Статті

Як найкраще організувати дані та формули в Excel для якісного аналізу

Microsoft Excel це довідковий інструмент для аналізу даних, оскільки він пропонує багато можливостей для організації наборів даних, навіть великих.

Якщо ви хочете відфільтрувати певні дані або виділити схожі дані, ви можете спростити свій набір даних і надати корисну інформацію, не втрачаючись у кількості та різноманітності даних.

У цій статті ми розповімо про деякі способи організації даних у Excel, щоб зробити процес аналізу простішим і більш задовільним.

Приблизний час читання: 8 хвилин

Давайте тепер розглянемо кілька корисних порад щодо кращої організації даних і формул перевершувати.

Відформатуйте клітинки, щоб виділити та сегментувати дані

Умовне форматування допомагає візуально класифікувати дані, щоб визначити шаблони, тенденції та аномалії в наборі даних.

Ви можете встановити певні умови для рядка, стовпця або діапазону комірок і defiвизначте правила форматування, такі як колір комірки, жирний шрифт, курсив тощо. Excel автоматично проаналізує дані та відформатує клітинки відповідно до попередніх умовdefiнічний.

Ця функція робить книгу візуально інформативною та легко зрозумілою, що прискорює аналіз.

Ось як можна застосувати до даних умовне форматування. Виберіть рядок, стовпець або діапазон і перейдіть до параметра Умовне форматування у стрічці. Установіть правила на основі того, як ви хочете переглядати дані, і Excel негайно їх застосує.

Умовне форматування

Сортуйте та фільтруйте дані, щоб упорядкувати електронну таблицю

Ви можете використовувати опцію сортування, щоб упорядкувати дані в порядку зростання чи спадання значень. Excel дозволяє сортувати рядки/стовпці за датою, числами, алфавітом і кольором. Таким чином ви можете перетворити необроблені дані на структуровані та визначити найвищі/найнижчі значення.

Ви також можете використовувати багаторівневе сортування, щоб маніпулювати набором даних як завгодно.

Окрім сортування даних, ви можете використовувати фільтри для детального перегляду певних частин набору даних, не змінюючи та не видаляючи нічого з вихідної книги.

Застосовуючи фільтри, ви можете бачити лише клітинки, які відповідають вашим умовам, і тимчасово приховувати несуттєві деталі. Допоможіть вам детально ознайомитися з потрібними деталями, налаштувавши видимість даних. Хоча ви можете встановити власні умови для фільтрувати дані, Excel також пропонує ці параметри попередньої фільтраціїdefiнічний.

Параметри фільтра

Застосовуйте формули для організації великих наборів даних

Формули пропонують ефективний спосіб упорядковувати дані в Excel і маніпулювати набором даних за допомогою складних дій, таких як логічні обчислення або статистичний аналіз.

Існує кілька формул Excel для аналізу даних для:

  • Класифікуйте існуючі дані
  • Відновлення даних з різних електронних таблиць
  • Об’єднайте текстові рядки в різних клітинках, щоб створити нові дані
  • Автоматизуйте конкретні завдання, такі як додавання та множення

Формули допомагають організувати дані з максимальною точністю та ефективністю.

Ось приклад формули IF, яка використовується для створення нового рядка/стовпця на основі того, чи відповідають існуючі точки даних попередньо визначеним критеріямdefiнічний.

Формула IF

Створіть іменовані діапазони для іменування клітинок

Іменовані діапазони дозволяють призначати відповідну назву/тег діапазону комірок, що полегшує створення формул для великого набору даних. Замість додавання попередніх посилань на клітинкиdefiУ кінці, як-от A1, A2 тощо, ви можете просто додати назву діапазону до своїх формул і прискорити процес аналізу.

Ви також можете використовувати ці назви діапазонів для легкої навігації у робочій книзі та спрощення перевірки даних.

Ось як створити іменований діапазон у Excel:

  • Виберіть клітинку або діапазон клітинок, які потрібно назвати.
  • Підійдіть до ящика ім'я у лівому кутку екрана, поруч із рядком формул.
  • Додайте ім’я, яке потрібно включити, і використовуйте підкреслення замість пробілів.

Тоді ви можете створювати формули для певного діапазону клітинок, просто використовуючи це ім’я.

Керування іменами

Використовуйте структуру для групування певних рядків і стовпців

Функції в Excel дозволяють створити ієрархічну структуру для вашого набору даних. Ви можете приховати або переглянути вибрані групи даних, щоб аналізувати їх з більшою концентрацією та точністю. Це корисно, коли у вас є складний набір даних із більшою кількістю деталей і ви хочете збільшити певні розділи.

Дані групи

Ви можете структурувати свої електронні таблиці за допомогою таких кроків:

  • Виберіть рядок або стовпець, які потрібно згрупувати. Ви повинні вибрати весь рядок/стовпець або кілька рядків/стовпців.
  • Підніматися Data > Outline > Group і ви матимете можливість приховати вибрані рядки/стовпці.
Меню
  • Клацніть значок «плюс» або «мінус», щоб показати або приховати згруповані дані.

La defiВикористання груп даних спрощує навігацію у великій електронній таблиці та покращує читабельність. Результат? Ви можете швидко працювати з даними, незалежно від розміру.

Створіть підтаблиці для розподілу та класифікації даних

Досить поширеним способом організації даних в Excel є створення підлистів. Ви можете розділити велику книгу на менші сегменти та класифікувати її на кілька підлистів.

Кожен підаркуш можна налаштувати кількома способами, наприклад:

  • Змініть назву та колір аркуша.
  • Додайте пароль для захисту підаркуша.
  • Зробіть копію аркуша або змініть їх порядок.
  • Перетворення аркуша на діаграму або аркуш макросу.
  • Приховування або видалення аркуша з основної книги.

Створення вкладених аркушів допомагає розбити великий набір даних на менші, більш керовані сегменти та спрощує обробку даних.

Варіанти карток

Використовуйте консолідацію даних, щоб об’єднати дані з кількох аркушів

Ви можете об’єднати дані з кількох електронних таблиць в один аркуш за допомогою функції консолідації даних Excel. Це чудово підходить для аналізу даних, збережених на різних аркушах або файлах.

Щоб об’єднати дані, що зберігаються в різних місцях, в одному файлі або в окремих файлах, виконайте такі дії:

  • Відкрийте аркуш, на якому потрібно об’єднати всі дані.
  • Перейти до Дані > Інструменти даних > Консолідувати .
  • Скористайтеся опцією «Огляд», щоб додати нові файли та виберіть «додати» як посилання. Ви також можете використовувати мітки, якщо ви додали мітки у вибраний файл.
  • Виберіть опцію «Створити посилання на вихідні дані», якщо ви хочете оновлювати консолідовані дані в режимі реального часу, коли ви вносите зміни у вихідний файл.
Консолідувати дані

Функція консолідації даних добре працює для збору та організації даних із кількох джерел в одному файлі.

Пов'язані читання

BlogInnovazione.it

Інноваційний бюлетень
Не пропустіть найважливіші новини про інновації. Підпишіться, щоб отримувати їх електронною поштою.

Читайте Innovation своєю мовою

Інноваційний бюлетень
Не пропустіть найважливіші новини про інновації. Підпишіться, щоб отримувати їх електронною поштою.

Слідуйте за нами