Excel-draaitabel: basisoefening

Om de doelen en effecten van het gebruik van een draaitabel in Excel beter te begrijpen, bekijken we een stapsgewijze handleiding voor het maken van een draaitabel in Excel.

Voor dit eenvoudige voorbeeld gebruiken we een spreadsheet met de verkoopgegevens van een bedrijf.

In het spreadsheet worden de verkoopdatum, de naam van de verkoper, de provincie, de sector en de omzet weergegeven.

In het volgende voorbeeld wordt een draaitabel gemaakt waarin de totale omzet voor elke maand van het jaar wordt weergegeven, uitgesplitst naar verkoopprovincie en verkoopvertegenwoordiger. Het proces om deze draaitabel te maken is als volgt:

1. Selecteer een cel binnen het gegevensbereik o selecteert het volledige gegevensbereik voor gebruik in de draaitabel. (Opmerking: als u één cel in het gegevensbereik selecteert, identificeert en selecteert Excel automatisch het volledige gegevensbereik voor de draaitabel.)
2. Klik op de knop Draaitabel, die zich in de groep 'Tabellen' bevindt, op het tabblad 'Invoegen' van het Excel-lint.

3. U krijgt het dialoogvenster "PivotTable maken" te zien

Zorg ervoor dat het geselecteerde bereik verwijst naar het cellenbereik dat u wilt gebruiken voor de draaitabel (als u een tabel maakt, zoals in het voorbeeld, is alles eenvoudiger omdat u naar de tabel verwijst en niet langer naar de coördinaten).

Er is ook een optie die u vraagt ​​waar u de draaitabel wilt plaatsen. Hiermee kunt u de draaitabel in een opgegeven werkblad plaatsen. Selecteer anders de optie voorafdefinita nieuw werkblad .

Klikken OK .

4. Je krijgt er nu één te zien draaitabel blank en het taakvenster Draaitabelveldenlijst, dat verschillende gegevensvelden bevat. Houd er rekening mee dat dit de kopteksten zijn van het oorspronkelijke gegevensspreadsheet.

Wij willen de draaitabel toont de som van de verkoopgegevens voor elke maand, opgesplitst per regio en vertegenwoordiger.

Daarom doet u vanuit het taakvenster “Draaitabelveldenlijst” het volgende:

• Sleep het veld "Date” in het gebied gemarkeerd met “Rows"?
• Sleep het veld "Sales” in het gebied gemarkeerd met “Values Σ"?
• Sleep het veld "Province” in het gebied gemarkeerd met “Columns"?
• Sleept de "Seller“. in het gebied genaamd “Columns'.

5. De resulterende draaitabel wordt gevuld met dagelijkse verkooptotalen voor elke verkoopregio en elke vertegenwoordiger, zoals hieronder weergegeven.

Zoals u kunt zien, zijn de datums al per maand gegroepeerd, met relatieve gedeeltelijke totalisaties van de bedragen (deze automatische groepering is afhankelijk van de versie van Excel, bij eerdere versies was het nodig om handmatig per maand te groeperen).

U kunt stijlen voor de cellen instellen, zoals de valuta voor de getallen, omdat het omzetbedragen zijn.

Draaitabelrapportfilters

Met het draaitabelrapportfilter kunt u gegevens bekijken voor een enkele waarde of een selectie van waarden die zijn opgegeven in gegevensvelden.

In de vorige draaitabel ziet u bijvoorbeeld mogelijk alleen gegevens per verkoopregio, zoals een provincie.

Om alleen de gegevens voor de provincie Turijn (TO) te bekijken, gaat u terug naar het taakvenster “Lijst met draaitabelvelden” en sleept u de veldkop “Provincie” naar het gebied “Rapportfilter” (of “Filters”).

U zult zien dat er bovenaan de draaitabel een veld ‘Provincie’ verschijnt. Gebruik de vervolgkeuzelijst in dit veld om de provincie Turijn te selecteren. De resulterende draaitabel toont alleen de verkopen voor de provincie Turijn.

U kunt ook snel de verkopen voor de regio Piemonte bekijken door in het vervolgkeuzemenu alle provincies te selecteren die deel uitmaken van de regio Piemonte.

Ercole Palmeri