Ako analyzovať priebeh projektu oproti prognózam v programe Microsoft Project

Základná línia je kľúčom k vykonaniu projektovej analýzy, a teda k porovnaniu súčasnej situácie s očakávanou. 

Keď v Projecte nastavíte prognózu (môžete nastaviť až 11), program urobí snímku vášho plánu a hodnôt nákladov, ktoré potom môžete použiť na porovnanie aktuálnych hodnôt s tými, ktoré ste pôvodne plánovali. 

Čo môžete robiť so základnými líniami projektu? 

A ako sa na ne pozeráte, keď ich máte viac?

Odhadovaný čas čítania: 11 minúty

Ušetrite viac ako jeden baseline je užitočné urobiť analýza projektua je užitočná v niekoľkých situáciách. Predpokladajme, že do svojho projektového plánu začleníte veľkú požiadavku na zmenu. Zachovanie pôvodnej základnej línie je dobrý nápad, najmä ak chcete odpovedať na otázky zainteresovaných strán o tom, prečo je veľký rozdiel v porovnaní s pôvodnými dátumami a nákladmi. Zároveň môžete použiť novú prognózu so žiadosťou o zmenu na sledovanie výkonnosti plánu so žiadosťou o zmenu.

Možno ho budete potrebovať baseline ďalšie, keď projekt zažije iné typy zmien: zainteresované strany výrazne zvýšia alebo znížia rozsah projektu alebo projekt s vyššou prioritou dočasne pozastaví váš. Pôvodné základné línie už nevytvárajú významné odchýlky, takže je potrebná nová prognóza, ktorá by odrážala revidovaný harmonogram a náklady.

viac baseline môžu tiež pomôcť zdokumentovať trendy v priebehu času. Povedzme, že váš projekt zaostáva za plánom a implementujete stratégiu obnovy. Môžete si ponechať baseline pôvodný, ale pred spustením obnovy nastavte nový pomocou platných hodnôt. Týmto spôsobom môžete porovnať pôvodné odchýlky s odchýlkami obnovy, aby ste zistili, či korekcia kurzu pomáha. Ďalším spôsobom, ako vyhodnotiť trendy, je pridať základné línie v kľúčových bodoch projektu, napríklad v každom fiškálnom štvrťroku alebo možno na konci každej fázy.

Nastavenie viac baseline

Ak máte v úmysle použiť viac baseline, je dobré si jeden archivovať druhý kópiu baseline originál, napríklad na poliach Baseline 1. Týmto spôsobom máte kópiu baseline originál pre potomkov. Zároveň si v poliach môžete ponechať svoju najnovšiu predpoveď Baseline di Project, aby bolo ľahké vidieť odchýlky od vašej poslednej základnej línie v poliach Pred odchýlkadefinoc.

Tu je postup, ako nastaviť viacero základných línií a zároveň jednoducho sledovať odchýlky pre najnovšiu:

1. Prejdite do časti Plán na karte Projekt a vyberte možnosť Nastaviť predpoveď –> Nastaviť predpoveď. Otvorí sa dialógové okno Nastavenie baseline.
2. V časti „Súprava baseline“, uložte prvý baseline výberom Baseline1.
3. Uistite sa, že je vybratá možnosť „Celý projekt“. Táto možnosť uloží základné hodnoty pre celý projekt, čo je to, čo chcete prvýkrát.
4. Kliknite na tlačidlo OK. Project ukladá aktuálne hodnoty začiatku, konca, trvania, úsilia a nákladov do príslušných polí, ako sú Predpokladaný začiatok1, Očakávané dokončenie1, Očakávané trvanie1, Očakávaná práca1 a Očakávané náklady1.
5. Okamžite zopakujte kroky 1 až 4, aby ste súbor uložili baseline originál druhýkrát, ale tentoraz rád baseline.

