Cách loại bỏ các ô trùng lặp trong bảng Excel

Chúng tôi nhận được một tập hợp dữ liệu và tại một thời điểm nhất định, chúng tôi nhận ra rằng một số dữ liệu đó bị trùng lặp.

Chúng ta phải phân tích dữ liệu vì biết rằng sự trùng lặp là sai sót.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem ba cách để loại bỏ các ô trùng lặp.

Loại bỏ các ô trùng lặp trong Excel

Đối với mỗi phương pháp được mô tả bên dưới, chúng tôi sử dụng bảng tính đơn giản bên dưới, có danh sách các tên trong cột A.

Trước tiên, chúng tôi trình bày cách sử dụng lệnh Xóa trùng lặp của Excel để xóa các bản sao và sau đó chúng tôi trình bày cách sử dụng Bộ lọc nâng cao của Excel để hoàn thành tác vụ này. Cuối cùng, chúng tôi chỉ ra cách loại bỏ các bản sao sử dụng chức năng Countif của Excel .

Xóa các bản sao bằng lệnh Remove Duplicates của Excel

Lệnh Loại bỏ các bản sao nó được tìm thấy trong nhóm “Công cụ dữ liệu”, bên trong tab Cho của dải băng Excel.

Để loại bỏ các ô trùng lặp bằng lệnh này:

• Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu bạn muốn xóa trùng lặp và nhấp vào nút Loại bỏ các bản sao.
• Bạn sẽ thấy hộp thoại “Xóa các bản sao” hiển thị bên dưới:

• Hộp thoại này cho phép bạn chọn cột nào trong tập dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra các mục nhập trùng lặp. Trong bảng tính ví dụ ở trên, chúng tôi chỉ có một cột dữ liệu (trường “Tên”). Do đó, chúng tôi để nguyên trường “Tên” được chọn trong hộp thoại.
• Sau khi đảm bảo các trường bắt buộc đã được chọn trong hộp thoại, hãy nhấp vào OK. Sau đó, Excel sẽ xóa các hàng trùng lặp, theo yêu cầu và hiển thị cho bạn một thông báo, thông báo cho bạn về số lượng bản ghi đã bị xóa và số lượng bản ghi duy nhất còn lại (xem bên dưới).

• Phía trên tin nhắn còn có bảng kết quả của việc xóa. Theo yêu cầu, ô trùng lặp A11 (chứa lần xuất hiện thứ hai của tên “Dan BROWN”) đã bị xóa.

Lưu ý rằng lệnh Xóa trùng lặp của Excel cũng có thể được sử dụng trên tập dữ liệu có nhiều cột. Một ví dụ về điều này được cung cấp trên trang Xóa các hàng trùng lặp.

Loại bỏ các bản sao bằng bộ lọc nâng cao của Excel

Bộ lọc nâng cao của Excel có tùy chọn cho phép bạn lọc các bản ghi duy nhất trong bảng tính và sao chép danh sách đã lọc kết quả sang vị trí mới.

Điều này cung cấp một danh sách chứa lần xuất hiện đầu tiên của bản ghi trùng lặp, nhưng không chứa lần xuất hiện tiếp theo.

Để xóa các bản sao bằng bộ lọc nâng cao:

• Chọn cột hoặc các cột cần lọc (cột A trong bảng tính ví dụ ở trên);(Ngoài ra, nếu bạn chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu hiện tại, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu khi bạn bật bộ lọc nâng cao.)
• Chọn tùy chọn Bộ lọc nâng cao Excel từ tab Dữ liệu ở đầu sổ làm việc Excel của bạn(hoặc trong Excel 2003, điều này tùy chọn được tìm thấy trong menu Dữ liệu → Bộ lọc ).

• Bạn sẽ thấy một hộp thoại hiển thị các tùy chọn cho bộ lọc nâng cao của Excel (xem bên dưới).Bên trong hộp thoại này:

Bảng tính kết quả, với danh sách dữ liệu mới trong cột C, được hiển thị ở trên.

