Come personalizzare la stampa del Gantt project in Microsoft Project

Microsoft Project ha una vasta scelta di report predefiniti, con possibilità di personalizzare report esistenti o crearne nuovi, con semplicità e flessibilità. La stampa del Gantt project è però una necessità imprescindibile per ogni Project Manager.

Vediamo quindi due suggerimenti preziosi per migliorare la leggibilità della stampa del Gantt project, nella stampa standard di Microsoft Project.

Per prima cosa possiamo decidere dove inserire delle interruzioni di pagina, per suddividere il Gantt project nelle diverse pagine e dare maggiore leggibilità.

Supponiamo di avere un Gantt project come visualizzato nella prossima figura.

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Apriamo la gestione delle Opzioni di Microsoft Project, e seguiamo le azioni attraverso la sequenza numerica:

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Trovato il comando Inserisci interruzione di pagina (3) dall’elenco (2) Scegli comandi da: copiamolo nella lista di destra in una nuova Scheda personalizzata. Le Schede principali di Project non possono essere modificate, quindi ne creiamo una nuova. Chiameremo questa nuova scheda Mia Scheda e la creiamo cliccando sul pulsante Nuova Scheda.

Per poter inserire il comando dalla Lista di sinistra a quella destra dobbiamo creare un nuovo gruppo di comandi. Evidenziata la nuova scheda, creiamo il nuovo gruppo cliccando sul pulsante Nuovo gruppo e gli daremo il nome Stampa.

Confermiamo con Ok.

Nell’immagine che segue vediamo il nuovo comando appena inserito nella barra degli strumenti:

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Per inserire un’interruzione di pagina clicchiamo sull’attività che sarà la prima ad essere stampata nella nuova pagina, attiviamo la scheda Mia Scheda e quindi su Inserisci interruzione di pagina.

Dovremo avere cura di individuare nella parte destra dello schermo (diagramma) la porzione temporale che vogliamo stampare. Possiamo utilizzare il comando Visualizza / Intero progetto.

Il risultato a video dell’inserimento delle interruzioni di pagina per le due fasi del progetto è la visualizzazione di due righe nere come in figura:

A questo punto, avviando la funzione di stampa avremo:

Nell’anteprima di stampa vedremo tre pagine che saranno stampate e che racchiudono l’intero intervallo temporale del progetto.

In basso abbiamo la legenda di stampa che può essere anche essa ottimizzata.

Volendo migliorare ulteriormente la leggibilità della stampa del Gantt project, possiamo pensare di eliminare la legenda. Pur essendo molto utile per comprendere la tipologia delle barre di Gantt project, la legenda è piuttosto “invasiva”, occupando spazio nella stampa del Gantt project.

Vediamo come escludere la legenda dalla stampa del Gantt project di Microsoft Project. Dal menu File selezionare Stampa:

Cliccando su Imposta pagina per richiamare la finestra Imposta pagina – Diagramma di Gantt. Da qui attiviamo il pannello Legenda per visualizzare le opzioni della legenda stessa.

Le tre opzioni ci permettono di;

• Stampare la legenda in ogni pagina (è il default)
• Ottenere una pagina (l’ultima della stampa) in cui viene mostrato il significato delle barre del Gantt project
• Nessuna stampa

Il risultato è questo: