Sådan opretter du en projektrapport med Microsoft Project

Med Microsoft Project kan du oprette og tilpasse en lang række grafiske rapporter.

Ved at arbejde og opdatere projektdata opdateres de rapporter, der er konfigureret og forbundet til projektet, i realtid.

Estimeret læsetid: 9 minutter

For at oprette en projektrapport skal du åbne projektet og klikke på fanen Rapport.

I gruppen Se rapport, skal du klikke på det ikon, der repræsenterer den type rapport, du ønsker, og vælg den specifikke rapport.

For eksempel for at åbne rapporten Generel projektinformation, vi går ind i menuen Rapport, i gruppen Se rapport Klik på ikonet Hovedmenu Klik derefter på indstillingen Generel projektinformation

Rapporten Generel projektinformation kombinerer grafer og tabeller for at vise, hvor hver fase af projektet er, kommende milepæle og tidsfrister.

MS Project leverer snesevis af klar-til-brug rapporter. Ud over disse forpakkede rapporter kan du også oprette tilpassede rapporter. Du kan tilpasse indholdet og udseendet til en af ​​de eksisterende rapporter eller oprette en ny fra bunden.

Sådan opretter du dine egne personaliserede rapporter

Du kan vælge de data, som projektet viser i en hvilken som helst del af en rapport.

Klik på tabellen eller diagrammet, du vil redigere.

Brug panelet til højre for objektet til at vælge felter, til at vise og filtrere oplysninger.

Når du klikker på et diagram, vises tre knapper til højre for diagrammet. Med "+" kan du vælge grafiske elementer, med børsten kan du ændre stil, og med tragten kan du anvende filtre til hurtigt at vælge elementer som datamærkater og filtrere de oplysninger, der er indtastet i grafen.

Lad os uddybe med en praktisk sag:

I rapporten Generel information, kan du ændre det komplette diagram for at se kritiske sekundære aktiviteter i stedet for oversigtsopgaver på øverste niveau:

Klik hvor som helst i tabellen% færdiggørelse.

Gå til feltlistefeltet, gå til feltet Filter og vælg Kritisk.

Vælg 2-niveau i boksen Strukturniveau. I dette eksempel er dette det første niveau i strukturen, der indeholder sekundære aktiviteter i stedet for resumeopgaver.

Grafen ændres, når du foretager valg.

Skift, hvordan en rapport vises

Med Project kontrollerer du udseendet på dine rapporter, fra sort / hvid, til farveeksplosioner og effekter.

Du kan oprette en del af en rapport i en delt visning, så du kan se rapporten ændre i realtid, mens du arbejder med projektdataene.

Klik hvor som helst i rapporten, og klik derefter på Tabelværktøjer for at få vist muligheder for at ændre udseendet på hele rapporten. Fra denne fane kan du ændre skrifttype, farve eller tema for hele rapporten. Du kan også tilføje nye billeder (inklusive fotos), figurer, grafik eller tabeller.

Når du klikker på individuelle elementer (diagrammer, tabeller osv.) I en rapport, vises nye faner øverst på skærmen med indstillinger til formatering af den del.

• Rapportværktøjer -> Design -> Tekstboks: formatering af tekstfelter;
• Rapportværktøjer -> Design -> Billeder: tilføj effekter til billeder;
• Tabel: Konfigurer og rediger tabeller;
• Graf: Konfigurer og rediger grafer.

Når du klikker på et diagram, vises tre knapper også direkte til højre for diagrammet. Ved at klikke på knappen Grafiske stilarter du kan hurtigt ændre farver eller stil på diagrammet.

Lad os nu gå nærmere ind på med en praktisk sag:

Antag, at vi ønsker at forbedre grafens udseende Generel information som vi finder i rullemenuen Dashboard i menuen Rapport.

1. Klik hvor som helst i% -afslutningsoversigten, og klik derefter på Grafiske værktøjer -> Design.
2. Vælg en ny stil fra gruppen Grafiske stilarter. Denne stil fjerner linjerne og tilføjer skygger til kolonnerne.

Sådan opretter du en tilpasset rapport

• Klik Rapport > Ny rapport.
• Vælg en af ​​de fire indstillinger, og klik derefter på Type.
• Giv din rapport for at navngive og begynde at tilføje oplysninger til den.
•  Klik på Rapport > Ny rapport
• Vælg en af ​​de fire indstillinger

Giv din rapport et navn, og start med at tilføje oplysninger

• tom: opretter en tom side, som du kan udfylde ved hjælp af værktøjerne på formularen Grafiske værktøjer> Design> Tilføj grafisk element;
• Grafico: Opretter en graf, der sammenligner faktisk arbejde, resterende arbejde og arbejde som standarddefinita. Brug feltlistepanelet til at vælge flere felter til sammenligning, og brug kontrollerne til at ændre farven og formatet på diagrammet.
• bord: Brug feltlisten til at vælge, hvilke felter der skal vises i tabellen (navn, start, slut og % fuldført vises som standarddefinita). I boksen Dispositionsniveau kan du vælge antallet af niveauer i projektprofilen, der skal vises. Du kan ændre tabellens udseende på Layout-fanerne i Tabelværktøjer og Tabellayoutværktøjer.
• Sammenligning: Sætter to grafer side om side. Graferne har de samme data i begyndelsen. Klik på et diagram og vælg de ønskede data i feltlistefeltet for at begynde at differentiere dem.

Al grafik, du opretter fra bunden, kan tilpasses helt. Du kan tilføje og slette elementer og ændre dataene i henhold til dine behov.

Del en rapport

1. Klik hvor som helst i rapporten.
2. Klik Rapportværktøjsdesign > Kopier rapport.
3. Klik hvor som helst i rapporten.
4. Klik på Rapportværktøjsdesigner> Kopier rapport.

Indsæt rapporten i ethvert program, der viser grafik.

Relaterede læsninger

• Sådan udarbejdes rapporter, og hvordan man uddrager strukturerede data fra dine projekter, der administreres med MS Project
• 70% af administrerende direktører siger, at deres netværk bremser virksomhedens vækst, ifølge en ny undersøgelse fra NTT
• Hvordan og hvilke omkostninger man skal indgå i Microsoft Project Cost Management
• WEB-side: fejl ikke at begå - Del II
• Den Europæiske Innovationsfond: offentliggjort en rapport om fremskridtene inden for innovative lavemissionsteknologier

Ercole Palmeri