Как да създадете отчет за проекта с Microsoft Project

С Microsoft Project можете да създавате и персонализирате голямо разнообразие от графични отчети.

Чрез работа и актуализиране на данни за проекта, отчетите, конфигурирани и свързани с проекта, се актуализират в реално време.

Съдържание

Очаквано време за четене: 9 Minuti

За да създадете отчет за проект, отворете проекта и щракнете върху раздела доклад.

В групата Преглед на отчета, кликнете върху иконата, която представлява вида на отчета, който искате, и изберете конкретния отчет.

Например, за да отворите отчета Обща информация за проекта, влизаме в менюто доклад, в групата Преглед на отчета кликнете върху иконата Табло след това кликнете върху опцията Обща информация за проекта

Докладът Обща информация за проекта комбинира графики и таблици, за да покаже къде е всяка фаза на проекта, предстоящи етапи и крайни срокове.

MS Project предоставя десетки готови за употреба отчети. В допълнение към тези предварително опаковани отчети можете да правите и персонализирани отчети. Можете да персонализирате съдържанието и външния вид на един от съществуващите отчети или да създадете нов от нулата.

Как да създадете свои собствени персонализирани отчети

Можете да изберете данните, които проектът показва във всяка част на отчет.

Кликнете върху таблицата или диаграмата, която искате да редактирате.

Използвайте панела вдясно на обекта, за да изберете полета, да покажете и филтрирате информация.

Когато щракнете върху диаграма, вдясно от графиката се появяват три бутона. С "+" можете да изберете графични елементи, с четката можете да промените стила, а с фунията можете да приложите филтри за бърз избор на елементи като етикети на данни и филтриране на информацията, въведена в графиката.

Нека се задълбочим с практически случай:

В доклада Обща информация, можете да промените пълната диаграма, за да видите критични вторични дейности вместо обобщени задачи от най-високо ниво:

Кликнете навсякъде в таблицата на% Завършване.

В прозореца „Списък със полета“ отидете на полето „Филтър“ и изберете Критично.

В полето Ниво на структурата изберете Ниво на 2. За този пример това е първото ниво на структурата, което съдържа вторични дейности, а не обобщени задачи.

Графиката се променя, когато правите избор.

Променете начина, по който се показва отчет

С Project контролирате появата на вашите отчети - от черно-бели, до цветни експлозии и ефекти.

Можете да създадете част от отчет с разделен изглед, така че да можете да видите промените в отчета в реално време, докато работите върху данните на проекта.

Щракнете навсякъде в отчета и след това щракнете Инструменти за маса за да видите опции за промяна на външния вид на целия отчет. От този раздел можете да промените шрифта, цвета или темата на целия отчет. Можете също да добавяте нови изображения (включително снимки), форми, графики или таблици.

Когато щракнете върху отделни елементи (графики, таблици и т.н.) на отчет, в горната част на екрана се показват нови раздели с опции за форматиране на тази част.

Инструменти за отчети -> Дизайн -> Текстово поле: форматиране на текстови полета;
Инструменти за отчитане -> Дизайн -> Изображения: добавяне на ефекти към изображения;
Таблица: Конфигуриране и промяна на таблици;
Графика: Конфигуриране и промяна на графики.

Когато щракнете върху диаграма, три бутона също се показват директно вдясно от диаграмата. Като кликнете върху бутона Графични стилове можете бързо да промените цветовете или стила на диаграмата.

Сега нека да разгледаме по-подробно с практически случай:

Да предположим, че искаме да подобрим външния вид на графиката Обща информация които намираме в падащото меню „Табло за управление“ в менюто „Отчет“.

Щракнете навсякъде в% Графика на завършване и след това щракнете Графични инструменти -> Дизайн.
Изберете нов стил от групата на графичните стилове. Този стил премахва линиите и добавя сенки към колоните.

Ако искате да придадете на графиката определена дълбочина, продължете с избора инструменти за диаграми> Дизайн> Промяна на типа диаграма.

Изберете Графична колона > и по-специално една от възможностите в 3D.

Добавете цвят на фона. Изберете елемента от менюто Графични инструменти> Форматиране > Попълване на формуляр и изберете нов цвят.
Променете цветовете на лентите от менюто. Щракнете върху лентите, за да ги изберете, след което щракнете Графични инструменти> Форматиране > Форма на контура и изберете нов цвят.
Само с няколко кликвания можете да промените облика на графиката.

Как да направите персонализиран отчет

Кликнете доклад > Нов отчет.
Изберете една от четирите опции и щракнете Изберете.
Дайте име на отчета си и започнете да добавяте информация към него.
Кликнете върху доклад > Нов отчет
Изберете една от четирите опции

Дайте име на вашия отчет и започнете да добавяте информация

празен: създава празна страница, която можете да попълните с помощта на инструментите във формата Графични инструменти> Дизайн> Добавяне на графичен елемент;
диаграма: Създава графика, сравняваща действителната работа, оставащата работа и работата по подразбиранеdefiнита. Използвайте панела Списък с полета, за да изберете няколко полета за сравнение и използвайте контролите, за да промените цвета и формата на диаграмата.
маса: Използвайте панела Списък с полета, за да изберете кои полета да се показват в таблицата (Име, Начало, Край и % завършено се показват по подразбиранеdefiнита). Полето Outline level ви позволява да изберете броя на нивата в профила на проекта, които да се показват. Можете да промените външния вид на таблицата в разделите Оформление на Инструменти за таблица и Инструменти за оформление на таблица.
сравнение: Задава две графики един до друг. Графиките имат същите данни в началото. Кликнете върху диаграма и изберете желаните данни в панела със списък с полета, за да започнете да ги диференцирате.

Всички графики, които създавате от нулата, са напълно адаптивни. Можете да добавяте и изтривате елементи и да променяте данните според вашите нужди.