Зведені таблиці: що це таке, як створити в Excel і Google. Підручник з прикладами

Зведені таблиці — це метод аналізу електронних таблиць.

Вони дозволяють новачкам без досвіду роботи з даними швидко аналізувати свої дані.

Але що таке зведені таблиці і як вони працюють?

Простіше кажучи, зведена таблиця — це метод аналізу даних, який використовується для узагальнення великих наборів даних і відповідей на запитання, які можуть виникнути щодо даних. Він доступний у таких програмах для роботи з електронними таблицями, як Microsoft Excel і Google Sheets. Це дуже потужний спосіб упорядкування ваших даних.

Ось аналогія, щоб краще пояснити, що робить зведена таблиця:

Уявімо, що у нас є банка цукерок:

А ми хочемо зрозуміти: скільки там червоних цукерок? 

Скільки цукерок кожного кольору? 

Скільки цукерок у кожній формі? 

Один із способів зробити це — вручну підрахувати їх по одному. Це може зайняти багато часу. 

Найкращий спосіб отримати відповідь – створити зведену таблицю. 

Зведені таблиці — це спосіб реорганізувати та звести складні набори даних в одну таблицю, що дає нам змогу легко знаходити закономірності або рішення будь-яких запитань щодо набору даних. У певному сенсі ми групуємо кілька змінних у наборі даних. Ця дія також відома як агрегація даних. 

Є кілька способів групувати ці цукерки: 

• Ми можемо згрупувати їх за кольором 
• Ми можемо згрупувати їх за формою 
• Ми можемо згрупувати їх за формою та кольором

По суті, це те, що робить зведена таблиця. Групує дані та дозволяє виконувати такі обчислення, як підрахунок і підсумовування даних.

Для чого використовуються зведені таблиці?

Зведені таблиці використовуються для узагальнення та реорганізації великих обсягів даних у простішу для розуміння таблицю, яка дозволяє нам робити важливі висновки. 

Приклади використання/приклади зведених таблиць у реальному житті:

• Підсумок річних витрат бізнесу
• Показати середню платіжну спроможність демографічних показників клієнтів
• Показує розподіл маркетингових витрат між кількома каналами

Зведені таблиці використовують такі функції, як SUM і AVERAGE, щоб швидко отримати відповідь на ці запитання.

Навіщо використовувати зведену таблицю?

Стикаючись із величезною кількістю даних, легко відчути себе приголомшеним. Тут на допомогу приходять зведені таблиці. Зведені таблиці — це не просто інструмент; вони є важливим ресурсом в арсеналі будь-якого аналітика даних. Давайте дізнаємося, чому вам варто їх використовувати:

1. Спрощений аналіз даних: запитайте «Що таке зведена таблиця?» це все одно, що запитати: «Як я можу легко зрозуміти свої дані?» Зведені таблиці дозволяють розділяти великі обсяги даних на легкозасвоювані фрагменти, що полегшує прийняття кращих рішень.
2. Швидка інформація: Замість того, щоб переглядати рядок за рядком даних, зведені таблиці надають миттєве розуміння, показуючи зведення даних. Це швидке розуміння може бути безцінним для прийняття бізнес-рішень.
3. Універсальність: Зведені таблиці можна використовувати в різних галузях і для багатьох цілей, від фінансів до продажів і наукових досліджень. Їх гнучкість означає, що незалежно від вашої сфери, вони можуть надати величезну допомогу.
4. Порівняння даних: Хочете порівняти дані про продажі за два різні квартали? Або, можливо, ви хочете зрозуміти темпи зростання за останні п'ять років? Зведені таблиці спрощують ці порівняння.
5. Не потрібні додаткові навички: Як було зазначено у вступі, навіть повні новачки можуть використовувати потужність зведених таблиць. Вам не потрібні розширені навички аналізу даних або знання складних формул.

Еволюція зведених таблиць: сучасні платформи

Зведені таблиці пройшли довгий шлях з моменту появи. Хоча багато хто асоціює термін «зведена таблиця» з Microsoft Excel, сучасний ландшафт також пропонує інші платформи, які інтегрували та вдосконалили цю потужну функціональність.

