Com i quins costos per entrar a la gestió de costos de Microsoft Project

La gestió de costos del projecte és fonamental per assolir els objectius, complint els temps. Microsoft Project implementa una metodologia molt flexible i fàcilment adaptable per a tots els sectors.

Per a una correcta gestió de costos en Microsoft Project, és bo identificar primer els tipus de recursos, el tipus de cost, la disponibilitat i la variabilitat amb el pas del temps.

Els diferents tipus de costos funcionen de diferents maneres, depenent de si el recurs és un recurs de treball (una persona), un recurs material (com ara paper, fusta o ciment) o un recurs de costos.

Abans de parlar de Gestió de costos en Microsoft Project, comencem per identificar els tipus de costos:

• Recurs laboral, amb el cost derivat de l’acompliment laboral. En aquest cas és possible introduir les taxes d’un recurs de treball i les tarifes d’ús d’un recurs de treball. En el primer cas, es declara el cost d’un recurs humà especificant la tarifa horària estàndard i extraordinària, com per exemple l’activitat laboral d’un empleat o d’un consultor. En el segon, el cost del recurs es declara per utilitzar, per exemple l’activitat laboral identificada per un servei, per exemple un enviament de missatgeria o una activitat de tarifa plana;
• Recurs material, us permet especificar el cost del material utilitzat durant el projecte. Com a exemple podem identificar els materials necessaris per a la producció i els consumibles;
• Recurs de costos, us permet aplicar un cost a una activitat assignant un element de cost a aquesta activitat. A diferència dels costos fixos, podeu aplicar qualsevol quantitat de recursos de costos a una activitat. Els recursos de cost ofereixen un major control quan s’apliquen diversos tipus de costos a les activitats. Com a exemple que podem considerar una tarifa aèria o llogar una habitació o maquinària;
• Cost fixat per a una activitat o projecte, atribuïble a una activitat i no a un recurs.

Cal tenir en compte que per als recursos laborals s’aplica la taxa d’IVA per unitat de temps. Si bé tant els recursos de cost com els recursos materials, s’aplica la taxa d’IVA per unitat de mesura especificada.

Com introduir les tarifes per al recurs de treball, en el cas de la prestació d'empleats o consultors, pagades a temps

Procedim amb els passos següents

1. Clic Llista de recursos a la pestanya vista.
2. Al camp Nom del recurs seleccioneu un recurs o escriviu un nom de recurs nou.
3. Als camps Tarifaard e Valorar straordinario introduïu la tarifa estàndard i extraordinària del recurs.

Un recurs, però, podria tenir diferents tarifes en funció de diferents factors:

• Tipus d'obra
• Lloc de treball
• Descompte de volum resultant del treball
• Canvis realitzats amb el pas del temps
• Recursos utilitzats, per exemple, formats o amb experiència

Microsoft Project pot gestionar aquestes variants mitjançant el diàleg d'informació de recursos. Vegem com accedir a la informació dels recursos:

1. Feu doble clic al recurs per obrir el quadre de diàleg Informació sobre recursosi, a continuació, escolliu la pestanya costos.
2. In taules de tarifes, introduïu la data de validesa a partir de la qual s'aplicaran les noves tarifes;
3. A les columnes Tarifa estàndard e Tarifa extraordinària introduïu les tarifes de recursos;
4. Per introduir una modificació de la tarifa que entrarà en vigor en una altra data, a les files addicionals de les taules de tarifes, escriviu o seleccioneu la nova data i les noves tarifes estàndard i hores extraordinàries;
5. Per introduir altres conjunts de tarifes per al mateix recurs, feu clic a la pestanya B;

consells:

• El projecte calcula els costos totals quan es destinen recursos a activitats;
• un canvi de la tarifa estàndard per a un recurs afecta el cost de les activitats realitzades en un 100% (on el recurs està obviament);
• Després d’introduir diverses tarifes d’un sol recurs mitjançant taules de tarifes, podeu canviar-les mitjançant la taula per a una tasca determinada (Gestió d’activitats, seleccioneu el recurs, feu clic amb el botó dret i seleccioneu informació. A la pestanya costos seleccioneu la taula de tarifes que es farà servir a la llista Taula tarifària.

Com introduir les tarifes d’ús d’un recurs de treball

1. Clic Llista de recursos a la pestanya vista.
2. Ompliu la columna Nom del recurs e Cost / Ús per al recurs que té una tarifa fixa per a cada tasca. Els recursos poden tenir un cost per ús així com uns costos basats en tarifes de temps (paràgraf anterior).

És possible introduir més d’un cost per ús per a cada recurs per obtenir combinacions amb tarifes mixtes:

1. Feu doble clic al recurs per obrir el quadre de diàleg Informació sobre recursos i després feu clic a la pestanya costos.
2. In taules de tarifes, introduïu la data en què es canviarà la taxa a la columna Data de validesa de la targeta (Configuració per defectedefinita).
3. Ompliu la columna Cost per ús.
4. Per introduir un cost per ús que entrarà en vigor en una altra data, a les files addicionals de les taules de tarifes, escriviu o seleccioneu la nova data i el nou cost per ús.
5. Per introduir altres conjunts de costos per al mateix recurs, feu clic a la pestanya B;

consell → Si normalment utilitzeu les taules de tarifes, afegiu la columna Taula tarifària a la visualització de la web Gestió d’activitats.

