Как да правите отчети и как да извличате структурирани данни от вашите проекти, управлявани с MS Project

Ръководителят на проекта, след като създаде план на проекта, ще се съсредоточи върху събирането на данни и мониторинга.

Анализиране на изпълнението на проекта и актуализиране на статуса на проекта чрез комуникация със заинтересованите страни.

Съдържание

Очаквано време за четене: 8 Minuti

Когато има разлика между планираното и реалното изпълнение на проекта, имаме вариант. Вариантът се измерва главно по време и по отношение на разходите.

Доклад за наблюдение на проекта на Microsoft

Има различни начини за преглед на дейността с вариацията, т.е. намиране на доказателство за разликата между прогнозата и крайния баланс.

По-долу виждаме 4 метода:

Метод 1 - Графичен изглед чрез мониторинг на Гант

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Изгледи на активност изберете Проверка на Гант в падащия списък Графика на Гант
Можете да сравните баровете на Gantt, които са "в момента планирани", с "първоначално планираните" барове на Гант. Можете да видите кои задачи са стартирани по-късно от планираното или е необходимо да се извърши повече работа.

Метод 2 - Графичен изглед за детайли на Гант

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Изгледи на активност изберете Гант детайл в падащия списък Графика на Гант

Метод 3 - Таблица на дисперсиите

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Давам изберете промяна в падащия списък Tabelle

Метод 4: филтри

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Давам изберете Други филтри в падащия списък филтрии изберете филтър като Късни дейности, Плъзгаща дейност,... и т.н. ...
Microsoft Project ще филтрира списъка със задачи, за да показва само дейностите, филтрирани в този процес. Така че, ако изберете Късни дейности, ще бъдат показани само непълни дейности. Всяка вече приключена дейност няма да бъде показана.

Управление на разходите по проекта

За да разгледате разходите в жизнения цикъл на проекта, трябва да сте запознати с тези условия и какво означават в Microsoft Project

Основни разходи - Всички планирани разходи, записани в основния план.
действителни - разходи, направени за дейности, ресурси или задачи.
Оставащи разходи - Разлика между основни / текущи разходи и реални разходи.
Текущи разходи: когато плановете се променят поради разпределението или отстраняването на ресурси или добавянето или изваждането на активи, MS Project 2013 ще преизчисли всички разходи. Това ще се появи под полетата, означени като цена или обща цена. Ако сте започнали да проследявате действителната цена, тя ще включва действителната цена + оставащата цена (непълна дейност) за дейност.
Вариант - Разлика между основна цена и обща цена (текуща или планирана цена).

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Давам изберете Цена в падащия списък Tabelle

Ще можете да видите цялата подходяща информация. Можете също да използвате филтри, за да видите дейности, които надвишават бюджета ви.

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Давам изберете Други филтри в падащия списък Филтри. Накрая sновоизбран Разходи извън бюджета и потвърдете с бутона прилага

Отчет за разходите за ресурс на проекта

За някои организации разходите за ресурси са първични разходи, а понякога и единствени разходи, така че те трябва да бъдат внимателно наблюдавани.

Кликнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Преглед на ресурси изберете Списък на ресурсите

За разходи щракнете върху раздела изглед в лентата с менюта, в групата Давам изберете Цена в падащия списък Tabelle

Можем да сортираме графата разходи, за да видим кои са най-скъпите и най-скъпите ресурси.

За да сортирате, трябва да кликнете върху стрелката за автоматичен филтър в заглавката на колоната за разходи. Когато се появи падащото меню, щракнете върху Поръчай от най-голям до най-малък.

Можете да използвате функцията AutoFilter за всяка колона, като поръчате колоната Variance, ще можете да видите модела на дисперсия.

Автоматичен филтър

Доклад за проекта

Microsoft Project идва с предварително набор от отчети и табла за управлениеdefiniti. Ще ги намерите всички в раздела доклад, Можете също да създавате и персонализирате графични отчети за вашия проект.

Отчет за таблото за управление (табло за управление)

Кликнете върху доклад → Преглед на групата доклад → Табло за управление.

Доклад за ресурсите

Кликнете върху доклад → Преглед на групата доклад → Ресурси.

Отчет за разходите

Кликнете върху доклад → Преглед на групата доклад → Разходи.

Доклад за напредъка на работата

Натиснете доклад → Преглед на групата доклад → В ход.

Персонализирани отчети

Кликнете върху доклад → Преглед на групата доклад → Нов отчет.

Има четири варианта.

празен: създава бял доклад. Използвайте раздела Инструменти за отчет - Дизайн, за да добавяте графики, таблици, текст и изображения.
диаграма: Създава графика, сравняваща действителната работа, оставащата работа и работата по подразбиранеdefiнита. Използвайте панела Списък на полета, за да изберете няколко полета за сравнение. Можете да промените външния вид на диаграмата, като щракнете върху разделите Chart Tools, Design и Layout.
маса: Създайте таблица. Използвайте панела Списък с полета, за да изберете кои полета да се показват в таблицата (Име, Начало, Край и % завършено се показват по подразбиранеdefiнита). Полето за ниво на контур ви позволява да изберете броя на нивата в контура на проекта, които таблицата трябва да показва. Можете да промените външния вид на таблицата, като щракнете върху раздела Инструменти, разделите Дизайн и Оформление.
сравнение: създава две графики един до друг. Графиките ще имат същите данни в началото. Можете да щракнете върху една от графиките и да изберете желаните данни в панела със списък с полета, за да започнете да ги диференцирате.

Често задавани въпроси

Каква е целта на Microsoft Project като цяло?

Microsoft Project има за цел да помогне на потребителите да разработят реалистични цели на проекта чрез планиране добре обмислено управление на бюджета и разпределение на ресурсите.
Потребителите могат да създават проекти, да проследяват задачи и да отчитат резултатите.
Освен това дава на ръководителите на проекти и собствениците на проекти значителен контрол върху техните ресурси и финанси.
Това се постига чрез прости процеси за присвояване на ресурси на задачи и бюджети на проекти.

Microsoft Project Online VS Desktop: Каква е разликата?

MS Project Online и Project Desktop се различават значително.
MS Project Online обслужва множество потребители, които могат да възлагат задачи, да проследяват времето и да преглеждат други свързани елементи на проекта.
Десктоп версията е насочена предимно към ръководители на проекти, които я използват за defiниш и пистови дейности.

Как да създадете и управлявате график на проекта в MS Project Desktop?

Когато започнете a ново планиране, добавяте задачи и ги организирате ефективно, така че крайната дата на проекта да настъпи възможно най-скоро.
За да започнете да въвеждате първия си график и да получите първата си диаграма на Гант, следвайте стъпките, описани в тази статия.