Πώς να διαχειριστείτε το επαναλαμβανόμενο κόστος και το έμμεσο κόστος στο Microsoft Project

Η διαχείριση του Έμμεσου Κόστους και του Επαναλαμβανόμενου Κόστους είναι πάντα μεγάλο πρόβλημα για τον Υπεύθυνο Έργου.

Το Microsoft Project μας βοηθά και μας προσφέρει κομψή διαχείριση κόστους defiαρχικός.

Ας δούμε μαζί το έμμεσο κόστος, το επαναλαμβανόμενο κόστος, σε αυτό το άρθρο.

Εκτιμώμενος χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Για σωστή διαχείριση κόστους στο Microsoft Project, είναι απαραίτητο να συσχετιστούν και τα δύο έμμεσες δαπάνες ότι επαναλαμβανόμενα έξοδα σε μια δραστηριότητα, με παρόμοιο/ίσο κριτήριο με το πραγματικό κριτήριο.
Αυτή η δραστηριότητα πρέπει να έχει την ιδιαιτερότητα ότι έχει μια δυναμική διάρκεια που διαφέρει από εκείνη του έργου. Δηλαδή, εάν το έργο διαρκεί λιγότερο, αυτή η δραστηριότητα μειώνεται και αντιστρόφως παρατείνεται για να παρατείνει τη διάρκεια του έργου.

Hammock task

σε Project Management, έρχεται μια σκόπιμη δραστηριότητα όπως αυτή definita Hammock task, Ή Level of Effort.

Στη διαχείριση κόστους του Microsoft Project, α Hammock task είναι μια δραστηριότητα που ομαδοποιεί άλλες δραστηριότητες και επομένως συνδέεται με μια ημερομηνία έναρξης και μια ημερομηνία λήξης. Οι δραστηριότητες που ομαδοποιούνται από α Hammock task μπορεί ακόμη και να μην σχετίζονται, με την ιεραρχική έννοια του ενός W.B.S., ή με τη λογική έννοια από την εξάρτηση μιας δραστηριότητας.

ένα Hammock task ομάδες:

• μη παρόμοιες δραστηριότητες που οδηγούν σε συνολική ικανότητα, π.χ. "Προετοιμασία για ένα ταξίδι".
• μη συσχετισμένα στοιχεία για τους σκοπούς μιας περίληψης όπως μια περίοδο αναφοράς βάσει ημερολογίου, π.χ. "Εξάμηνα σχέδια"?
• συνεχιζόμενες ή γενικές δραστηριότητες που εκτελούν τη διάρκεια μιας προσπάθειας, π.χ. "Διαχείριση έργου".

Η διάρκεια τουHammock task Μπορεί επίσης να οριστεί από τις επιμέρους δραστηριότητες μέσα σε αυτήν, έτσι ώστε η αφηρημένη ομαδοποίηση να έχει ημερομηνία έναρξης της πρώτης οποιασδήποτε από τις επιμέρους δραστηριότητες και η ημερομηνία λήξης να είναι η τελευταία από τα περιεχόμενα.

Α 'Hammock task θεωρείται μια μορφή συνοπτικής δραστηριότητας παρόμοιας με μια δραστηριότητα Level of Effort.

Level of Effort

Για να υποστηρίξουμε τη διαχείριση κόστους του Microsoft Project, ας δούμε τώρα τι είναι μια δραστηριότητα και πώς να την εφαρμόσουμε Level of Effort.

Μια εργασία Level of Effort είναι μια δραστηριότητα υποστήριξης που πρέπει να πραγματοποιηθεί για να υποστηρίξει άλλες δραστηριότητες εργασίας ή ολόκληρο το έργο. Συνήθως αποτελείται από μικρές ποσότητες εργασίας που πρέπει να επαναλαμβάνονται περιοδικά. Για παράδειγμα, η λογιστική καταγραφή του προϋπολογισμού του έργου, η σχέση με τους πελάτες ή η συντήρηση του μηχανήματος κατά την παραγωγή.

