Как да премахнете дублирани клетки в лист на Excel

Получаваме колекция от данни и в определен момент осъзнаваме, че част от тях се дублират.

Трябва да анализираме данните, знаейки, че дублиранията са грешки.

В тази статия ще видим три начина за премахване на дублирани клетки.

Премахнете дублиращите се клетки в Excel

За всеки от методите, описани по-долу, използваме простата електронна таблица по-долу, която има списък с имена в колона A.

Първо показваме как да използвате командата на Excel за премахване на дубликати, за да премахнете дубликати, а след това показваме как да използвате разширения филтър на Excel, за да изпълните тази задача. Накрая показваме как да премахнете дубликати използване на функцията Countif на Excel .

Премахнете дубликати с помощта на командата на Excel за премахване на дубликати

Командата Премахване на дубликати намира се в групата „Инструменти за данни“ в раздела Давам на лентата на Excel.

За да премахнете дублиращи се клетки с помощта на тази команда:

• Изберете която и да е клетка в набора от данни, от която искате да премахнете дубликати, и щракнете върху бутона Премахване на дубликати.
• Ще ви бъде представен диалоговият прозорец „Премахване на дубликати“, показан по-долу:

• Този диалогов прозорец ви позволява да изберете кои колони във вашия набор от данни искате да проверите за дублиращи се записи. В примерната електронна таблица по-горе имаме само една колона с данни (полето „Име“). Затова оставяме избрано полето „Име“ в диалоговия прозорец.
• След като се уверите, че задължителните полета са избрани в диалоговия прозорец, щракнете OK. След това Excel ще изтрие дублиращите се редове, както е необходимо, и ще ви представи съобщение, което ви информира за броя на премахнатите записи и броя на оставащите уникални записи (вижте по-долу).

• Над съобщението има и таблицата в резултат на изтриването. Както беше поискано, дублиращата се клетка A11 (съдържаща второто срещане на името „Dan BROWN“) беше премахната.

Имайте предвид, че командата на Excel за премахване на дубликати може да се използва и за набори от данни с множество колони. Пример за това е предоставен на страницата Премахване на дублиращи се редове.

Премахнете дубликатите с помощта на разширения филтър на Excel

Разширеният филтър на Excel има опция, която ви позволява да филтрирате уникални записи в електронна таблица и да копирате получения филтриран списък на ново място.

Това предоставя списък, който съдържа първото появяване на дублиран запис, но не съдържа други повторения.

За да премахнете дубликати с помощта на разширения филтър:

• Изберете колоната или колоните за филтриране (колона A в примерната електронна таблица по-горе);(Алтернативно, ако изберете която и да е клетка в текущия набор от данни, Excel автоматично ще избере целия диапазон от данни, когато активирате разширения филтър.)
• Изберете опцията Разширен филтър на Excel от раздела Данни в горната част на вашата работна книга на Excel(или в Excel 2003, това опция се намира в менюто Данни → Филтър ).

• Ще ви бъде представен диалогов прозорец, показващ опции за разширения филтър на Excel (вижте по-долу).В този диалогов прозорец:

Получената електронна таблица с новия списък с данни в колона C е показана по-горе.

Може да забележите, че дублиращата се стойност „Dan BROWN“ е премахната от списъка.

Вече можете да изтриете левите колони от вашия нов списък с данни (колони AB в примерната електронна таблица), за да се върнете към оригиналния формат на електронната таблица.

Премахнете дубликати с помощта на функцията Countif на Excel

Този метод ще работи само ако съдържанието на клетката е с дължина под 256 знака, тъй като функциите на Excel не могат да обработват по-дълги текстови низове.

Стъпка 1: Маркирайте дубликати

Друг начин за премахване на дубликати в диапазон от клетки на Excel е да използвате функция Countif на Excel .

За да илюстрираме това, отново ще използваме простата примерна електронна таблица, която има списък с имена в колона A.

За да намерим дубликати в списъка с имена, вмъкваме функцията Countif в колона B на електронната таблица (вижте по-долу). Тази функция показва броя на срещанията на всяко име до текущия ред.

Както е показано в лентата с формули на електронната таблица по-горе, форматът на функцията Countif в клетка B2 е така :=COUNTIF( $A$2:$A$11, A2 )

Моля, имайте предвид, че тази функция използва комбинация от абсолютни и относителни препратки към клетки. Поради тази комбинация от референтни стилове, когато формулата се копира в колона B, тя става,

=COUNTIF( $A$2:$A$11, A2 ) =COUNTIF( $A$2:$A$11, A3 ) =COUNTIF( $A$2:$A$11, A4 ) и т.н.

Следователно формулата в клетка B4 връща стойност 1 за първото появяване на текстовия низ „Laura BROWN“, но формулата в клетка B7 връща стойност 1 за второто появяване на този текстов низ.

Стъпка 2: Изтрийте дублиращи се редове

Сега, когато използвахме функцията на Excel Countif За да маркирате дубликати в колона A на примерната електронна таблица, трябва да изтрием редовете, за които броят е по-голям от 1.

В простата примерна електронна таблица е лесно да видите и изтриете единичния дублиран ред. Ако обаче имате множество дубликати, може да откриете, че е по-бързо да използвате автоматичния филтър на Excel, за да изтриете всички дублирани редове наведнъж. Използвайте автоматичния филтър на Excel, за да премахнете дублиращите се редове

Следващите стъпки показват как да премахнете няколко дубликати наведнъж (след като са маркирани с помощта на Countif):

• Изберете колоната, съдържаща функцията Countif (колона B в примерната електронна таблица);
• Щракнете върху бутона Филтрира в раздела Давам на електронната таблица, за да приложите автоматичния филтър на Excel към вашите данни;

• Използвайте филтъра в горната част на колона B, за да изберете редове, които не са равни на 1. Това означава, че щракнете върху филтъра и от списъка със стойности премахнете отметката от стойността 1;
• Ще останете с електронна таблица, където първото срещане на всяка стойност е скрито. Това означава, че се показват само дублирани стойности. Можете да изтриете тези редове, като ги маркирате, след което щракнете с десния бутон и изберете изтривам линии .

• Премахнете филтъра и ще получите електронната таблица, където дубликатите са премахнати. Сега можете да изтриете колоната, съдържаща функцията Countif за да се върнете към оригиналния формат на електронната таблица.

Ercole Palmeri