Зведена таблиця Excel: базова вправа

Щоб краще зрозуміти цілі та наслідки використання зведеної таблиці в Excel, давайте переглянемо покроковий посібник щодо створення зведеної таблиці в Excel.

Для цього простого прикладу ми використовуємо електронну таблицю, яка містить дані про продажі компанії.

Таблиця показує дату продажу, назву продавця, провінцію, галузь і оборот.

У наведеному нижче прикладі створюється зведена таблиця, у якій відображається загальний обсяг продажів за кожен місяць року з розбивкою за провінцією збуту та торговим представником. Процес створення цієї зведеної таблиці такий:

1. Виберіть будь-яку клітинку в діапазоні даних o виберіть увесь діапазон даних для використання у зведеній таблиці (Примітка: якщо ви виберете одну комірку в діапазоні даних, Excel автоматично визначить і вибере весь діапазон даних для зведеної таблиці.)
2. Натисніть кнопку «Зведена таблиця», розташовану в групі «Таблиці» на вкладці «Вставлення» стрічки Excel.

3. Вам буде запропоновано діалогове вікно «Створити зведену таблицю».

Переконайтеся, що вибраний діапазон відноситься до діапазону клітинок, які ви хочете використовувати для зведеної таблиці (якщо ви створюєте таблицю, як у прикладі, все простіше, тому що ви будете посилатися на таблицю, а не на координати).

Також є опція, яка запитує вас, де ви хочете розмістити зведену таблицю. Це дозволяє розмістити зведену таблицю на вказаному аркуші. В іншому випадку виберіть попередній варіантdefiніта Новий робочий аркуш .

Натисніть на OK .

4. Зараз вам буде запропоновано один зведена таблиця пусте та панель завдань Список полів зведеної таблиці, яка містить кілька полів даних. Зверніть увагу, що це заголовки початкової електронної таблиці даних.

Ми хочемо зведена таблиця показує суми даних про продажі за кожен місяць у розрізі регіонів і торгових представників.

Тому на панелі завдань «Список полів зведеної таблиці»:

• Перетягніть поле "Date» у зоні, позначеній «Rows«;
• Перетягніть поле "Sales» у зоні, позначеній «Values Σ«;
• Перетягніть поле "Province» у зоні, позначеній «Columns«;
• Перетягніть «Seller“. в районі під назвою «Columns».

5. Отриману зведену таблицю буде заповнено щоденними підсумками продажів для кожного торгового регіону та кожного торгового представника, як показано нижче.

Як бачите, дати вже згруповано за місяцями з відносним частковим підсумовуванням сум (це автоматичне групування залежить від версії Excel, у попередніх версіях потрібно було групувати за місяцями вручну).

Ви можете встановити стилі для клітинок, наприклад валюту для чисел, оскільки це суми доходу.

Фільтри звіту зведеної таблиці

Фільтр звіту PivotTable дозволяє переглядати дані для одного значення або вибору значень, указаних у полях даних.

Наприклад, у попередній зведеній таблиці ви могли бачити дані лише за регіоном продажу, наприклад провінцією.

Щоб переглянути лише дані для провінції Турин (TO), поверніться до панелі завдань «Список полів зведеної таблиці» та перетягніть заголовок поля «Провінція» в область «Фільтр звіту» (або «Фільтри»).

Ви побачите, що у верхній частині зведеної таблиці з’явиться поле «Провінція». Використовуйте розкривний список у цьому полі, щоб вибрати провінцію Турин. Отримана зведена таблиця показує лише продажі для провінції Турин.

Ви також можете швидко переглянути розпродажі для регіону П’ємонт, вибравши зі спадного меню всі провінції, що входять до регіону П’ємонт.

Ercole Palmeri