Come inserire costi ripetitivi e indiretti in Microsoft Project

La gestione dei Costi Indiretti e dei Costi Ripetitivi è sempre un grande problema per il Capo Progetto. Microsoft Project ci aiuta e ci da una soluzione elegante e definitiva. Vediamola insieme in questo articolo.

Per una corretta gestione dei costi di Progetto, è necessario associare sia i costi indiretti che i costi ripetitivi a una attività, in grado di distribuire i costi nel corso del progetto, con un criterio simile/uguale al criterio reale.
Questa attività, deve avere la particolarità di avere una durata dinamica al variare di quella del progetto. Cioè, se il progetto dura di meno questa attività si accorcia e viceversa si allunga all’allungarsi della durata del progetto.

Nel Project Management, una attività di scopo come questa viene definita Hammock task, oppure Level of Effort.

—> Un Hammock task è un’attività che raggruppa altre attività, e quindi legata a una data di inizio e a una data di fine. Le attività raggruppate da un Hammock task potrebbero anche essere non correlate, nel senso gerarchico di una W.B.S., o nel senso logico alla dipendenza di una attività.

Una Hammock task raggruppa:

• attività non simili che portano a una capacità complessiva, ad es. “preparazione per un viaggio”;
• elementi non correlati ai fini di una sintesi come un periodo di report basato sul calendario, ad es. “Piani del semestre”;
• attività in corso o generali che eseguono la durata di uno sforzo, ad es. “gestione di progetto”.

La durata dell’Hammock task può anche essere impostata dalle sotto attività al suo interno, in modo che il raggruppamento astratto abbia una data di inizio della prima di una qualsiasi delle sotto attività e la data di fine sia l’ultima di i contenuti.

Un’Hammock task è considerata una forma di attività di riepilogo simile a un’attività Level of Effort.

—> Un task Level of Effort è un’attività di supporto che deve essere svolta per sostenere le altre attività lavorative o l’intero progetto. Di solito consiste in brevi quantità di lavoro che devono essere ripetute periodicamente. Ad esempio la contabilità del budget di progetto, il rapporto con i clienti o la manutenzione dei macchinari durante la produzione.

Poiché un’attività Level of Effort non è di per sé un oggetto di lavoro direttamente associato alla realizzazione del prodotto, servizio o risultato finale del progetto, ma un supporto al lavoro, la sua durata è basata sulla durata dell’attività lavorativa. Proprio per questo motivo, un’attività Level of Effort non deve essere sul percorso critico della pianificazione del progetto, poiché non aggiunge mai del tempo al progetto.

La stima di un task Level Of Effort è uno dei compiti principali di un project manager.

Inseriamo questa attività come prima attività del piano di progetto, e la chiamiamo Level of Effort costi indiretti, senza inserire nè date di inizio e fine, nè durata.

Possiamo assegnare risorse di qualsiasi tipo a questa attività con Unità di Assegnazione adeguata per spalmare i costi in modo uniforme per tutta la durata del progetto.

Vediamo passo dopo passo come fare:

1. Cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Inizio della prima attività di progetto e scegliere Copia Cella;
2. Con il tasto destro del mouse nella cella Inizio dell’attività Level Of Effort costi indiretti e selezionare Incolla speciale;
3. Nella videata visualizzata selezionare Incolla collegamento e confermare;
4. A questo punto, cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Fine dell’ultima attività del progetto (che dovrebbe essere la milestone di fine progetto) e scegliere Copia Cella;
5. Successivamente, cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Fine dell’attività Level Of Effort costi indiretti e selezionare Incolla speciale;
6. Nella videata visualizzata selezionare Incolla collegamento e confermare.

Fatto questo, la durata dell’attività Level Of Effort costi indiretti coprirà l’intero progetto, nel nostro caso dal 26 febbraio 2018 al 27 aprile 2018.