Επειδή μια δραστηριότητα Level of Effort δεν είναι από μόνο του ένα αντικείμενο εργασίας που συνδέεται άμεσα με την υλοποίηση του προϊόντος, της υπηρεσίας ή του τελικού αποτελέσματος του έργου, αλλά μια στήριξη στην εργασία, η διάρκειά της βασίζεται στη διάρκεια της εργασίας. Ακριβώς για αυτόν τον λόγο, μια δραστηριότητα Level of Effort δεν πρέπει να βρίσκεται στην κρίσιμη κατεύθυνση του σχεδιασμού του έργου, αφού ποτέ δεν προσθέτει χρόνο στο έργο.

Η εκτίμηση μιας εργασίας Level Of Effort είναι ένα από τα κύρια καθήκοντα του διαχειριστή έργου.

Εισάγουμε αυτήν τη δραστηριότητα ως την πρώτη δραστηριότητα του σχεδίου του έργου και το ονομάζουμε Επίπεδο Προσπάθειας έμμεσες δαπάνες, χωρίς να εισάγετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης, ούτε τη διάρκεια.

Μπορούμε να εκχωρήσουμε πόρους οποιουδήποτε είδους σε αυτή τη δραστηριότητα με τις κατάλληλες Μονάδες Εκχώρησης για να κατανείμουμε το κόστος ομοιόμορφα σε όλο το έργο.

Ας δούμε βήμα προς βήμα πώς να το κάνουμε:

1. Κάντε δεξί κλικ στο κελί αρχή της πρώτης δραστηριότητας του έργου και να επιλέξει Αντιγραφή κελιού;
2. Με το δεξί κουμπί του ποντικιού στο κελί αρχή επιχείρηση Level Of Effort έμμεσες δαπάνες και επιλέξτε Επικόλληση με ειδική?
3. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέξτε Επικολλήστε τη σύνδεση και επιβεβαιώστε.
4. Σε αυτό το σημείο, κάντε δεξί κλικ στο κελί τέλος της τελευταίας δραστηριότητας του έργου (που θα πρέπει να είναι το τέλος του ορόσημου του έργου) και να επιλέξει Αντιγραφή κελιού.
5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στο κελί τέλος επιχείρηση Level Of Effort έμμεσες δαπάνες και επιλέξτε Επικόλληση με ειδική?
6. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέξτε Επικόλληση σύνδεσης e επιβεβαιώστε.

Μόλις γίνει αυτό, η διάρκεια της δραστηριότητας Level Of Effort έμμεσες δαπάνες θα καλύψει ολόκληρο το έργο, στην περίπτωσή μας από το 26 Φεβρουάριο 2018 έως 27 Απρίλιο 2018.

Ελάτε defiανοίξτε ένα προσαρμοσμένο πεδίο

Η εμφάνιση της δραστηριότητας LOE έμμεσες δαπάνες μπορεί να είναι παραπλανητικό, καθώς είναι πάντα κρίσιμο. Η οθόνη GANTT μπορεί να είναι προβληματική με την εμφάνιση δραστηριότητας LOE έμμεσες δαπάνες, ας δούμε λοιπόν πώς να το κρύψουμε.

Για να αποφύγουμε την εμφάνισή του, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα πεδίο προσαρμοσμένου τύπου σημάδι (true / false) και ένα φίλτρο εμφάνισης για την απόκρυψη της δραστηριότητας LOE έμμεσες δαπάνες.

Για να δημιουργήσετε το πεδίο Level Of Effort Task, κάντε δεξί κλικ στη στήλη "Προσθήκη νέας στήλης" και επιλέξτε "Προσαρμοσμένα πεδία" από το μενού περιβάλλοντος

Και δημιουργήστε το πεδίο Level Of Effort Task Ελάτε σημάδι

Σε αυτό το σημείο μπορούμε να εμφανίσουμε μια νέα στήλη συσχετίζοντας το προσαρμοσμένο πεδίο που δημιουργήθηκε και να ορίσουμε την τιμή του κελιού σε σχέση με τη δραστηριότητα Level Of Effort έμμεσες δαπάνες a Si, όπως στο σχήμα.

Αυτή η τιμή θα χρησιμοποιηθεί από το φίλτρο που θα δημιουργήσουμε για να προσδιορίσουμε τη δραστηριότητα που θέλουμε να κρύψουμε.

