Ako vytvoriť projektovú správu s Microsoft Project

Pomocou programu Microsoft Project môžete vytvárať a prispôsobovať širokú škálu grafických zostáv.

Vďaka práci a aktualizácii projektových údajov sa zostavy nakonfigurované a pripojené k projektu aktualizujú v reálnom čase.

Odhadovaný čas čítania: 9 minúty

Ak chcete vytvoriť správu o projekte, otvorte projekt a kliknite na kartu správa.

V skupine Zobraziť správu, kliknite na ikonu, ktorá predstavuje požadovaný typ prehľadu, a vyberte konkrétny prehľad.

Napríklad na otvorenie správy Všeobecné informácie o projekte, vstúpime do ponuky správa, v skupine Zobraziť správu kliknite na ikonu Informačný panel potom kliknite na možnosť Všeobecné informácie o projekte

Správa Všeobecné informácie o projekte kombinuje grafy a tabuľky, ktoré ukazujú, kde je každá fáza projektu, nadchádzajúce míľniky a termíny.

MS Project poskytuje desiatky pripravených správ. Okrem týchto vopred pripravených prehľadov môžete vytvárať aj prispôsobené prehľady. Môžete upraviť obsah a vzhľad jedného z existujúcich prehľadov alebo môžete vytvoriť nový od začiatku.

Ako vytvoriť vlastné prispôsobené prehľady

Môžete si vybrať údaje, ktoré projekt zobrazuje v ktorejkoľvek časti prehľadu.

Kliknite na tabuľku alebo graf, ktorý chcete upraviť.

Pomocou panela napravo od objektu môžete vybrať polia, zobraziť a filtrovať informácie.

Po kliknutí na graf sa napravo od grafu zobrazia tri tlačidlá. Pomocou znaku „+“ môžete zvoliť grafické prvky, pomocou kefy môžete zmeniť štýl a pomocou zúženia môžete použiť filtre na rýchly výber prvkov, ako sú štítky údajov a filtrovanie informácií zadaných do grafu.

Prehĺbme sa praktickým prípadom:

V správe Všeobecné informácie, môžete namiesto úplných súhrnných úloh zmeniť kompletný graf a zobraziť kritické sekundárne aktivity:

Kliknite na ľubovoľné miesto v tabuľke% Dokončenie.

Na table Zoznam polí prejdite do poľa Filter a vyberte položku Kritické.

V poli Úroveň štruktúry vyberte Úroveň 2. V tomto príklade ide o prvú úroveň štruktúry, ktorá obsahuje skôr sekundárne činnosti ako súhrnné úlohy.

Po výbere sa graf zmení.

Zmeňte spôsob zobrazenia prehľadu

Pomocou Project môžete ovládať vzhľad svojich správ, od čiernobielej až po farebné výbuchy a efekty.

Pri práci na údajoch o projekte môžete vytvoriť časť správy rozdeleného zobrazenia, aby ste mohli vidieť zmenu správy v reálnom čase.

Kliknite na ľubovoľné miesto v správe a potom na tlačidlo Stolové náradie na zobrazenie možností na zmenu vzhľadu celej správy. Na tejto karte môžete zmeniť písmo, farbu alebo motív celej správy. Môžete tiež pridať nové obrázky (vrátane fotografií), tvary, grafiku alebo tabuľky.

Keď kliknete na jednotlivé položky (grafy, tabuľky atď.) Správy, v hornej časti obrazovky sa zobrazia nové karty s možnosťami formátovania tejto časti.

• Nástroje na správu -> Dizajn -> Textové pole: formátovanie textových polí;
• Nástroje na správu -> Dizajn -> Obrázky: pridanie efektov k obrázkom;
• Tabuľka: Konfigurácia a úprava tabuliek;
• Graf: Konfigurácia a úprava grafov.

Keď kliknete na graf, tri tlačidlá sa tiež zobrazia priamo napravo od grafu. Kliknutím na tlačidlo Grafické štýly môžete rýchlo zmeniť farby alebo štýl grafu.

Teraz sa poďme na podrobnejšie s praktickým prípadom:

Predpokladajme, že chceme vylepšiť vzhľad grafu Všeobecné informácie ktoré nájdeme v rozbaľovacej ponuke Dashboard v ponuke Prehľad.

1. Kliknite kdekoľvek v grafe% dokončenia a potom kliknite na tlačidlo OK Grafické nástroje -> Dizajn.
2. Vyberte nový štýl zo skupiny Grafické štýly. Tento štýl odstráni čiary a pridá stĺpce do tieňov.

Ako vytvoriť prispôsobený prehľad

• kliknite správa > Nová správa.
• Vyberte jednu zo štyroch možností a potom kliknite na vybrať.
• Pomenujte prehľad a začnite k nemu pridávať informácie.
•  Kliknite na správa > Nová správa
• Vyberte jednu zo štyroch možností

Pomenujte prehľad a začnite pridávať informácie

• prázdny: vytvorí prázdnu stránku, ktorú môžete vyplniť pomocou nástrojov vo formulári Grafické nástroje> Dizajn> Pridať grafický prvok;
• grafický: Vytvorí graf porovnávajúci skutočnú prácu, zostávajúcu prácu a predvolenú prácudefinita. Pomocou panela Zoznam polí vyberte niekoľko polí na porovnanie a použite ovládacie prvky na zmenu farby a formátu grafu.
• stôl: Pomocou tably Zoznam polí vyberte polia, ktoré sa majú zobraziť v tabuľke (predvolene sa zobrazuje názov, začiatok, koniec a % dokončeniadefinita). Pole Úroveň osnovy vám umožňuje vybrať počet úrovní v profile projektu, ktoré sa majú zobraziť. Vzhľad tabuľky môžete zmeniť na kartách Rozloženie v Nástrojoch tabuľky a Nástroje na rozloženie tabuľky.
• konfrontácie: Nastaví dva grafy vedľa seba. Grafy majú na začiatku rovnaké údaje. Kliknutím na graf a výberom požadovaných údajov v table Zoznam polí začnite s ich rozlišovaním.

Všetka grafika, ktorú vytvoríte od nuly, je úplne prispôsobiteľná. Môžete pridávať a mazať položky a meniť údaje podľa svojich potrieb.

Zdieľajte správu

1. Kliknite kdekoľvek v prehľade.
2. kliknite Návrh nástrojov zostavy > Skopírujte správu.
3. Kliknite kdekoľvek v prehľade.
4. Kliknite na Návrhár nástrojov pre správu> Kopírovať správu.

Prilepte správu do akéhokoľvek programu, ktorý zobrazuje grafiku.

Súvisiace čítania

• Ako vytvárať správy a ako extrahovať štruktúrované údaje z vašich projektov spravovaných pomocou MS Project
• Podľa novej štúdie NTT 70 % generálnych riaditeľov tvrdí, že ich sieť spomaľuje rast spoločnosti
• Ako a aké náklady na vstup do programu Microsoft Project Cost Management
• WEB: chyby, ktorých sa nedopustiť - časť II
• Európsky inovačný fond: zverejnil správu o pokroku inovatívnych nízkoemisných technológií

Ercole Palmeri