Како анализирати напредак пројекта у односу на прогнозе у Мицрософт Пројецт-у

Полазно стање је кључ за извођење анализе пројекта, а самим тим и за поређење тренутне ситуације са очекиваном. 

Када поставите прогнозу у Пројецт-у (можете да подесите до 11), програм прави снимак вашег распореда и вредности трошкова, које затим можете користити да упоредите тренутне вредности са онима које сте првобитно планирали. 

Шта можете да урадите са основним линијама пројекта? 

А како их посматрате када их имате више од једног?

Предвиђено време читања: 11 минута

Сачувајте више од једног baseline корисно је учинити анализа пројекта, и корисно је у неколико ситуација. Претпоставимо да у свој план пројекта уграђујете захтев за велику промену. Задржавање првобитне основне линије је добра идеја, посебно када желите да одговорите на питања заинтересованих страна о томе зашто је велика разлика у поређењу са првобитним датумима и трошковима. Истовремено, можете користити ново предвиђање са захтевом за промену да бисте пратили учинак плана са захтевом за промену.

Можда ће вам требати један baseline додатно када пројекат доживи друге врсте промена: заинтересоване стране значајно повећавају или смањују обим пројекта, или пројекат вишег приоритета привремено ставља ваш на чекање. Оригиналне основне линије више не производе значајне варијације, тако да је потребна нова прогноза која би одражавала ревидирани распоред и трошкове.

Више baseline такође могу помоћи документовању трендова током времена. Рецимо да је ваш пројекат каснио и да имплементирате стратегију опоравка. Можете задржати baseline оригинал, али поставите нови користећи вредности које су на снази пре него што започнете враћање. На овај начин можете да упоредите оригиналне варијансе са варијацијама за опоравак да видите да ли корекција курса помаже. Други начин за процену трендова је додавање основних линија у кључним тачкама пројекта, као што је у сваком фискалном кварталу или можда на крају сваке фазе.

Подешавање више baseline

Ако намеравате да користите више baseline, добра је идеја да архивирате један друго копија baseline оригинал, на пример, на пољима Baseline 1. На овај начин, имате копију baseline оригинално за потомство. Истовремено, можете задржати своје најновије предвиђање на пољима Baseline di Project, тако да је лако видети варијације од ваше најновије основне линије у пољима Пре варијансеdefiните.

Ево како да поставите више основних линија док лако пратите варијације за најновију:

1. Идите на одељак Распоред на картици Пројекат и изаберите Постави прогнозу –> Постави прогнозу. Отвара се дијалог за подешавање baseline.
2. У „Сет baseline“, сачувајте прво baseline избором Баселине1.
3. Уверите се да је изабрана опција „Цео пројекат“. Ова опција чува основне вредности за цео пројекат, што желите први пут.
4. Кликните ОК. Пројекат складишти тренутне вредности почетка, краја, трајања, напора и трошкова у одговарајућим пољима, као што су Очекивани почетак1, Очекивани завршетак1, Очекивано трајање1, Очекивани рад1 и Очекивани трошкови1.
5. Одмах поновите кораке од 1 до 4 да бисте сачували baseline оригинал други пут, али овај пут као baseline.

Када се отвори дијалог за подешавање baseline након што сачувате барем једну baseline, комплет baseline” приказује последњи сачувани датум за baseline. На пример, основне линије које су постављене имају „(последње сачувано мм/дд/гг)” додато на крај њихових имена, где је мм/дд/гг последњи сачувани датум за то baseline.

Ако покушате да подесите а baseline који је већ сачуван, Пројецт вас упозорава да baseline је употребљен и пита да ли желите да га замените. Кликните на Да да бисте преписали постојеће вредности baseline (на пример, ако сте користили свих 11 основних линија и желите да поново користите старију). Ако не желите да га замените, кликните на Не, а затим у дијалогу Подешавање baseline, изаберите један baseline различит.

Када будете спремни да спасете другог baseline, ево шта радите:

1. У одељку Распоред на картици Пројекат изаберите Постави прогнозу –> Постави прогнозу.
2. У „Сет baseline“, изаберите Баселине2 да бисте трајно сачували други baseline. Уверите се да је изабран „Цео пројекат“, а затим кликните на ОК.
3. Одмах поново сачувајте тренутни распоред пројекта као основни. На овај начин, поља варијансе као што су почетна варијанса, крајња варијанса и варијанса трошкова показују варијансе између тренутних вредности и оних у baseline Најновији.

Напомена: За сваку додатну прогнозу, сачувајте план пројекта једном као прогнозу и једном као следећу празну прогнозу.

Прегледање више основних линија

Када желите да упоредите свој тренутни напредак са baseline новији, приказ Гантовог праћења је савршен. Приказује обојене траке задатака за тренутни распоред изнад сивих трака задатака за очекиване датуме почетка и завршетка.

