra, các kế hoạch dự kiến ​​vẫn có thể hữu ích. Nếu bạn nhập lịch trình dự án từ Project 2002 trở về trước (điều này có thể xảy ra), mọi thông tin bổ sung về dự báo sẽ xuất hiện trong các trường kế hoạch tạm thời (Start1/End1 đến Start10/End10). Bạn có thể sao chép dữ liệu này từ các trường Bắt đầu và Kết thúc của kế hoạch tạm thời (ví dụ: Bắt đầu 2/Kết thúc 2) vào các trường dự báo như Baseline2. Bạn cũng có thể lưu các kế hoạch tạm thời dưới dạng dự báo một phần trong số các dự báo đầy đủ đã lưu của mình.

Câu hỏi thường gặp

Lợi tức đầu tư (ROI) là gì?

Lợi tức đầu tư (ROI) là thước đo hiệu suất được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoặc lợi nhuận của một khoản đầu tư hoặc so sánh hiệu quả của một số khoản đầu tư khác nhau. ROI tìm cách đo lường trực tiếp số tiền lãi của một khoản đầu tư cụ thể, so với chi phí đầu tư.
Để tính ROI, lợi ích (hoặc lợi nhuận) của khoản đầu tư được chia cho chi phí đầu tư. Kết quả được biểu thị dưới dạng phần trăm hoặc tỷ lệ.

Thiết kế Agile là gì và nó hoạt động như thế nào?

Phương pháp Agile là một phương pháp phát triển lặp đi lặp lại, nhằm đáp ứng nhu cầu không ngừng phát triển của khách hàng. Quá trình phát triển linh hoạt tiến hành như một loạt các lần lặp lại hoặc chạy nước rút, với những cải tiến gia tăng được thực hiện trong mỗi lần chạy nước rút. Bởi vì các dự án linh hoạt không có phạm vi cố định nên các phương pháp linh hoạt có tính thích ứng và công việc lặp đi lặp lại được thúc đẩy bởi câu chuyện của người dùng và sự tham gia của khách hàng.

Phương pháp đường dẫn quan trọng có nghĩa là gì?

Phương pháp đường tới hạn được sử dụng để ước tính khoảng thời gian ngắn nhất cần thiết để hoàn thành một dự án và để xác định mức lợi nhuận cho các hoạt động không nằm trong đường tới hạn.
Phương pháp này chia dự án thành các nhiệm vụ công việc, hiển thị chúng trong sơ đồ, sau đó tính toán thời lượng dự án dựa trên thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ. Xác định các hoạt động quan trọng về mặt thời gian.

Phương pháp Giá trị kiếm được là gì?

Phương pháp Giá trị kiếm được được áp dụng để đo lường hiệu suất và tiến độ của dự án về phạm vi, thời gian và chi phí. Nó dựa trên việc sử dụng giá trị kế hoạch (trong đó các phần ngân sách được phân bổ cho tất cả các hoạt động của dự án) và giá trị thu được (khi tiến độ được đo lường bằng giá trị kế hoạch thu được khi hoàn thành các hoạt động).

Bài đọc liên quan

Ercole Palmeri

Bản tin đổi mới
Đừng bỏ lỡ những tin tức quan trọng nhất về đổi mới. Đăng ký để nhận chúng qua email.

Bài viết gần đây

Sự can thiệp sáng tạo vào thực tế tăng cường, với người xem Apple tại Phòng khám đa khoa Catania

Một ca phẫu thuật tạo hình mắt bằng cách sử dụng trình xem thương mại Apple Vision Pro đã được thực hiện tại Phòng khám đa khoa Catania…

3 May 2024

Lợi ích của việc tô màu cho trẻ em - thế giới kỳ diệu dành cho mọi lứa tuổi

Phát triển kỹ năng vận động tinh thông qua tô màu giúp trẻ chuẩn bị cho những kỹ năng phức tạp hơn như viết. Để tô màu…

2 May 2024

Tương lai là đây: Ngành vận tải biển đang cách mạng hóa nền kinh tế toàn cầu như thế nào

Ngành hải quân là một cường quốc kinh tế toàn cầu thực sự, đang hướng tới thị trường 150 tỷ...

1 May 2024

Các nhà xuất bản và OpenAI ký thỏa thuận điều chỉnh luồng thông tin được Trí tuệ nhân tạo xử lý

Thứ Hai tuần trước, Financial Times đã công bố một thỏa thuận với OpenAI. FT cấp phép cho hoạt động báo chí đẳng cấp thế giới…

30 tháng tư 2024

Đọc Đổi mới bằng ngôn ngữ của bạn

Bản tin đổi mới
Đừng bỏ lỡ những tin tức quan trọng nhất về đổi mới. Đăng ký để nhận chúng qua email.

Theo chúng tôi