Cách quản lý chi phí lặp đi lặp lại và chi phí gián tiếp trong Microsoft Project

Việc quản lý Chi phí gián tiếp và Chi phí lặp lại luôn là vấn đề lớn đối với Người quản lý dự án.

Microsoft Project giúp chúng tôi và cung cấp cho chúng tôi khả năng quản lý chi phí một cách tinh tế defiquê hương.

Chúng ta hãy cùng nhau xem các chi phí gián tiếp, chi phí lặp đi lặp lại trong bài viết này.

Thời gian đọc ước tính: 9 minuti

Để quản lý chi phí chính xác trong Microsoft Project, cần phải liên kết cả hai chi phí gián tiếp mà chi phí lặp đi lặp lại đến một hoạt động có tiêu chí tương tự/bằng với tiêu chí thực tế.
Hoạt động này phải có tính đặc biệt là có thời lượng động thay đổi so với hoạt động của dự án. Đó là, nếu dự án kéo dài ít hơn thì hoạt động này được rút ngắn và ngược lại kéo dài để kéo dài thời gian của dự án.

Hammock task

Trong Quản lý dự án, một hoạt động có mục đích như thế này sẽ đến definita Hammock task, Hoặc Level of Effort.

Trong quản lý chi phí của Microsoft Project, Hammock task nó là một hoạt động nhóm các hoạt động khác và do đó được liên kết với ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Các hoạt động được nhóm lại theo một Hammock task chúng thậm chí có thể không liên quan, theo nghĩa thứ bậc của một W.B.S.hoặc theo nghĩa logic là sự phụ thuộc của một hoạt động.

một Hammock task nhóm:

• các hoạt động không tương tự dẫn đến một năng lực tổng thể, ví dụ "Chuẩn bị cho một chuyến đi";
• các yếu tố không liên quan cho mục đích tóm tắt, chẳng hạn như giai đoạn báo cáo dựa trên lịch, ví dụ: "Kế hoạch học kỳ";
• các hoạt động đang diễn ra hoặc chung thực hiện thời gian nỗ lực, vd "Quản lý dự án".

Thời hạn củaHammock task nó cũng có thể được đặt bởi các hoạt động phụ bên trong nó, để nhóm trừu tượng có ngày bắt đầu của bất kỳ hoạt động phụ nào và ngày kết thúc là ngày cuối cùng của nội dung.

A 'Hammock task được coi là một hình thức hoạt động tóm tắt tương tự như một hoạt động Level of Effort.

Level of Effort

Để hỗ trợ quản lý chi phí Microsoft Project, bây giờ chúng ta hãy xem hoạt động là gì và cách triển khai nó Level of Effort.

Một nhiệm vụ Level of Effort đó là một hoạt động hỗ trợ phải được thực hiện để hỗ trợ các hoạt động công việc khác hoặc toàn bộ dự án. Nó thường bao gồm số lượng công việc ngắn phải được lặp lại định kỳ. Ví dụ như kế toán ngân sách dự án, mối quan hệ với khách hàng hoặc bảo trì máy móc trong quá trình sản xuất.

Bởi vì một hoạt động Level of Effort bản thân nó không phải là một đối tượng công việc liên quan trực tiếp đến việc hiện thực hóa sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng của dự án, mà là sự hỗ trợ để làm việc, thời lượng của nó dựa trên thời lượng của hoạt động làm việc. Chính vì lý do này, một hoạt động Level of Effort nó không phải là trên con đường quan trọng của kế hoạch dự án, vì nó không bao giờ thêm thời gian cho dự án.

Ước tính của một nhiệm vụ Level Of Effort là một trong những nhiệm vụ chính của người quản lý dự án.

Chúng tôi chèn hoạt động này là hoạt động đầu tiên của kế hoạch dự án và chúng tôi gọi đó là Mức độ nỗ lực chi phí gián tiếp, không nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, cũng không có thời lượng.

Chúng tôi có thể chỉ định tài nguyên dưới bất kỳ hình thức nào cho hoạt động này với các Đơn vị chuyển nhượng phù hợp để phân bổ chi phí đồng đều trong toàn dự án.

Chúng ta hãy xem từng bước làm thế nào để làm điều đó:

1. Nhấp chuột phải vào ô bắt đầu của hoạt động dự án đầu tiên và chọn Sao chép tế bào;
2. Với nút chuột phải trong ô bắt đầu kinh doanh Level Of Effort chi phí gián tiếp và chọn Dán đặc biệt;
3. Trên màn hình hiển thị chọn Dán liên kết và xác nhận;
4. Tại thời điểm này, nhấp chuột phải vào ô đầu của hoạt động dự án cuối cùng (cần kết thúc cột mốc dự án) và chọn Sao chép tế bào;
5. Tiếp theo, nhấp bằng nút chuột phải trong ô đầu kinh doanh Level Of Effort chi phí gián tiếp và chọn Dán đặc biệt;
6. Trên màn hình hiển thị chọn Dán liên kết e xác nhận.

