Kako analizirati napredak projekta u odnosu na prognoze u Microsoft Projectu

Polazno stanje je ključ za izvođenje analize projekta, a samim tim i za poređenje trenutne situacije sa očekivanom. 

Kada postavite prognozu u Projektu (možete postaviti do 11), program pravi snimak vašeg rasporeda i vrijednosti troškova, koje zatim možete koristiti da uporedite trenutne vrijednosti s onima koje ste prvobitno planirali. 

Šta možete učiniti sa osnovnim linijama projekta? 

A kako ih gledate kada ih imate više?

Predviđeno vrijeme čitanja: 11 minute

Sačuvajte više od jednog baseline to je korisno uraditi analiza projekta, a koristan je u nekoliko situacija. Pretpostavimo da u svoj plan projekta ugrađujete zahtjev za veliku promjenu. Zadržavanje originalne osnovne linije je dobra ideja, posebno kada želite odgovoriti na pitanja dionika o tome zašto je velika razlika u odnosu na originalne datume i troškove. Istovremeno, možete koristiti novo predviđanje sa zahtjevom za promjenu da biste pratili učinak plana sa zahtjevom za promjenu na mjestu.

Možda će vam trebati jedan baseline dodatno kada projekat doživi druge vrste promena: zainteresovane strane značajno povećavaju ili smanjuju obim projekta, ili projekat višeg prioriteta privremeno stavlja vaš na čekanje. Originalne osnovne linije više ne proizvode značajne varijacije, tako da je potrebna nova prognoza koja odražava revidirani raspored i troškove.

Još baseline oni također mogu pomoći dokumentiranju trendova tokom vremena. Recimo da je vaš projekat kasnio i da implementirate strategiju oporavka. Možete zadržati baseline original, ali postavite novi koristeći važeće vrijednosti prije pokretanja vraćanja. Na ovaj način možete uporediti originalne varijanse sa varijacijama oporavka da vidite pomaže li korekcija kursa. Drugi način za procjenu trendova je dodavanje osnovnih linija u ključnim tačkama projekta, kao što je u svakom fiskalnom kvartalu ili možda na kraju svake faze.

Postavljanje više baseline

Ako namjeravate koristiti više baseline, dobra je ideja arhivirati jedan drugi kopija baseline original, na primjer, na poljima Baseline 1. Na ovaj način imate kopiju baseline original za potomke. Istovremeno, možete zadržati svoje najnovije predviđanje na poljima Baseline di Project, tako da je lako vidjeti odstupanja od vaše najnovije osnovne linije u poljima Pre Variancedefinite.

Evo kako postaviti više osnovnih linija uz jednostavno praćenje varijacija za najnoviju:

1. Idite na odjeljak Raspored na kartici Projekt i odaberite Postavi prognozu –> Postavi prognozu. Otvara se dijalog Setup baseline.
2. U “Set baseline“, sačuvajte prvu baseline odabirom Baseline1.
3. Provjerite je li odabrana opcija “Cijeli projekt”. Ova opcija sprema osnovne vrijednosti za cijeli projekat, što želite prvi put.
4. Kliknite OK. Projekt pohranjuje trenutne vrijednosti početka, kraja, trajanja, napora i troškova u odgovarajućim poljima, kao što su Očekivani početak1, Očekivani završetak1, Očekivano trajanje1, Očekivani rad1 i Očekivani trošak1.
5. Odmah ponovite korake 1 do 4 da sačuvate baseline original drugi put, ali ovaj put kao baseline.

Kada se otvori dijalog Setup baseline nakon što sačuvate barem jednu baseline, “Set baseline” prikazuje posljednji sačuvani datum za baseline. Na primjer, osnovne linije koje su postavljene imaju "(zadnji put sačuvano mm/dd/gg)" dodano na kraj njihovih imena, gdje je mm/dd/gg zadnji spremljeni datum za to baseline.

Ako pokušate postaviti a baseline koji je već sačuvan, Project vas upozorava da je baseline je korišten i pita da li želite da ga prepišete. Kliknite Da da prepišete postojeće vrijednosti baseline (na primjer, ako ste koristili svih 11 osnovnih linija i želite ponovo koristiti stariju). Ako ne želite da ga poništite, kliknite na Ne, a zatim u dijalogu Podešavanje baseline, izaberi jedno baseline drugačiji.

Kada budeš spreman da spasiš drugog baseline, evo šta radite:

1. U odjeljku Raspored na kartici Projekt odaberite Postavi prognozu –>Postavi prognozu.
2. U “Set baseline“, odaberite Baseline2 da trajno sačuvate drugi baseline. Provjerite je li odabran "Cijeli projekat", a zatim kliknite na OK.
3. Odmah ponovo sačuvajte trenutni raspored projekta kao osnovni. Na ovaj način, polja varijanse kao što su početna varijansa, završna varijansa i varijansa troškova pokazuju varijanse između trenutnih vrijednosti i onih u baseline najnovije.

Napomena: Za svaku dodatnu prognozu, spremite plan projekta jednom kao prognozu i jednom kao narednu praznu prognozu.

Pregledanje više osnovnih linija

Kada želite da uporedite svoj trenutni napredak sa baseline noviji, prikaz Ganttovog praćenja je savršen. Prikazuje obojene trake zadataka za trenutni raspored iznad sivih traka zadataka za očekivane datume početka i završetka.