Keď sa otvorí dialógové okno Nastavenie baseline po uložení aspoň jedného baseline, sada baseline“ zobrazuje posledný uložený dátum pre baseline. Napríklad základné čiary, ktoré boli nastavené, majú na koniec svojich názvov pridané „(naposledy uložené v mm/dd/rr)“, kde mm/dd/rr je posledný uložený dátum. baseline.

Ak sa pokúsite nastaviť a baseline ktorý už bol uložený, Project vás upozorní, že baseline bol použitý a spýta sa, či ho chcete prepísať. Kliknutím na tlačidlo Áno prepíšete existujúce hodnoty baseline (ak ste napríklad použili všetkých 11 základných čiar a chcete znova použiť staršiu). Ak ho nechcete prepísať, kliknite na tlačidlo Nie a potom v dialógovom okne Nastavenie baseline, vyber jeden baseline rôzne.

Keď ste pripravení uložiť ďalšie baseline, tu je to, čo robíte:

1. V časti Plán na karte Projekt vyberte Nastaviť predpoveď –>Nastaviť predpoveď.
2. V časti „Súprava baseline“, vyberte Baseline2 na trvalé uloženie druhého baseline. Uistite sa, že je vybratá možnosť „Celý projekt“ a potom kliknite na tlačidlo OK.
3. Okamžite znova uložte aktuálny harmonogram projektu ako základný plán. Týmto spôsobom polia rozptylu, ako je počiatočný rozptyl, konečný rozptyl a rozptyl nákladov, zobrazujú rozdiely medzi aktuálnymi hodnotami a hodnotami baseline najnovšie.

Poznámka: Pre každú ďalšiu predpoveď uložte plán projektu raz ako predpoveď a raz ako nasledujúcu prázdnu prognózu.

Zobrazenie viacerých základných línií

Keď chcete porovnať svoj aktuálny pokrok s baseline novšie je zobrazenie Ganttovho sledovania dokonalé. Zobrazuje farebné lišty úloh pre aktuálny plán nad sivými lištami úloh pre očakávané dátumy začiatku a konca.

Ak však uložíte viac ako jednu základnú líniu, možno ich budete chcieť zobraziť súčasne, aby ste mohli porovnať výkonnosť jednej s druhou. Viacnásobné základné Ganttovo zobrazenie zobrazuje rôzne farebné pruhy aktivity pre základný plán, základný plán 1 a základný plán 2. Pre toto zobrazenie v časti Zobrazenia aktivity na karte Zobraziť vyberte položku Ďalšie zobrazenia -> Ďalšie zobrazenia. V dialógovom okne Ďalšie zobrazenia dvakrát kliknite na položku Viacnásobné základné línie Gantt. Ďalšie Ganttove základné línie zobrazujú panely úloh iba pre Baseline, Baseline1 a Baseline2. Nezobrazuje panely úloh pre aktuálny plán.

Ak chcete zobraziť iné baseline alebo viaceré základné línie, môžete zmeniť pohľad niekoľkými spôsobmi. Na páse s nástrojmi môžete zobraziť ľubovoľné baseline požadované v akomkoľvek zobrazení Ganttovho diagramu. Zobrazte požadované zobrazenie Ganttovho grafu a potom vyberte kartu Formát. V časti Štýly pruhov kliknite na šípku nadol baseline, potom vyberte baseline chcete zobraziť. Ak napríklad zobrazíte zobrazenie Tracking Gantt, predvolenedefinita používa Baseline pre základné aktivity. Ak však vyberiete možnosť Baseline2 v ponuke Štýly panela Baseline na karte Formát, základné panely úloh budú odrážať dátumy Baseline2.

Ale čo ak chcete, aby zobrazenie zobrazovalo pruhy aktivity od Baseline1 do Baseline4 na vyhodnotenie trendov v priebehu času? Ak áno, môžete zmeniť defivízie urobiť práve to.