Bạn có thể nhận thấy rằng giá trị trùng lặp “Dan BROWN” đã bị xóa khỏi danh sách.

Bây giờ bạn có thể xóa các cột bên trái của danh sách dữ liệu mới (cột AB trong bảng tính mẫu) để trở về định dạng bảng tính ban đầu.

Loại bỏ các bản sao bằng hàm Countif của Excel

Phương pháp này sẽ chỉ hoạt động nếu nội dung ô có độ dài nhỏ hơn 256 ký tự, vì các hàm Excel không thể xử lý các chuỗi văn bản dài hơn.

Bước 1: Đánh dấu các bản sao

Một cách khác để loại bỏ các ô trùng lặp trong một phạm vi ô Excel là sử dụng hàm số Countif của Excel .

Để minh họa điều này, một lần nữa chúng ta sẽ sử dụng bảng tính mẫu đơn giản có danh sách các tên trong cột A.

Để tìm bất kỳ sự trùng lặp nào trong danh sách tên, chúng tôi chèn hàm Countif trong cột B của bảng tính (xem bên dưới). Hàm này hiển thị số lần xuất hiện của mỗi tên tính đến dòng hiện tại.

Như được hiển thị trong thanh công thức bảng tính ở trên, định dạng của hàm bá tước trong ô B2 là :=COUNTIF( $A$2:$A$11, A2 )

Xin lưu ý rằng tính năng này sử dụng kết hợp tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối. Do sự kết hợp của các kiểu tham chiếu này nên khi công thức được sao chép vào cột B, nó sẽ trở thành:

=COUNTIF( $A$2:$A$11, A2 ) =COUNTIF( $A$2:$A$11, A3 ) =COUNTIF( $A$2:$A$11, A4 ) vv

Do đó, công thức trong ô B4 trả về giá trị 1 cho lần xuất hiện đầu tiên của chuỗi văn bản “Laura BROWN”, nhưng công thức trong ô B7 trả về giá trị 1 cho lần xuất hiện thứ hai của chuỗi văn bản này.

Bước 2: Xóa các hàng trùng lặp

Bây giờ chúng ta đã sử dụng hàm Excel Countif Để đánh dấu các bản sao trong cột A của bảng tính mẫu, chúng ta cần xóa các hàng có số lượng lớn hơn 1.

Trong bảng tính ví dụ đơn giản, thật dễ dàng để xem và xóa một hàng trùng lặp. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hàng trùng lặp, bạn có thể thấy nhanh hơn khi sử dụng bộ lọc tự động của Excel để xóa tất cả các hàng trùng lặp cùng một lúc. Sử dụng bộ lọc tự động của Excel để loại bỏ các hàng trùng lặp

Các bước sau đây cho biết cách loại bỏ nhiều bản sao cùng một lúc (sau khi chúng được đánh dấu bằng hàm Countif):

• Chọn cột chứa hàm Countif (cột B trong bảng tính mẫu);
• Nhấn vào nút Lọc trong tab Cho của bảng tính để áp dụng bộ lọc tự động Excel cho dữ liệu của bạn;

• Sử dụng bộ lọc ở đầu cột B để chọn các hàng không bằng 1. Tức là nhấp vào bộ lọc và từ danh sách các giá trị, bỏ chọn giá trị 1;
• Bạn sẽ còn lại một bảng tính trong đó lần xuất hiện đầu tiên của mỗi giá trị bị ẩn. Tức là chỉ hiển thị các giá trị trùng lặp. Bạn có thể xóa những dòng này bằng cách bôi đen chúng, sau đó nhấn chuột phải và chọn xóa bỏ sọc .

• Xóa bộ lọc và bạn sẽ kết thúc với bảng tính, nơi các bản sao đã bị xóa. Bây giờ bạn có thể xóa cột chứa hàm Countif để quay lại định dạng bảng tính ban đầu.

Ercole Palmeri