Πώς να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο φίλτρο

Για να δημιουργήσετε το φίλτρο, για να αποκρύψετε την εμφάνιση της δραστηριότητας Level Of Effort έμμεσες δαπάνες από το μενού θέα, προσδιορίζουμε τον αναπτυσσόμενο κατάλογο Δεν υπάρχει φίλτρο που βρίσκεται στο κέντρο της Κορδέλας στην ομάδα Δώστε.
Από την αναπτυσσόμενη λίστα εντολών επιλέγουμε Άλλα φίλτρα και από αυτό κάντε κλικ στο κουμπί νέος.

Καταχωρίστε το όνομα του φίλτρου Κρύβω LOE, ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση στο μενού για να εμφανίζεται πάντα το νέο φίλτρο στην αναπτυσσόμενη λίστα των διαθέσιμων φίλτρων.

Τα κριτήρια του νέου φίλτρου είναι:

Όνομα πεδίου = Επίπεδο προσπάθειας προσπάθειας
Συνθήκη = "διαφορετική από"
Τιμή (-ες) = "Ναι"

Ενεργοποίηση φίλτρου στο Microsoft Project

Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή, ενεργοποιήστε με κλικ με το ποντίκι τη λίστα των διαθέσιμων φίλτρων και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Κρύβω LOE,

Η δραστηριότητα Level Of Effort θα είναι κρυφό.

Για να αντιστοιχίσετε πόρους σε αυτήν τη δραστηριότητα, προχωρήστε κανονικά. Ας προσπαθήσουμε να καθορίσουμε πόρους Διαχείριση e Διαχειριστής πωλήσεων με μέγιστη μονάδα 50%. Με τον τρόπο αυτό, το ήμισυ του έμμεσου κόστους του Διευθυντή Έργου και του αυτοκινήτου του θα βαρύνει το έργο.
Για να αποδώσει το κόστος των δύο πόρων σε αυτή τη δραστηριότητα κατά την εκτέλεση του έργου, αρκεί να ενισχυθεί το στρατόπεδο % ολοκλήρωση με μια τιμή ανάλογη προς το χρονικό διάστημα που έχει παρέλθει από την αρχή του έργου μέχρι την ενημέρωση του έργου.

Μπορούμε να έχουμε το ίδιο αποτέλεσμα δημιουργώντας έναδραστηριότητες υποστήριξης σε δραστηριότητες σχεδίων.

Μια εργασία Αιώρα o Επίπεδο προσπάθειας μπορεί επίσης να αναφέρεται σε μία μόνο φάση του έργου.

Θα δούμε τώρα πώς να δημιουργήσετε μια δραστηριότητα LOE με διαφορετική μέθοδο από την προηγούμενη.

Δημιουργούμε τρεις δραστηριότητες:

• Η πρώτη δραστηριότητα του υποστήριξη είναι μια συνοπτική δραστηριότητα που θα έχει μόνο δύο δραστηριότητες τύπου Milestone μέσα σε αυτήν.
• Αναφερόμαστε Home-Start η Πρώτη δραστηριότητα με τη δραστηριότητα του Ανάλυση;
• Δημιουργούμε τη σχέση Τέλος-End μεταξύ της Τελευταία δραστηριότητα και της δραστηριότητας του φορτίο.

Το αποτέλεσμα θα είναι όπως στο παρακάτω σχήμα.

Σε αυτό το σημείο μπορούμε να αναθέσουμε τη δραστηριότητα του υποστήριξη όλους τους πόρους και το κόστος που απαιτούνται για την υποστήριξη του συνόλου του έργου.

Αν το έργο (ή η φάση) υποστεί επέκταση χρόνου, τότε η διάρκεια της δραστηριότητας LOE αυξάνονται και συνεπώς οι δαπάνες που σχετίζονται με τους πόρους τύπου εργασίας ή το κόστος που χρεώνεται με το χέρι.

Σχετικές αναγνώσεις

• Πώς να κάνετε αναφορές και πώς να εξαγάγετε δομημένα δεδομένα από τα έργα που διαχειρίζεστε με το MS Project
• Ποια είναι η μέθοδος κρίσιμης διαδρομής
• Πώς να κάνετε μια τεράστια μετατόπιση σχετικών εργασιών στο Microsoft Project
• Gato, DeepMind και ο αγώνας προς τη γενική τεχνητή νοημοσύνη
• Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά έργου με το Microsoft Project

Ercole Palmeri