วิธีลบเซลล์ที่ซ้ำกันในแผ่นงาน Excel

เราได้รับชุดข้อมูล และเมื่อถึงจุดหนึ่ง เราก็พบว่าข้อมูลบางส่วนมีการทำซ้ำ

เราต้องวิเคราะห์ข้อมูลโดยรู้ว่าการซ้ำซ้อนเป็นข้อผิดพลาด

ในบทความนี้ เราจะดูสามวิธีในการกำจัดเซลล์ที่ซ้ำกัน

ลบเซลล์ที่ซ้ำกันใน Excel

สำหรับแต่ละวิธีที่อธิบายไว้ด้านล่าง เราใช้สเปรดชีตธรรมดาด้านล่าง ซึ่งมีรายชื่ออยู่ในคอลัมน์ A

ก่อนอื่นเราจะแสดงวิธีใช้คำสั่ง Remove Duplicates ของ Excel เพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน จากนั้นเราจะแสดงวิธีใช้ตัวกรองขั้นสูงของ Excel เพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จ สุดท้าย เราจะแสดงวิธีลบรายการที่ซ้ำกัน โดยใช้ฟังก์ชัน Countif ของเอ็กเซล .

ลบรายการที่ซ้ำกันโดยใช้คำสั่ง Remove Duplicates ของ Excel

คำสั่ง ลบรายการที่ซ้ำกัน พบได้ในกลุ่ม “เครื่องมือข้อมูล” ภายในแท็บ ให้ ของ Ribbon ของ Excel

หากต้องการลบเซลล์ที่ซ้ำกันโดยใช้คำสั่งนี้:

• เลือกเซลล์ใดๆ ภายในชุดข้อมูลที่คุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกันออกแล้วคลิกปุ่ม ลบรายการที่ซ้ำกัน
• คุณจะพบกล่องโต้ตอบ "ลบรายการที่ซ้ำกัน" ที่แสดงด้านล่าง:

• กล่องโต้ตอบนี้ให้คุณเลือกคอลัมน์ในชุดข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน ในสเปรดชีตตัวอย่างด้านบน เรามีข้อมูลเพียงคอลัมน์เดียว (ช่อง "ชื่อ") ดังนั้นเราจึงเลือกฟิลด์ "ชื่อ" ไว้ในกล่องโต้ตอบ
• หลังจากตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกฟิลด์ที่ต้องกรอกในกล่องโต้ตอบแล้ว ให้คลิก OK. จากนั้น Excel จะลบแถวที่ซ้ำกันตามต้องการ และแสดงข้อความให้คุณทราบถึงจำนวนระเบียนที่ถูกลบออกและจำนวนระเบียนที่ไม่ซ้ำกันที่เหลืออยู่ (ดูด้านล่าง)

• เหนือข้อความยังมีตารางที่เกิดจากการลบอีกด้วย ตามที่ร้องขอ เซลล์ A11 ที่ซ้ำกัน (ซึ่งมีชื่อที่สองคือ "Dan BROWN") ได้ถูกลบออกแล้ว

โปรดทราบว่าคำสั่ง Remove Duplicates ของ Excel สามารถใช้กับชุดข้อมูลที่มีหลายคอลัมน์ได้ ตัวอย่างนี้มีอยู่ในหน้า ลบแถวที่ซ้ำกัน

ลบรายการที่ซ้ำกันโดยใช้ตัวกรองขั้นสูงของ Excel

ตัวกรองขั้นสูงของ Excel มีตัวเลือกที่ให้คุณกรองระเบียนที่ไม่ซ้ำในสเปรดชีตและคัดลอกรายการที่กรองผลลัพธ์ไปยังตำแหน่งใหม่

ซึ่งจะแสดงรายการที่มีรายการบันทึกที่ซ้ำกันเกิดขึ้นครั้งแรก แต่ไม่มีรายการใดเกิดขึ้นอีก

หากต้องการลบรายการที่ซ้ำกันโดยใช้ตัวกรองขั้นสูง:

• เลือกคอลัมน์ที่จะกรอง (คอลัมน์ A ในสเปรดชีตตัวอย่างด้านบน)(หรืออีกทางหนึ่ง หากคุณเลือกเซลล์ใดๆ ภายในชุดข้อมูลปัจจุบัน Excel จะเลือกช่วงข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดใช้งานตัวกรองขั้นสูง)
• เลือกตัวเลือกตัวกรองขั้นสูงของ Excel จากแท็บข้อมูลที่ด้านบนของสมุดงาน Excel ของคุณ(หรือใน Excel 2003 สิ่งนี้ พบตัวเลือกในเมนู ข้อมูล → ตัวกรอง ).