Međutim, ako sačuvate više od jedne osnovne linije, možda ćete želeti da ih pregledate u isto vreme kako biste mogli da uporedite performanse jedne sa sledećom. Višestruki osnovni Ganttov prikaz prikazuje trake aktivnosti u različitim bojama za početnu liniju, početnu liniju 1 i osnovnu liniju 2. Za ovaj prikaz, u odjeljku Prikazi aktivnosti na kartici Prikaz, odaberite Više prikaza -> Više prikaza. U dijaloškom okviru Više prikaza dvaput kliknite na Multiple Baselines Gantt. Više Ganttovih linija prikazuje trake zadataka solo za Baseline, Baseline1 i Baseline2. Ne prikazuje trake zadataka za trenutni raspored.

Za pregled drugačije baseline ili više osnovnih linija, možete promijeniti prikaz na nekoliko načina. Sa trake možete vidjeti bilo koju baseline željeno u bilo kojem prikazu Ganttograma. Prikažite željeni prikaz Ganttograma, a zatim odaberite karticu Format. U odeljku Stilovi trake kliknite na strelicu nadole baseline, zatim odaberite baseline želite da pogledate. Na primjer, ako vidite Gantov prikaz praćenja, prema zadanim postavkamadefinita koristi Baseline za osnovne trake aktivnosti. Međutim, ako odaberete Baseline2 u izborniku Baseline Bar Styles na kartici Format, osnovne trake zadataka odražavaju Baseline2 datume.

Ali šta ako želite da prikaz prikazuje trake aktivnosti od Početne1 do Polazne 4 da biste procijenili trendove tokom vremena? Ako jeste, možete promijeniti defiideja vizije da uradi upravo to.

1. Kopirajte Ganttov prikaz višestrukih osnovnih linija i nazovite ga kao FourBaselines. (Sa prikazanim Ganttovim prikazom sa više baznih linija, u odjeljku Prikazi zadataka na kartici Prikaz, odaberite Više prikaza ->Više pogleda. U dijaloškom okviru Više prikaza kliknite na Kopiraj, upišite novo ime u polje Ime, a zatim kliknite kliknite OK. Vratite se u dijalog Više prikaza kliknite Zatvori.
2. U alatima za gantogram | Na kartici Format, u odjeljku Stilovi trake, kliknite na Format ->Stilovi trake. Otvara se dijalog Stilovi trake.
3. Odaberite red za traku zadataka koji želite duplicirati (na primjer, Baseline2), a zatim kliknite na Izreži red.
4. Prije nego što učinite bilo šta drugo, kliknite na Zalijepi red da biste umetnuli izrezani red tamo gdje je prvobitno bio.
5. Odaberite red ispod u koji želite da umetnete kopirani red, a zatim ponovo kliknite Zalijepi red. Project umeće drugu kopiju reda neposredno iznad izabranog reda.
6. Promijenite ćelije Ime, Od i Do u novom redu tako da odgovaraju baseline koje želite da pokažete. Na primjer, da biste prikazali Baseline3, promijenite ime tako da uključuje Baseline3, a zatim u ćelijama Od i Do odaberite Baseline3 Start i Baseline3 End, respektivno.
7. Na kartici Bars u donjoj polovini dijaloga Stilovi trake odaberite oblik i boju koju želite za traku. Baseline1, Baseline2 i Baseline3 već koriste crvenu, plavu i zelenu, pa odaberite boju kao što je plavkasta, narandžasta ili ljubičasta. U okviru Oblik odaberite usku gornju, središnju ili donju traku.
8. Ako uključite više od tri osnovne linije u svoj višestruki Gantt prikaz osnovnih linija, morate dodati drugi red trake zadataka u prikaz. U dijaloškom okviru Stilovi trake, u ćeliji red na traci zadataka, otkucajte 2 da kaže Projectu da pozicionira traku zadataka baseline na drugom redu Ganttograma.
9. Ponovite korake od 3 do 8 da kreirate trake aktivnosti za podjele, prekretnice i sažete aktivnosti za predviđanje.

Evo kako izgledaju defipojmove stilova trake kada dodate još jedan baseline na vidiku:

A evo kako izgleda pogled sa više od tri seta šipki u baseline.

A privremeni planovi?

Dijaloški okvir Postavi prognozu ima drugu opciju: "Postavi privremeni plan". Za razliku od projektnih predviđanja, privremeni planovi oni samo čuvaju datum početka i završetka, a ne trajanje, troškove i rad. Privremeni planovi su zaostali od prethodnih verzija projekta, kada je program nudio samo osnovnu liniju.

Čak i sa 11 osnovnih linija koje Projekt sada nudi, probni planovi bi mogli biti korisni. Ako uvezete raspored projekta iz Project 2002 i starijih (ovo se može dogoditi), sve dodatne informacije o prognozi završavaju u poljima za privremeni plan (Početak1/Kraj1 do Početak10/Kraj10). Možete kopirati ove podatke iz polja Početak i Kraj privremenog plana (Početak2/Kraj2, na primjer) u polja predviđanja kao što je Osnovna linija2. Također možete spremiti privremene planove kao djelomične prognoze među svojim spremljenim potpunim prognozama.

Često postavljana pitanja

Related Readings

• Kako napraviti Ganttov grafikon u Microsoft Projectu
• Kako napraviti izvještaje i kako izvući strukturirane podatke iz svojih projekata kojima se upravlja s MS Projectom
• Versace bira Board da transformiše procese maloprodajnog planiranja
• Kako izbrisati legendu u Microsoft Project Gantt ispisu
• Kako zaštititi svoju razvojnu stranicu lozinkom

Ercole Palmeri