Một khi điều này được thực hiện, thời lượng của hoạt động Level Of Effort chi phí gián tiếp sẽ bao gồm toàn bộ dự án, trong trường hợp của chúng tôi từ 26 tháng 2 2018 đến 27 tháng 4 2018.

làm sao defihoàn thành một trường tùy chỉnh

Màn hình hiển thị của hoạt động LOE chi phí gián tiếp có thể gây hiểu nhầm vì nó luôn quan trọng. Màn hình GANTT có thể có vấn đề với màn hình hoạt động LOE chi phí gián tiếp, vậy hãy xem cách ẩn nó.

Để tránh hiển thị nó, chúng ta có thể tạo một trường loại tùy chỉnh dấu (đúng / sai) và bộ lọc hiển thị để ẩn hoạt động LOE chi phí gián tiếp.

Để tạo ra các lĩnh vực Level Of Effort Task, nhấp chuột phải vào cột "Thêm cột mới" và chọn "Trường tùy chỉnh" từ menu ngữ cảnh

Và tạo ra các lĩnh vực Level Of Effort Task Đến dấu

Tại thời điểm này, chúng ta có thể hiển thị một cột mới bằng cách liên kết trường tùy chỉnh mới được tạo và đặt giá trị của ô tương ứng với hoạt động Level Of Effort chi phí gián tiếp a Si, như trong hình.

Giá trị này sẽ được sử dụng bởi bộ lọc chúng tôi sẽ tạo để xác định hoạt động chúng tôi muốn ẩn.

Cách tạo bộ lọc tùy chỉnh

Để tạo bộ lọc, để ẩn hiển thị hoạt động Level Of Effort chi phí gián tiếp từ thực đơn quang cảnh, chúng tôi xác định danh sách thả xuống Không có bộ lọc có mặt ở trung tâm của Ribbon trong nhóm Cho.
Từ danh sách thả xuống của các lệnh chúng tôi chọn Các bộ lọc khác và từ đây, chúng tôi nhấp vào nút Mới.

Nhập tên bộ lọc Ẩn giấu LOE, chúng tôi kích hoạt hộp kiểm Hiển thị trong menu để bộ lọc mới luôn được hiển thị trong danh sách thả xuống của các bộ lọc có sẵn.

Các tiêu chí của bộ lọc mới là:

Tên trường = Cấp độ của nhiệm vụ
Điều kiện = "khác với"
Giá trị (s) = "Có"

Kích hoạt bộ lọc trong Microsoft Project

Nhấp vào Xem, kích hoạt bằng chuột nhấp vào danh sách các bộ lọc có sẵn và sau đó nhấp vào Ẩn giấu LOE,

Hoạt động Level Of Effort nó sẽ bị ẩn.

Để gán tài nguyên cho hoạt động này, tiến hành bình thường. Hãy thử gán tài nguyên quản lý e Giám đốc bán hàng được chỉ định với đơn vị tối đa là 50%. Bằng cách này, một nửa chi phí gián tiếp của Giám đốc dự án và chiếc xe của công ty anh ta sẽ do dự án chịu.
Để quy kết chi phí của hai tài nguyên cho hoạt động này trong quá trình thực hiện dự án, nó là đủ để tăng cường trại % hoàn thành với một giá trị tỷ lệ thuận với thời gian trôi qua từ khi bắt đầu dự án đến khi dự án được cập nhật.

Chúng ta có thể có kết quả tương tự bằng cách tạo ra mộthoạt động hỗ trợ để dự án hoạt động.

Một nhiệm vụ Cái võng o Mức độ nỗ lực nó cũng có thể đề cập đến một giai đoạn duy nhất của dự án.

Bây giờ chúng ta sẽ xem cách tạo một hoạt động LOE bằng một phương pháp khác với phương pháp trước đó.

Chúng tôi tạo ra ba hoạt động:

• Hoạt động đầu tiên của supporto là một hoạt động tóm tắt sẽ chỉ có hai hoạt động loại Mốc trong đó;
• Chúng tôi liên quan Trang chủ-Start hoạt động đầu tiên với hoạt động của Analisi;
• Chúng tôi tạo mối quan hệ End-End giữa Hoạt động cuối cùng và hoạt động của vận tải hàng hóa.

Kết quả sẽ như trong hình dưới đây.

Tại thời điểm này, chúng tôi có thể chỉ định hoạt động của supporto tất cả các nguồn lực và chi phí cần thiết để hỗ trợ toàn bộ dự án.

Nếu dự án (hoặc giai đoạn) trải qua thời gian kéo dài, thì thời lượng của hoạt động Luật Doanh nghiệp tăng và do đó chi phí liên quan đến tài nguyên loại công việc hoặc chi phí được tính bằng tay.

Bài đọc liên quan

• Cách tạo báo cáo và cách trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ các dự án của bạn được quản lý với MS Project
• Phương pháp đường dẫn quan trọng là gì
• Cách thực hiện một sự thay đổi lớn các nhiệm vụ liên quan trong Microsoft Project
• Gato, DeepMind và cuộc đua hướng tới trí tuệ nhân tạo nói chung
• Cách tạo báo cáo dự án với Microsoft Project

Ercole Palmeri