• คุณจะพบกล่องโต้ตอบที่แสดงตัวเลือกสำหรับตัวกรองขั้นสูงของ Excel (ดูด้านล่าง) ภายในกล่องโต้ตอบนี้:

สเปรดชีตผลลัพธ์ซึ่งมีรายการข้อมูลใหม่ในคอลัมน์ C แสดงอยู่ด้านบน

คุณอาจสังเกตเห็นว่าค่าที่ซ้ำกัน “Dan BROWN” ได้ถูกลบออกจากรายการแล้ว

ตอนนี้คุณสามารถลบคอลัมน์ด้านซ้ายของรายการข้อมูลใหม่ของคุณ (คอลัมน์ AB ในสเปรดชีตตัวอย่าง) เพื่อกลับสู่รูปแบบสเปรดชีตดั้งเดิม

ลบรายการที่ซ้ำกันโดยใช้ฟังก์ชัน Countif ของ Excel

วิธีนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อเนื้อหาในเซลล์มีความยาวน้อยกว่า 256 อักขระ เพราะฟังก์ชัน Excel ไม่สามารถจัดการสตริงข้อความที่ยาวกว่านี้ได้

ขั้นตอนที่ 1: เน้นรายการที่ซ้ำกัน

อีกวิธีหนึ่งในการลบรายการที่ซ้ำกันในช่วงของเซลล์ Excel คือการใช้ ฟังก์ชัน Countif ของเอ็กเซล .

เพื่ออธิบายสิ่งนี้ เราจะใช้สเปรดชีตตัวอย่างง่ายๆ อีกครั้ง ซึ่งมีรายชื่อในคอลัมน์ A

หากต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกันในรายการชื่อ ให้ใส่ฟังก์ชันเข้าไป Countif ในคอลัมน์ B ของสเปรดชีต (ดูด้านล่าง) ฟังก์ชันนี้แสดงจำนวนครั้งของแต่ละชื่อจนถึงบรรทัดปัจจุบัน

ดังที่แสดงในแถบสูตรสเปรดชีตด้านบน รูปแบบของฟังก์ชัน เคานติฟ ในเซลล์ B2 มันคือ :=COUNTIF( $A$2:$A$11, A2 )

โปรดทราบว่าคุณลักษณะนี้ใช้การผสมผสานของ การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์และแบบสัมพันธ์. เนื่องจากการผสมผสานสไตล์อ้างอิงนี้ เมื่อคัดลอกสูตรลงในคอลัมน์ B สูตรจะกลายเป็น

=COUNTIF( $A$2:$A$11, A2 ) =COUNTIF( $A$2:$A$11, A3 ) =COUNTIF( $A$2:$A$11, A4 ) เป็นต้น

ดังนั้น สูตรในเซลล์ B4 จะส่งกลับค่า 1 สำหรับสตริงข้อความที่ปรากฏครั้งแรก “Laura BROWN” แต่สูตรในเซลล์ B7 จะส่งกลับค่า 1 สำหรับการปรากฏครั้งที่สองของสตริงข้อความนี้

ขั้นตอนที่ 2: ลบแถวที่ซ้ำกัน

ตอนนี้เราได้ใช้ฟังก์ชัน Excel แล้ว Countif หากต้องการเน้นรายการที่ซ้ำกันในคอลัมน์ A ของสเปรดชีตตัวอย่าง เราต้องลบแถวที่มีจำนวนมากกว่า 1

ในสเปรดชีตตัวอย่างง่ายๆ คุณสามารถดูและลบแถวที่ซ้ำกันเพียงแถวเดียวได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม หากคุณมีข้อมูลซ้ำหลายรายการ คุณอาจพบว่าการใช้ตัวกรองอัตโนมัติของ Excel เพื่อลบแถวที่ซ้ำกันทั้งหมดในคราวเดียวทำได้เร็วกว่า ใช้ตัวกรองอัตโนมัติของ Excel เพื่อกำจัดแถวที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงวิธีลบรายการที่ซ้ำกันหลายรายการในคราวเดียว (หลังจากไฮไลต์โดยใช้ไฟล์ Countif):

• เลือกคอลัมน์ที่มีฟังก์ชัน Countif (คอลัมน์ B ในสเปรดชีตตัวอย่าง);
• คลิกปุ่ม กรอง ในแท็บ ให้ ของสเปรดชีตเพื่อใช้ตัวกรองอัตโนมัติของ Excel กับข้อมูลของคุณ

• ใช้ตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ B เพื่อเลือกแถวที่ไม่เท่ากับ 1 นั่นคือคลิกที่ตัวกรอง และยกเลิกการเลือกค่า 1 จากรายการค่า
• คุณจะเหลือสเปรดชีตที่ซ่อนการปรากฏครั้งแรกของแต่ละค่าไว้ นั่นคือจะแสดงเฉพาะค่าที่ซ้ำกันเท่านั้น คุณสามารถลบบรรทัดเหล่านี้ได้โดยการไฮไลต์ จากนั้นคลิกขวาและเลือก ลบ เส้น .

• ลบตัวกรองออกแล้วคุณจะพบกับสเปรดชีตซึ่งมีการลบรายการที่ซ้ำกันออกไป ตอนนี้คุณสามารถลบคอลัมน์ที่มีฟังก์ชันได้ Countif เพื่อกลับสู่รูปแบบสเปรดชีตดั้งเดิม

Ercole Palmeri