Kuidas koostada aruandeid ja kuidas saada struktureeritud andmeid projektidest, mida hallatakse programmiga MS Project

Projektijuht keskendub pärast projektiplaani koostamist andmete kogumisele ja jälgimisele.

Projekti toimivuse analüüsimine ja projekti oleku värskendamine sidusrühmadega suheldes.

Eeldatav lugemisaeg: 8 minutit

Kui plaanitava ja projekti tegeliku tulemuslikkuse vahel on erinevus, on meil variatsioon. Variatsiooni mõõdetakse peamiselt aja ja kulude osas.

Microsofti projekti jälgimise aruanne

On erinevaid viise, kuidas tegevust variatsiooniga vaadata, st leida tõendeid hinnangu ja lõppsaldo erinevuse kohta.

Allpool näeme 4 meetodit:

1-meetod - graafiline vaade Ganti seire kaudu

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Tegevusvaated valima Gantti kontrollimine ripploendis Gantti diagramm.
Võite võrrelda hetkel planeeritud Ganti baare "algselt kavandatud" Ganti ribadega. Näete, milliseid ülesandeid alustati plaanitust hiljem või mille täitmiseks oli vaja rohkem tööd teha.

2-meetod - Gantti detaili graafiline vaade

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Tegevusvaated valima Ganti detail ripploendis Gantti diagramm

3 meetod - dispersioonitabel

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Andma valima muutus ripploendis Tabella

4 meetod: filtrid

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Andma valima Muud filtrid ripploendis filtridja valige filter nagu Hiline tegevus, Libisemise aktiivsus,... jne ...
Microsoft Project filtreerib ülesannete loendi, et näidata ainult selles protsessis filtreeritud tegevusi. Nii et kui valite Hiline tegevus, kuvatakse ainult mittetäielikud tegevused. Juba lõpetatud tegevust ei kuvata.

Projekti kulude juhtimine

Projekti elutsükli kulude uurimiseks peaksite olema teadlik neist mõistetest ja nende tähendusest Microsoft Projectis

• Põhikulud - kõik kavandatud kulud, nagu on salvestatud põhiplaanis.
• tegelik - tegevuste, ressursside või ülesannetega seotud kulud.
• Ülejäänud kulud - erinevus põhi- / jooksvate kulude ja tegelike kulude vahel.
• Jooksvad kulud: kui plaane muudetakse ressursside eraldamise või eemaldamise või varade liitmise või lahutamise tõttu, arvutab MS Project 2013 kõik kulud ümber. See ilmub väljade all, mille nimi on Kulu või Kogumaksumus. Kui alustasite tegeliku kulu jälgimist, sisaldab see tegelikku kulu + ülejäänud kulu (mittetäielik tegevus) tegevuse kohta.
• Variatsioon - erinevus põhikulude ja kogumaksumuse vahel (jooksev või kavandatud maksumus).

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Andma valima hind ripploendis Tabella

Teil on võimalik vaadata kogu asjakohast teavet. Filtrite abil saate vaadata ka eelarvet ületavaid tegevusi.

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Andma valima Muud filtrid ripploendis Filtrid. Lõpuks svalitud Kulud eelarvest välja ja kinnitage nupuga kehtima

Projekti ressursikulude aruanne

Mõne organisatsiooni jaoks on ressursikulud esmased kulud ja mõnikord ainsad kulud, seega tuleb neid tähelepanelikult jälgida.

Klõpsake vahekaarti vaade menüüribal, rühmas Vaadake ressursse valima Allikate loetelu

Kulude saamiseks klõpsake vahekaardil vaade menüüribal, rühmas Andma valima hind ripploendis Tabella

Saame veergu Kulud sortida, et näha, millised on kõige kallimad ja kõige odavamad ressursid.

Sorteerimiseks peate klõpsama veeru päises Kulu automaatse filtri noolt. Kui kuvatakse rippmenüü, klõpsake käsku Suurimast väikseimani tellimine.

Võite kasutada iga veeru funktsiooni AutoFilter. Kui tellite veeru Variatsioon, näete dispersioonimudelit.

Automaatne filter

Projekti aruanne

Microsoft Projectiga on kaasas aruannete ja armatuurlaudade eelkomplektdefiniti. Need kõik leiate vahekaardilt Aruanne. Samuti saate luua ja kohandada oma projekti jaoks graafilisi aruandeid.

Juhtpaneeli aruanne (armatuurlaud)

Klõpsake nuppu Aruanne → Kuva grupp Aruanne → Armatuurlaud.

Allikaaruanne

Klõpsake nuppu Aruanne → Kuva grupp Aruanne → Ressursid.

Kulude aruanne

Klõpsake nuppu Aruanne → Kuva grupp Aruanne → Kulud.

Aruanne töö edenemise kohta

Vajuta siia Aruanne → Kuva grupp Aruanne → pooleli.

Kohandatud aruanded

Klõpsake nuppu Aruanne → Kuva grupp Aruanne → Uus aruanne.

Võimalusi on neli.

• tühi: loob valge aruande. Graafika, tabelite, teksti ja piltide lisamiseks kasutage vahekaarti Aruande tööriistad - Kujundus.
• skeem: loob graafiku, mis võrdleb tegelikku tööd, järelejäänud tööd ja tööd vaikimisidefinita. Kasutage paneeli Väljade loend, et valida mitu võrreldavat välja. Diagrammi välimust saate muuta, klõpsates vahekaarte Diagrammi tööriistad, Kujundus ja Paigutus.
• tabel: looge tabel. Kasutage paneeli Väljaloend, et valida, milliseid välju tabelis kuvada (vaikimisi kuvatakse nimi, algus, lõpp ja lõpuprotsentdefinita). Kontuuri taseme kast võimaldab teil valida projekti konspekti tasemete arvu, mida tabel peaks näitama. Tabeli välimust saate muuta, klõpsates vahekaartidel Tööriistad, Kujundus ja Paigutus.
• võrdlus: loob kaks graafikut kõrvuti. Graafikutel on alguses samad andmed. Nende eristamise alustamiseks võite klõpsata ühel graafikutel ja valida välja andmeloendipaanil soovitud andmed.

Korduma kippuvad küsimused

Seotud lugemised

• Kuidas luua projektiaruanne rakendusega Microsoft Project
• Gantti diagrammi loomine Microsoft Projectis
• Kuidas ja mis maksab Microsofti projekti kulude haldamise sisenemine
• Tööpäevade määramine Microsoft Projectis: projekti kalender
• Kuidas kohandada Gantti projekti printimist Microsoft Projectis

Ercole Palmeri