Как да анализирате напредъка на проекта спрямо прогнози в Microsoft Project

Базовата линия е ключът към извършването на анализ на проекта и следователно сравняването на текущата ситуация с очакваната. 

Когато зададете прогноза в Project (можете да зададете до 11), програмата прави моментна снимка на вашия график и стойности на разходите, които след това можете да използвате, за да сравните текущите стойности с тези, които първоначално сте планирали. 

Какво можете да направите с базовите линии на проекта? 

И как ги гледате, когато имате повече от един?

Очаквано време за четене: 11 Minuti

Запазете повече от един baseline полезно е да се направи анализ на проекта, и е полезен в няколко ситуации. Да предположим, че включите голяма заявка за промяна в плана на вашия проект. Запазването на първоначалната базова линия е добра идея, особено когато искате да отговорите на въпроси от заинтересовани страни относно причината за голямата разлика в сравнение с първоначалните дати и разходи. В същото време можете да използвате новата прогноза с искането за промяна, за да проследите изпълнението на плана с налична заявка за промяна.

Може да ви потрябва baseline допълнително, когато даден проект претърпява други видове промени: заинтересованите страни значително увеличават или намаляват обхвата на проекта или проект с по-висок приоритет временно спира вашия. Първоначалните базови линии вече не дават значителни отклонения, така че е необходима нова прогноза, която да отразява преработения график и разходи.

| Повече ▼ baseline те също могат да помогнат за документиране на тенденциите във времето. Да приемем, че проектът ви изостава от графика и прилагате стратегия за възстановяване. Можете да запазите baseline оригинал, но задайте нов, като използвате стойностите в сила, преди да започнете възстановяването. По този начин можете да сравните първоначалните вариации с вариациите за възстановяване, за да видите дали корекцията на курса помага. Друг начин за оценка на тенденциите е да добавите базови линии в ключови моменти от проекта, като например през всяко фискално тримесечие или може би в края на всяка фаза.

Настройка на повече baseline

Ако възнамерявате да използвате повече baseline, добра идея е да архивирате един втори копие на baseline оригинал, например, в полетата Baseline 1. По този начин имате копие на baseline оригинал за потомството. В същото време можете да запазите най-новата си прогноза в полетата Baseline di Project, така че да е лесно да видите отклоненията от най-скорошната си базова линия в полетата за предварителна вариацияdefiкъсно.

Ето как да зададете множество базови линии, като същевременно лесно проследявате отклоненията за най-скорошната:

1. Отидете в секцията График на раздела Проект и изберете Задаване на прогноза –> Задаване на прогноза. Отваря се диалоговият прозорец за настройка baseline.
2. В „Комплект baseline“, запазете първото baseline като изберете Baseline1.
3. Уверете се, че е избрана опцията „Цял проект“. Тази опция запазва базовите стойности за целия проект, което искате за първи път.
4. Натиснете OK. Проектът съхранява текущите стойности за начало, край, продължителност, усилия и разходи в съответните полета, като например Очаквано начало1, Очаквано завършване1, Очаквана продължителност1, Очаквана работа1 и Очаквана цена1.
5. Незабавно повторете стъпки от 1 до 4, за да запазите baseline оригинален втори път, но този път като baseline.

Когато се отвори диалоговият прозорец за настройка baseline след запазване на поне един baseline, „Наборът baseline” показва последната запазена дата за baseline. Например базовите линии, които са били зададени, имат „(последно запазено на mm/dd/yy)“ добавено в края на техните имена, където mm/dd/yy е последната запазена дата за това baseline.

Ако се опитате да зададете a baseline който вече е запазен, Project ви предупреждава, че baseline е използван и пита дали искате да го презапишете. Щракнете върху Да, за да презапишете съществуващите стойности на baseline (например, ако сте използвали всичките 11 базови линии и искате да използвате повторно по-стара). Ако не искате да го замените, щракнете върху Не след това в диалоговия прозорец Настройка baseline, Избери един baseline различен.

Когато си готов да спасиш друг baseline, ето какво правиш:

1. В раздела График на раздела Проект изберете Задаване на прогноза –> Задаване на прогноза.
2. В „Комплект baseline“, изберете Baseline2, за да запазите за постоянно втория baseline. Уверете се, че е избран „Целият проект“, след което щракнете върху OK.
3. Запазете отново веднага текущия график на проекта като базова линия. По този начин полетата за отклонение като начална вариация, крайна вариация и разходна вариация показват разликите между текущите стойности и тези на baseline най-скорошен.

Забележка: За всяка допълнителна прогноза запазете графика на проекта веднъж като прогноза и веднъж като следваща празна прогноза.

Преглед на множество базови линии

Когато искате да сравните текущия си напредък с baseline по-нов, изгледът за проследяване на Гант е перфектен. Показва цветни ленти на задачите за текущия график над сивите ленти на задачите за очаквани начални и крайни дати.

