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Establecer un calendario común para todos los recursos es definitivamente una mala idea. Si tiene una semana laboral estándar, siempre habrá excepciones, como días libres, feriados u horarios de trabajo no estándar para cada miembro individual del equipo. ¿Y qué pasa si implementas un recurso virtual? Difícilmente encontrará un proyecto en el que todos los recursos cuesten lo mismo y requieran la misma cantidad de tiempo para realizar las tareas. Los calendarios ayudarán a superar esos obstáculos.
MS Project es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares de la industria, ya que ofrece docenas de funciones útiles. Desafortunadamente, esto hace que el software esté demasiado sobrecargado de opciones. Además, no son fáciles de encontrar.
En este artículo, como parte de nuestro tutorial sobre Microsoft Project , lo descubriremos cómo configurar los días laborables en Microsoft Project .
Para empezar, los calendarios en Microsoft Project se dividen en cuatro tipos:
Calendario básico . Sirven como modelos típicos de los que dependen los otros tres tipos. En otras palabras, son puntos de partida para tu proyecto. Introduzca aquí su horario laboral o no laboral, días libres, festivos, etc. y todo ello quedará reflejado en los otros tres calendarios relacionados. En Microsoft Project puedes elegir entre Turnos estándar (de 8:00 a 17:00 con una hora de descanso entre semana), 24 horas 24 (continuamente sin interrupciones, de 00:00 a 24:00) e Turnos de noche (de 23 a 00 horas con descanso entre semana) calendarios. Los calendarios base se pueden cambiar.
Calendario de proyectos . Las condiciones previas al trabajo se establecen aquí.defifinito para todas las actividades del proyecto. Por ejemplo, si trabaja en su proyecto desde las 9 a. m. del lunes hasta las 00 p. m. del viernes, puede configurar este calendario para todo el proyecto.
Calendario de recursos . Estos son los calendarios individuales de sus recursos. Si alguien en su proyecto tiene horarios de trabajo no estándar, configúrelos solo para este recurso sin cambios en todo el proyecto.
Calendario de actividades. Estos calendarios se utilizan para determinadas actividades. Por ejemplo, en su proyecto ya ha especificado el sábado como día no laborable, pero una determinada tarea requiere trabajar exactamente ese día. Los calendarios de tareas le permiten establecer días y horarios laborales para tareas específicas de su proyecto. Este tipo no se usa con mucha frecuencia en los calendarios de Microsoft Project, pero puede cambiar las reglas del juego.
Descubramos cómo configurar los días laborables y no laborables en MS Project.
Empecemos desde el principio y elijamos un calendario básico en Microsoft Project.
Para ello hacemos clic en la pestaña Project → Project Information → Campo Calendario y elija uno de los calendarios base en el menú desplegable.
Para realizar cambios en el calendario de MS Project, debe elegir el botón Change Working Time siempre presente en la tarjeta Project. Tras pulsar se abre una ventana de configuración y en la parte inferior encontraremos la grilla en la que podemos elegir la pestaña Work Weeks. Para configurar y cambiar la semana laboral, debe hacer clic Details A la derecha. En la ventana emergente puedes elegir los días laborables a la izquierda y tres opciones a la derecha: Utilice las primeras horasdefinites del proyecto para estos días ; Establecer los días en horario no comercial ; Establecer días para estas horas de trabajo específicas . Encontrarás más detalles sobre los cambios en días laborables un poco más abajo.
Por ahora, los pasos para configurar los días laborables en Microsoft Project son los siguientes:
Project → Change Working Time → Work Weeks → Details.
Para crear tu calendario básico, en la pestaña Change Working Time seleccionar Create New Calendar en la esquina superior derecha.
Project → Change Working Time → .Create New Calendar
Podemos cambiar los días laborables en la misma pestaña.
Project → Change Working Time → Work Weeks → Details
A la izquierda, elija los días para los que necesita cambiar el horario laboral y luego vaya a Establecer day(s) to these specific working times con intervalos de tiempo From e To en las columnas. Anote el tiempo requerido y haga clic OK Aplicar.
Podemos incluir fines de semana en el calendario del proyecto en MS Project. Para ello seguimos absolutamente los mismos pasos que seguimos en la pestaña Cómo cambiar los días laborables.
Project → Change Working Time → Work Weeks → Details.
A la izquierda, elige un día no laborable que quieras convertir en laborable y luego elige las franjas horarias.
Por el contrario, la opción Set days to nonworking time hará que la jornada laboral no funcione.
Los días festivos no se incluyen en los calendarios base ni en ningún otro proyecto creado en MS Project. Para agregar días festivos a su proyecto, seguimos trabajando con las mismas pestañas con una excepción: ahora necesitamos la pestaña Exceptions en lugar de la tarjeta Work Weeks.
Project → Change Working Time → Exceptions.
En la pestaña activa Change Working Time, marca los días festivos en el calendario, ve a la pestaña Exceptions y escriba el nombre. Tomará la fecha del calendario. Pero si necesitas cambiarlo, especifica las fechas en las columnas. From e To.
Si gestionas un proyecto a largo plazo, la configuración de vacaciones puede repetirse en el futuro, existe una opción para marcarlo. Ir al botón Details en la pestaña Exceptions y elija el patrón de recurrencia. Hay opciones diarias, semanales, mensuales y anuales disponibles. Además, puedes elegir un día determinado o, por ejemplo, un día en un orden determinado.
Sí, es posible programarlos. tareas automáticamente en Microsoft Project. Cuando agrega una nueva tarea a una programación, se programa automáticamente para comenzar en la fecha de inicio del proyecto. A medida que se agregan más tareas al cronograma y se vinculan a otras tareas, las fechas de inicio de las tareas cambiarán y la fecha de la última tarea en finalizar determinará la fecha de finalización del proyecto. También puede configurar el modo de actividad en "Programación automática”para programar automáticamente todas las tareas nuevas ingresadas en un proyecto.
Sí, es posible monitorear elprogreso del proyecto con Microsoft Project. Puede comprobar el progreso de las tareas a lo largo del tiempo y ver si las fechas de inicio y finalización están retrasadas. Para comparar los montos de trabajo con el plan original, aplique la tabla Trabajo a una vista de lista, como Ver Diagrama de Gantt o Uso de recursos.
Para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, puede examinar cómo el trabajo en tareas relacionadas afecta todo el proyecto de programación. Puede revisar las diferencias de cronograma, ver el trabajo del proyecto a lo largo del tiempo, identificar tareas que están retrasadas y encontrar espacios libres en su cronograma.
La gestión de Costos Indirectos y Costos Repetitivos es siempre un gran problema para el Gerente de Proyecto. Microsoft Project nos ayuda y nos da una gestión de costes elegante y definitivo.
Ercole Palmeri
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