1. Skopírujte Ganttov pohľad na viaceré základné línie a pomenujte ho ako FourBaselines. (Pri zobrazenom Ganttovom zobrazení viacerých základných línií vyberte v sekcii Zobrazenia úloh na karte Zobraziť položky Ďalšie zobrazenia -> Ďalšie zobrazenia. V dialógovom okne Ďalšie zobrazenia kliknite na položku Kopírovať, do poľa Názov zadajte nový názov a potom kliknite na položku Späť v dialógovom okne Ďalšie zobrazenia kliknite na tlačidlo Zavrieť.
2. V nástrojoch Ganttovho diagramu | Na karte Formát v časti Štýly pruhov kliknite na položku Formát -> Štýly pruhov. Otvorí sa dialógové okno Štýly pruhov.
3. Vyberte riadok pre panel úloh, ktorý chcete duplikovať (napríklad Baseline2), potom kliknite na položku Vystrihnúť riadok.
4. Predtým, ako urobíte čokoľvek iné, kliknite na Prilepiť riadok a vložte vystrihnutý riadok tam, kde bol pôvodne.
5. Vyberte riadok nižšie, kam chcete vložiť skopírovaný riadok, a potom znova kliknite na položku Prilepiť riadok. Project vloží ďalšiu kópiu riadka bezprostredne nad vybratý riadok.
6. Zmeňte bunky Name, From a To v novom riadku tak, aby sa zhodovali s baseline ktoré chcete ukázať. Napríklad, ak chcete zobraziť Baseline3, zmeňte názov tak, aby zahŕňal Baseline3, potom v bunkách Od a Do vyberte Baseline3 Start a Baseline3 End.
7. Na karte Pruhy v dolnej polovici dialógového okna Štýly pruhov vyberte požadovaný tvar a farbu pruhu. Základná čiara1, základná čiara2 a základná čiara3 už používajú červenú, modrú a zelenú farbu, takže si vyberte farbu ako modrozelená, oranžová alebo fialová. V poli Tvar vyberte úzku hornú, strednú alebo spodnú lištu.
8. Ak zahrniete viac ako tri základné línie do viacnásobného základného Ganttovho zobrazenia, musíte do zobrazenia pridať druhý riadok na paneli úloh. V dialógovom okne Štýly panelov do bunky Riadok panela úloh zadajte 2 povedať Projectu, aby umiestnil panel úloh baseline na druhom riadku Ganttovho diagramu.
9. Opakujte kroky 3 až 8, aby ste vytvorili pruhy aktivít pre rozdelenie, míľnik a súhrnné aktivity pre prognózy.

Takto vyzerajú definitions barových štýlov, keď pridáte ďalší baseline pri pohľade:

A takto vyzerá pohľad s viac ako tromi sadami tyčí baseline.

A predbežné plány?

Dialógové okno Nastaviť predpoveď má druhú možnosť: „Nastaviť predbežný plán“. Na rozdiel od prognóz projektu, dočasné plány ukladajú iba dátumy začiatku a konca, nie trvanie, náklady a prácu. Predbežné plány sú pozostatkom predchádzajúcich verzií Projectu, keď program ponúkal iba základnú líniu.

Aj keď projekt teraz ponúka 11 základných línií, predbežné plány by sa mohli hodiť. Ak importujete plán projektu z Project 2002 a staršieho (môže sa to stať), všetky ďalšie informácie o prognóze skončia v poliach dočasného plánu (Začiatok1/Koniec1 až Začiatok10/Koniec10). Tieto údaje môžete skopírovať z polí Začiatok a Koniec dočasného plánu (napríklad Začiatok2/Koniec2) do polí prognózy, ako je Základná línia2. Dočasné plány môžete tiež uložiť ako čiastočné prognózy medzi uložené úplné prognózy.

Často kladené otázky

Súvisiace čítania

• Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Microsoft Project
• Ako vytvárať správy a ako extrahovať štruktúrované údaje z vašich projektov spravovaných pomocou MS Project
• Versace si vybral Board na transformáciu procesov maloobchodného plánovania
• Ako odstrániť legendu vo výtlačku Microsoft Project Gantt
• Ako chrániť vývojové miesto pomocou hesla

Ercole Palmeri