In alcune situazioni, potrebbe essere necessario preparare un budget del progetto senza creare stime dettagliate dei costi e assegnazione delle risorse.
In questo articolo vediamo come costruire un budget di esempio in Microsoft Project, utilizzando le Risorse di budget.
Tempo di lettura stimato: 5 minuti
Budget di Esempio: Base di riferimento rispetto al budget
Prima di iniziare il budget di esempio, è importante comprendere che i costi preventivati e i costi previsti non sono la stessa cosa. Una previsione è una copia salvata di una pianificazione dettagliata in un determinato momento che include dettagli come date di inizio, data di fine, costi, ecc.
I costi di budget, invece, vengono assegnati a livello di progetto. Anche se possiamo confrontare i costi a budget con qualsiasi categoria e costo effettivo che abbiamo impostato, non equivale a confrontare i progressi con il valore di riferimento.
Questo tutorial è incluso nella nostra serie dei Microsoft Project Tutorial
Oggi inizieremo un nuovo progetto di costruzione di una casa. Non ci sono ancora costi o risorse assegnati a questo progetto. La prima cosa che potremmo voler fare molto presto quando creiamo un nuovo progetto è preparare un budget. Si tratterà di cifre di bilancio generali piuttosto che di stime accurate dei costi. Quindi monitoreremo come sta procedendo il progetto rispetto al nostro budget di esempio.
Per prima cosa andiamo al Resources Sheet (View --> Resources Sheet) e impostiamo una risorsa chiamata Cost Services. Il tipo è Costo e creeremo anche un gruppo.
Successivamente apriremo la Risorsa, cliccando con il tasto destro sulla riga, e selezioneremo la casella di controllo Budget nella scheda Generale.
Ora vogliamo assegnare questo budget all’intero progetto. Per fare ciò dobbiamo assegnarlo all’attività di riepilogo del progetto.
Diamo un’occhiata al diagramma di Gantt. Se non c’è l’attività di riepilogo del progetto, seleziona File > Options > Advanced > show project summary task (come spiegato nel post Come gestire i costi ripetitivi e i costi indiretti in Microsoft Project).
Ora assegneremo la nostra risorsa a questo compito.
Nota: un’attività di budget deve essere assegnata all’intero progetto tramite l’attività di riepilogo del progetto. Non puoi assegnare costi o unità, puoi solo assegnarli. Una volta assegnato, puoi manipolare il costo.
Ora che la nostra risorsa costo budget è stata assegnata al progetto, possiamo specificare questi costi. Per far questo andiamo nella vista di Utilizzo delle risorse e inseriamo i costi di budget:
Torniamo alla Visualizzazione attività, dove possiamo vedere sia il budget di costo che il budget di lavoro. Abilitando le due colonne, possiamo avere sempre in vista i valori di budget:
I piani di progetto delle versioni precedenti di Project possono essere utilizzati in Project 2021 offrendo agli utenti tutti i vantaggi del prodotto corrente. Per evitare problemi di compatibilità durante la condivisione dei nuovi file di progetto con gli utenti di Project 2007, salva il progetto come formato di file Project 2007. (Nota: Project 2021, 2019, 2016, 2013 e 2010 condividono lo stesso formato file.)
Con Microsoft Project è possibile creare diverse tipologie di report, anche personalizzato. Leggi il nostro articolo per vedere come produrre i report con Microsoft Project
Ercole Palmeri
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