Међутим, ако сачувате више од једне основне линије, можда ћете желети да их погледате у исто време како бисте могли да упоредите перформансе једне са следећом. Вишеструки Гантов приказ основних линија приказује траке активности у различитим бојама за основну линију, основну линију 1 и основну линију 2. За овај приказ, у одељку Прикази активности на картици Приказ, изаберите Још приказа -> Још приказа. У оквиру за дијалог Море Виевс, двапут кликните на Мултипле Баселинес Гантт. Више Гантових основних линија приказује траке задатака само за Баселине, Баселине1 и Баселине2. Не приказује траке задатака за тренутни распоред.

Да бисте видели другачије baseline или више основних линија, можете променити приказ на неколико начина. Са траке можете видети било које baseline жељено у било ком приказу Гантовог графикона. Прикажите приказ Гантовог графикона који желите, а затим изаберите картицу Формат. У одељку Стилови траке кликните на стрелицу надоле baseline, а затим изаберите baseline желите да видите. На пример, ако видите Гантов приказ праћења, подразумеваноdefiнита користи Баселине за основне траке активности. Међутим, ако изаберете Баселине2 у менију Баселине Бар Стилес на картици Формат, основне траке задатака одражавају Баселине2 датуме.

Али шта ако желите да приказ приказује траке активности од Баселине1 до Баселине4 да бисте проценили трендове током времена? Ако јесте, можете променити defiвизија да уради управо то.

1. Копирајте Гантов приказ више основних линија и назовите га као ФоурБаселинес. (Са приказаним Гантовим приказом са више основних линија, у одељку Прикази задатака на картици Приказ, изаберите Још приказа -> Више приказа. У дијалогу Више приказа кликните на дугме Копирај, откуцајте ново име у пољу Име, а затим кликните на кликните на ОК Вратите се у дијалог Море Виевс кликните Цлосе.
2. У алатима за гантограм | На картици Формат, у одељку Стилови траке, кликните на Формат -> Стилови траке. Отвара се дијалог Стилови траке.
3. Изаберите ред за траку задатака који желите да дуплирате (на пример, Баселине2), а затим кликните на Исеци ред.
4. Пре него што урадите било шта друго, кликните Налепи ред да бисте уметнули исечени ред тамо где је првобитно био.
5. Изаберите ред испод у који желите да уметнете копирани ред, а затим поново кликните на Пасте Ров. Пројекат умеће другу копију реда непосредно изнад изабраног реда.
6. Промените ћелије Име, Од и До у новом реду тако да одговарају baseline које желите да покажете. На пример, да бисте приказали Баселине3, промените име тако да укључује Баселине3, а затим у ћелијама Од и До изаберите Баселине3 Старт и Баселине3 Енд, респективно.
7. На картици Барс у доњој половини дијалога Стилови траке изаберите облик и боју коју желите за траку. Баселине1, Баселине2 и Баселине3 већ користе црвену, плаву и зелену, па изаберите боју као што је плавкаста, наранџаста или љубичаста. У оквиру Облик изаберите уску горњу, средишњу или доњу траку.
8. Ако укључите више од три основне линије у свој вишеструки Гантов приказ основних линија, морате да додате други ред траке задатака у приказ. У дијалогу Стилови траке, у ћелији ред на траци задатака, откуцајте 2 да каже Пројецту да позиционира траку задатака baseline на другом реду Гантовог графикона.
9. Поновите кораке од 3 до 8 да бисте креирали траке активности за поделе, прекретнице и збирне активности за предвиђање.

Ево како изгледају defiпојмове стилова трака када додате још један baseline на видику:

А ево како изгледа поглед са више од три сета шипки у baseline.

А привремени планови?

Дијалог Постави прогнозу има другу опцију: „Подеси привремени план“. За разлику од пројектних предвиђања, привремени планови они само чувају датум почетка и завршетка, а не трајање, трошкове и рад. Привремени планови су заостали од претходних верзија пројекта, када је програм нудио само основну линију.

Чак и са 11 основних линија које пројекат сада нуди, пробни планови би могли бити корисни. Ако увезете распоред пројекта из Пројецт 2002 и раније (ово се може десити), све додатне информације о прогнози завршавају у пољима за привремени план (Почетак1/Крај1 до Почетак10/Крај10). Можете копирати ове податке из поља Почетак и Крај привременог плана (На пример, Почетак2/Крај2) у поља прогнозе као што је Основна линија2. Такође можете да сачувате привремене планове као делимичне прогнозе међу својим сачуваним потпуним прогнозама.

Често постављана питања

Релатед Реадингс

• Како направити гантов графикон у Мицрософт пројекту
• Како направити извештаје и како да извучете структуриране податке из својих пројеката којима се управља помоћу МС Пројецт-а
• Версаце бира Боард да трансформише процесе малопродајног планирања
• Како избрисати легенду у Мицрософт Пројецт Гантт отиску
• Како заштитити свој развојни сајт лозинком

Ercole Palmeri