1. MS Excel: надав користувачам можливість створювати зведені таблиці зі списків або баз даних, роблячи аналіз даних доступним для мільйонів людей.
2. Таблиці Google: Набіг Google у світ електронних таблиць прийшов із версією зведених таблиць. Хоча Google Таблиці схожі на Excel, вони пропонують функції співпраці, які зробили їх улюбленими для багатьох.
3. Інтегровані інструменти BI: з появою таких інструментів Business Intelligence (BI), як Tableau, Power BI та QlikView, зведені таблиці знайшли новий дім. Ці платформи використовують основні функції зведених таблиць і покращують їх, пропонуючи розширені можливості візуалізації та аналізу.

Як створити зведені таблиці в Excel

Перший крок: вставте зведену таблицю

Виберіть дані, які потрібно проаналізувати в Pivot.

Угорі натисніть «Вставити» -> «Зведена таблиця» -> «З таблиці/діапазону».

Другий крок: укажіть, чи потрібно створити таблицю на тому самому аркуші Excel чи на іншому аркуші Excel

ТРЕТІЙ КРОК: перетягніть змінні в потрібне поле

Є 4 поля: фільтри, стовпці, рядки та значення. Тут ви можете переставити різні змінні, щоб отримати різні результати.

Те, як ви їх організуєте, залежить від запитань, на які ви хочете відповісти.

ЧЕТВЕРТИЙ КРОК: налаштуйте розрахунок

У полі «значення», перетягнувши туди змінну, ви можете вибрати обчислення, яке потрібно застосувати. Найпоширенішими є SUM і AVERAGE.

Оскільки ми хочемо отримати тут загальну суму всіх продажів, ми виберемо SUM.

Після створення зведеної таблиці ви можете відсортувати дані від найбільшого до найменшого, клацнувши таблицю правою кнопкою миші -> сортувати -> сортувати від найбільшого до найменшого.

Як створити зведені таблиці в Google Таблицях

Створення зведеної таблиці в Google Таблицях дуже схоже на Excel.

Перший крок: вставте зведену таблицю

Почніть із відкриття електронної таблиці в Google Таблицях і вибору всіх даних. 

Ви можете швидко вибрати всі дані, клацнувши верхній лівий кут електронної таблиці або натиснувши CTRL + A.

Перейдіть до Вставити -> Зведена таблиця:

Другий крок: виберіть, де створити зведену таблицю

Ви можете створити зведену таблицю на новому аркуші або на існуючому аркуші. Зазвичай простіше вставити його на новий аркуш, але це залежить від особистих уподобань. 

Третій крок: налаштуйте зведену таблицю

Є два способи налаштувати зведену таблицю в Google Таблицях:

1. Використання ідей, запропонованих штучним інтелектом

2. Використання власних даних

Ви можете зробити обидва, використовуючи праворуч від щойно створеної зведеної таблиці:

Натисніть «Додати», щоб створити власну зведену таблицю. Подібно до Excel, ви можете вручну додавати змінні в «рядки, стовпці, значення та фільтри».

Рядки, стовпці, значення та фільтри: який використовувати?

Тепер, коли ви налаштували зведену таблицю, як ви знаєте, у яке поле помістити кожну змінну? Рядки, стовпці, значення чи фільтри?

Ось як використовувати кожен:

• Категориальні змінні (такі як стать і провінція) слід розміщувати в «стовпцях» або «рядках». 
• Числові змінні (наприклад, сума) мають входити до «значення»
• Щоразу, коли ви хочете відфільтрувати певний результат, ви можете ввести змінну в поле «фільтри». Наприклад, якщо я хочу бачити лише продажі певної провінції або місяця.

Рядки чи стовпці?

Якщо ви маєте справу лише з однією категоріальною змінною, неважливо, яку саме ви використовуєте. Обидва будуть легко читатися.

Але коли ми хочемо розглядати 2 речі одночасно, наприклад, продажі, згенеровані в «провінції» та за «жанром», тоді вам доведеться змішати та поєднати, щоб побачити, що працює найкраще. Спробуйте розмістити одну в рядках, а іншу в стовпцях і подивіться, чи подобається вам отримана зведена таблиця.

Немає фіксованого правила щодо того, куди вставляти кожну змінну. Розмістіть це так, щоб дані було легко читати.

Ercole Palmeri