Ако обаче запазите повече от една базова линия, може да искате да ги прегледате едновременно, за да можете да сравните ефективността на една със следващата. Изгледът на Gantt с множество базови линии показва различни цветни ленти на дейността за Baseline, Baseline 1 и Baseline 2. За този изглед в раздела Activity Views на раздела View изберете Още изгледи -> Още изгледи. В диалоговия прозорец More Views щракнете двукратно върху Multiple Baselines Gantt. Още базови линии на Гант показват ленти със задачи само за Baseline, Baseline1 и Baseline2. Не показва ленти със задачи за текущия график.

За да видите различни baseline или множество базови линии, можете да промените изгледа по няколко начина. От лентата можете да видите всеки baseline желани във всеки изглед на диаграма на Гант. Покажете желания изглед на диаграма на Гант и след това изберете раздела Форматиране. В секцията Стилове на лента щракнете върху стрелката надолу baseline, след което изберете baseline искате да видите. Например, ако видите изгледа Tracking Gantt, по подразбиранеdefinita използва Baseline за основни дейности. Ако обаче изберете Baseline2 в менюто Baseline Bar Styles в раздела Format, базовите ленти на задачите отразяват датите Baseline2.

Но какво ще стане, ако искате изглед, който да показва ленти на активността от Baseline1 до Baseline4, за да оцените тенденциите във времето? Ако е така, можете да промените defiидея за визия, за да направите точно това.

1. Копирайте изгледа на Гант на множество базови линии и го наименувайте FourBaselines. (При показан изглед на Gantt с множество базови линии, в секцията Изгледи на задачи на раздела Изглед изберете Още изгледи -> Още изгледи. В диалоговия прозорец Още изгледи щракнете върху Копиране, въведете ново име в полето Име и след това щракнете върху щракнете върху OK Върнете се в диалоговия прозорец Още изгледи щракнете върху Затвори.
2. В инструментите за диаграма на Гант | В раздела Форматиране, в секцията Стилове на лента щракнете върху Форматиране -> Стилове на лента. Отваря се диалоговият прозорец Стилове на лентата.
3. Изберете реда за лентата на задачите, който искате да дублирате (например Baseline2), след което щракнете върху Изрежи ред.
4. Преди да направите нещо друго, щракнете върху Поставяне на ред, за да вмъкнете изрязания ред там, където е бил първоначално.
5. Изберете реда по-долу, където искате да вмъкнете копирания ред, след което щракнете върху Поставяне на ред отново. Project вмъква друго копие на реда непосредствено над избрания ред.
6. Променете клетките Име, От и До на новия ред, за да съответстват на baseline които искате да покажете. Например, за да покажете Baseline3, променете името, така че да включва Baseline3, след което в клетките From и To изберете съответно Baseline3 Start и Baseline3 End.
7. В раздела Ленти в долната половина на диалоговия прозорец Стилове на лента изберете формата и цвета, които искате за лентата. Baseline1, Baseline2 и Baseline3 вече използват червено, синьо и зелено, така че изберете цвят като синьозелен, оранжев или лилав. В полето Форма изберете тясна горна, централна или долна лента.
8. Ако включите повече от три базови линии във вашия изглед на Гант с множество базови линии, трябва да добавите втори ред от лентата на задачите към изгледа. В диалоговия прозорец Стилове на лентата, в клетката Ред на лентата на задачите въведете 2 за да кажете на Project да позиционира лентата на задачите на baseline на втори ред в диаграмата на Гант.
9. Повторете стъпки от 3 до 8, за да създадете ленти на активността за разделяне, крайъгълен камък и обобщени дейности за прогнозиране.

Ето как изглеждат defiции на бар стилове, когато добавите друг baseline на гледката:

И ето как изглежда гледката с повече от три комплекта решетки в baseline.

А междинните планове?

Диалоговият прозорец Задаване на прогноза има втора опция: „Задаване на междинен план“. За разлика от прогнозите на проекта, временни планове те запазват само началната и крайната дата, а не продължителността, разходите и работата. Ориентировъчните планове са остатък от предишни версии на Project, когато програмата предлагаше само базова линия.

Дори с 11-те базови линии, които Project сега предлага, предварителните планове могат да бъдат полезни. Ако импортирате график на проект от Project 2002 и по-стари (това може да се случи), всяка допълнителна информация за прогнозата завършва в полетата на междинния план (Start1/End1 до Start10/End10). Можете да копирате тези данни от полетата Начало и Край на междинния план (Начало2/Край2, например) в прогнозни полета, като Baseline2. Можете също да запазите междинни планове като частични прогнози сред вашите запазени пълни прогнози.

Често задавани въпроси

Свързани четения

• Как да създадете диаграма на Гант в Microsoft Project
• Как да правите отчети и как да извличате структурирани данни от вашите проекти, управлявани с MS Project
• Versace избира Board за трансформиране на процесите на планиране на дребно
• Как да изтриете легендата в разпечатката на Microsoft Project Gantt
• Как да защитите вашия сайт за разработка с парола

Ercole Palmeri