Cara membuat laporan dan cara mengekstrak data terstruktur dari proyek Anda yang dikelola dengan MS Project

Manajer proyek, setelah membuat rencana proyek, akan fokus pada pengumpulan dan pemantauan data.

Menganalisis kinerja proyek dan memperbarui status proyek dengan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.

Perkiraan waktu membaca: 8 minuti

Ketika ada perbedaan antara apa yang direncanakan dan kinerja sebenarnya dari proyek, kami memiliki Variasi. Variasi diukur terutama dalam hal waktu dan biaya.

Laporan Pemantauan Proyek Microsoft

Ada berbagai cara untuk melihat aktivitas dengan variasi, yaitu menemukan bukti perbedaan antara perkiraan dan saldo akhir.

Di bawah ini kita melihat 4 metode:

Metode 1 - Tampilan grafik melalui pemantauan Gantt

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Tampilan aktivitas memilih Gantt verifikasi dalam daftar drop-down Gantt chart.
Anda dapat membandingkan bilah Gantt "yang saat ini dijadwalkan" dengan bilah Gantt "yang direncanakan sebelumnya". Anda dapat melihat tugas mana yang dimulai lebih lambat dari yang direncanakan, atau membutuhkan lebih banyak pekerjaan untuk diselesaikan.

Metode 2 - Tampilan grafik untuk detail Gantt

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Tampilan aktivitas memilih Gantt detail dalam daftar drop-down Gantt chart

Metode 3 - Daftar varian

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Memberikan memilih perubahan dalam daftar drop-down tabel

Metode 4: filter

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Memberikan memilih Filter Lainnya dalam daftar drop-down filter, dan pilih filter like Kegiatan terlambat, Aktivitas tergelincir,... dll ...
Microsoft Project akan memfilter daftar tugas untuk hanya memperlihatkan aktivitas yang difilter dalam proses ini. Jadi jika Anda memilih Kegiatan terlambat, hanya kegiatan yang tidak lengkap yang akan ditampilkan. Aktivitas apa pun yang sudah selesai tidak akan ditampilkan.

Manajemen Biaya Proyek

Untuk memeriksa biaya dalam siklus hidup proyek, Anda harus mengetahui persyaratan ini dan apa artinya dalam Proyek Microsoft

• Biaya dasar - Semua biaya yang direncanakan sebagaimana disimpan dalam rencana dasar.
• aktual - Biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan, sumber daya atau penugasan.
• Biaya yang tersisa - Perbedaan antara biaya dasar / saat ini dan biaya aktual.
• Biaya saat ini: ketika rencana dimodifikasi karena penugasan atau penghapusan sumber daya atau penambahan atau pengurangan kegiatan, Proyek MS 2013 akan menghitung ulang semua biaya. Ini akan muncul di bawah bidang berlabel Biaya atau Total Biaya. Jika Anda mulai melacak biaya aktual, itu akan mencakup biaya aktual + biaya yang tersisa (aktivitas tidak lengkap) per aktivitas.
• Variance - Perbedaan antara biaya dasar dan total biaya (biaya saat ini atau yang direncanakan).

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Memberikan memilih Biaya dalam daftar drop-down tabel

Anda akan dapat melihat semua informasi yang relevan. Anda juga dapat menggunakan filter untuk melihat aktivitas yang melebihi anggaran Anda.

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Memberikan memilih Filter lainnya dalam daftar drop-down Filter. Akhirnya sterpilih Biaya di luar anggaran dan konfirmasi dengan tombol Applica

Laporan biaya sumber daya proyek

Untuk beberapa organisasi, biaya sumber daya adalah biaya primer dan kadang-kadang satu-satunya biaya, jadi ini harus dipantau secara ketat.

Klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Lihat Sumberdaya memilih Daftar Sumber Daya

Untuk biaya, klik pada tab pandangan di bilah menu, di grup Memberikan memilih Biaya dalam daftar drop-down tabel

Kita dapat mengurutkan kolom Biaya untuk melihat sumber daya mana yang paling mahal dan paling murah.

Untuk mengurutkan, Anda perlu mengklik panah filter otomatis di header kolom Biaya. Saat menu tarik-turun muncul, klik Pesan dari terbesar ke terkecil.

Anda dapat menggunakan fungsi Filterotomatis untuk setiap kolom, dengan memesan kolom Varians, Anda akan dapat melihat model varians.

Filter otomatis

Laporan proyek

Microsoft Project hadir dengan serangkaian laporan dan dasbor sebelumnyadefiniti. Anda akan menemukan semuanya di tab Laporan. Anda juga dapat membuat dan menyesuaikan laporan grafis untuk proyek Anda.

Laporan Dasbor (Dasbor)

Klik pada Laporan → Lihat grup Laporan → Dasbor.

Laporan Sumber Daya

Klik pada Laporan → Lihat grup Laporan → Sumberdaya.

Laporan biaya

Klik pada Laporan → Lihat grup Laporan → Biaya.

Laporkan kemajuan pekerjaan

Klik pada Laporan → Lihat grup Laporan → Sedang berlangsung.

Laporan khusus

Klik pada Laporan → Lihat grup Laporan → Laporan baru.

Ada empat opsi.

• kosong: membuat laporan putih. Gunakan Alat Laporan - tab Desain untuk menambahkan grafik, tabel, teks dan gambar.
• grafik: Membuat grafik yang membandingkan Pekerjaan Aktual, Pekerjaan Tersisa, dan Pekerjaan Defaultdefinita. Gunakan panel Daftar Bidang untuk memilih beberapa bidang untuk dibandingkan. Anda dapat mengubah tampilan bagan dengan mengklik tab Alat Bagan, Desain, dan Tata Letak.
• tabel: Membuat tabel. Gunakan panel Daftar Bidang untuk memilih bidang mana yang akan ditampilkan dalam tabel (Nama, Awal, Akhir, dan % Selesai muncul secara defaultdefinita). Kotak tingkat kerangka memungkinkan Anda memilih jumlah tingkat dalam kerangka proyek yang harus ditampilkan tabel. Anda dapat mengubah tampilan tabel dengan mengklik tab Alat, tab Desain dan Tata Letak.
• Konfrontasi: membuat dua grafik berdampingan. Grafik akan memiliki data yang sama di awal. Anda dapat mengklik salah satu grafik dan memilih data yang diinginkan di panel Daftar Bidang untuk mulai membedakannya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bacaan Terkait

• Cara membuat laporan proyek dengan Microsoft Project
• Cara Membuat Gantt Chart di Microsoft Project
• Bagaimana dan berapa biaya untuk masuk ke dalam Manajemen Biaya Proyek Microsoft
• Cara mengatur hari kerja di Microsoft Project: Project Calendar
• Cara menyesuaikan pencetakan proyek Gantt di Microsoft Project

Ercole Palmeri