Com introduir un cost fix per a una activitat o per a tot el projecte

Els costos fixos s’assignen a una activitat i són útils per planificar i adquirir els costos de les activitats que es puguin produir a més dels derivats dels recursos assignats. S’apliquen els costos fixos a una activitat i no a un recurs.

1. A la pestanya vista feu clic a Gràfic de Gantt.
2. triar taula al menú vistai, a continuació, seleccioneu cost.
3. Al camp Nom de l’activitat selecciona l’activitat per a la qual introduir un cost fix.
4. Al camp Costos fixos introduïu un valor de cost.

També és possible introduir costos fixos per a tot el projecte si només us interessa els costos generals del projecte.

1. triar Opcions al menú Strumenti i després feu clic a la pestanya avançat.
2. In Opcions de visualització del projecte selecciona la casella de selecció Mostra les tasques de resum del projectei, a continuació, tria OK.
3. Al camp Nom de l’activitat selecciona activitats de resum del projecte.
4. Al camp Costos fixos escriviu un cost per al projecte.

Com introduir els preus d’un cost de recurs

Un recurs de cost us permet aplicar un cost a una activitat mitjançant l’assignació d’un article de cost (com una tarifa aèria o un lloguer) a aquesta activitat. A diferència dels costos fixos, podeu aplicar qualsevol quantitat de recursos de costos a una activitat. Els recursos de cost ofereixen un major control quan s’apliquen diversos tipus de costos a les activitats.

Abans d’introduir un cost per un recurs de cost, heu de crear el recurs de cost:

1. triar Llista de recursos al menú vista.
2. Al camp Nom del recurs escriviu un nom per al recurs de cost i, a continuació, feu clic a Informació sobre el recurs
3. Al quadre de diàleg Informació sobre recursos feu clic a cost llista Tipus de la targeta general.

Després de crear el recurs de costos, podeu assignar-lo a una activitat i, a continuació, introduir els costos per assignar el recurs mitjançant la vista de Gestió de tasques.

1. triar Gestió d’activitats al menú vista.
2. Seleccioneu la tasca a la qual s’assigna el recurs de cost i, a continuació, feu clic a Informació de tasca.
3. Al quadre de diàleg Informació de tasca feu clic a la pestanya generali, a continuació, introduïu un valor de cost al quadre cost.
4. triar OK.

Quan un cost s’aplica mitjançant un recurs de cost assignat a una activitat, l’import del recurs de cost pot variar en funció de com s’utilitzi el recurs de cost.

consells:

• A diferència dels costos fixos, els recursos de costos es creen com un tipus de recurs i s’assignen a una activitat.
• A diferència dels recursos laborals, els recursos de cost no poden especificar un calendari aplicat a aquestes propietats. 
• Si heu estimat diversos valors per a un recurs de cost durant un període de temps i valors reals diferents dels estimats, el Projecte 2007 substitueix les estimacions per valors reals. Aquest comportament dels recursos de cost és diferent dels altres tipus de recursos perquè els recursos de cost no estan vinculats a la feina real.
• El valor de divisa dels recursos de cost no depèn de la quantitat de treball realitzat en l’activitat a la qual van ser assignats.

Com introduir les tarifes d’un recurs material

1. triar Llista de recursos al menú vista.
2. triar taula al menú vista i després feu clic a col·locació.
3. Al camp Nom del recurs camp seleccioneu un recurs material o escriviu un nom de recurs de material nou.
4. Si es tracta d’un recurs material nou, feu el següent:
   1. Seleccionar material in Tipus camp.
   2. Introduïu el nom d’una unitat de mesura al camp Etiqueta de material
5. Al camp Tarifa introduïu una tarifa.

També en aquest cas és possible introduir més d’una tarifa per a cada recurs material, tal com ja s’ha descrit en els paràgrafs anteriors.

Com introduir les tarifes d’ús d’un recurs material

1. triar Llista de recursos al menú vista.
2. triar taula al menú vista i després feu clic a col·locació.
3. Al camp Nom del recurs seleccioneu un recurs material o escriviu un nom de recurs de material nou.
4. Si es tracta d’un recurs material nou, seleccioneu material in Tipus camp.
5. Si es tracta d’un recurs material nou, escriviu el nom d’una unitat de mesura al camp Etiqueta de material
6. Escriviu un valor de cost al camp Cost / Ús.

.

Per obtenir més informació sobre els cursos de formació de Project Management i Microsoft Project, podeu contactar amb mi enviant un correu electrònic a info@bloginnovazione.o omplint el formulari de contacte de BlogInnovazione.it

Ercole Palmeri

Gerent d’Innovació temporal